また今夜も、20年前のシステムに
振り回されていませんか？

止められる時間の上限を、要件定義より前に業務部門と合意することをおすすめしています。その上限によって選べる移行方式（段階移行・並行稼働・一括切替）が変わるためです。並行稼働を採る場合は、新旧どちらを正とするか、切り戻す判断は誰がいつ下すかを、稼働前に文書化しておきます。停止時間の見込みは、システムの規模とデータ量によって変わります。

移行前のバックアップ取得と、移行後の件数・金額・キー整合性のチェックを計画に含めます。重要なのは、どの時点まで戻せるか（復旧目標時点）と、戻す判断を下す条件を、契約前に決めておくことです。これが曖昧なまま進むと、問題が起きた際に誰も止める判断を下せなくなります。ご契約時には、この条件を提案内容に明記します。

追加費用の多くは、仕様変更そのものではなく、前提条件が曖昧なまま見積もられたことから生じます。データ移行量、テスト範囲、非機能要件、既存連携の本数を見積もりの前提として明示し、変更が生じる場合は着手前に金額を提示して承認を得る進め方をとります。契約形態と上限の有無は、案件の規模と不確実性に応じてご相談のうえ決定します。

受入基準を、動作確認ではなく業務が回るかで定義しておくことが有効です。並行稼働の期間を設ける場合は、その間に実際の利用者からの指摘を集めて改善する時間を計画に含めます。操作研修の要否と範囲、旧システムを残す期間についても、あらかじめ決めておくべき項目です。

日本語でのコミュニケーションを担当する体制を置いたうえで進めます。ご懸念が品質にある場合、確認していただきたいのは体制の説明よりも、成果物の定義、レビューの回数と実施者、テストの範囲、不具合が見つかった場合の対応期限が契約に書かれているかどうかです。これらはオフショアかどうかに関わらず、品質を左右する条件です。