介護施設のDXガイド2026｜記録・シフト・請求を一元管理するシステム選び

はじめに：介護業界のIT化率と2026年の転換点

厚生労働省「介護分野のICT化等に関する調査研究」（2025年公表）によれば、介護記録をICTで管理している事業所の割合は全体の約55%に達した。一見すると過半数に見えるが、この数字には「一部の記録だけをタブレット入力している」というケースも含まれており、記録・請求・シフト・ケアプランを一元的にデジタル管理している事業所は推計で25%程度にとどまる。

2024年度の介護報酬改定では、LIFE（科学的介護情報システム）へのデータ提出を要件とする加算がさらに拡充された。2026年度以降の次期報酬改定に向けた議論でも、ICT活用を前提とした新たな加算の創設が検討されている。介護施設にとって、DXは「加算を取るための投資」から「経営基盤そのもの」へとフェーズが変わりつつある。

本記事では、介護施設が2026年に取り組むべきDXを「介護記録」「シフト管理」「国保連請求」「ケアプラン」の4つの業務領域から解説し、主要サービスの比較と導入コスト、補助金活用法を整理する。

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目次

1. 介護施設が直面する4つのDX課題
2. 必要なシステムと選定基準
3. 主要サービス比較（カイポケ・ほのぼの・ワイズマン・カナミック）
4. 導入コストと補助金活用
5. 現場スタッフのIT抵抗感への対処法
6. LIFE対応とデータ活用の実践
7. まとめ
8. FAQ

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1. 介護施設が直面する4つのDX課題

課題①：記録業務の負担

介護職員は1日の業務時間のうち約2-3時間を記録作業に費やしているとされる。手書きの場合、記録→転記→ファイリングという工程が発生し、記録の遅延や転記ミスの原因になる。さらに、夜勤帯の記録は翌日の日勤スタッフに引き継がれるため、情報共有のタイムラグが生じやすい。

課題②：シフト管理の複雑さ

介護施設のシフトは、日勤・早番・遅番・夜勤に加え、資格要件（介護福祉士の配置基準）、利用者ごとのケア必要度、スタッフの希望休を考慮して組む必要がある。Excelでの管理は限界があり、ベテランの管理者に属人化しがちだ。シフト管理の基本的な考え方はシフト管理システムの選び方も参考になる。

課題③：国保連請求の煩雑さ

介護報酬の請求は毎月10日締めで国保連に提出する。請求データのエラー（返戻）が発生すると、修正・再提出の手間が生じ、入金も遅れる。返戻率が高い事業所では、毎月の請求業務に事務職員が3-5日間を費やしているケースもある。

課題④：ケアプラン作成の時間不足

ケアマネジャー1人あたりの担当件数は平均35-40件（居宅介護支援の場合）。ケアプランの作成・更新、サービス担当者会議の調整、モニタリングに追われ、利用者一人ひとりに向き合う時間が不足している。

セクションまとめ：介護施設のDX課題は記録・シフト・請求・ケアプランの4領域に集約される。これらは個別の課題ではなく相互に連動しており、システムによる一元管理が効率化の鍵となる。

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2. 必要なシステムと選定基準

介護記録システム

タブレットやスマートフォンで介護記録を入力し、クラウド上で一元管理するシステムだ。

必須機能：

• バイタル記録（体温・血圧・脈拍・SpO2）のテンプレート入力
• 食事・排泄・入浴の記録と集計
• 写真・動画の添付機能
• LIFE連携データの自動出力
• 申し送り機能（次のシフトへの情報伝達）

シフト管理システム

配置基準を満たしながら、スタッフの希望と公平性を考慮したシフトを作成するシステムだ。

必須機能：

• 資格・スキルを考慮した自動シフト生成
• 勤務時間の自動計算と労基法チェック
• スタッフからの希望休申請（スマホ対応）
• シフト確定後のスタッフへの自動通知

国保連請求システム

介護報酬の請求データ（伝送データ）を作成し、国保連へ電子請求するシステムだ。

必須機能：

• サービス実績からの請求データ自動生成
• 請求前のエラーチェック（返戻防止）
• 利用者負担額の自動計算
• 返戻データの取り込みと修正機能

ケアプラン作成支援システム

アセスメント情報をもとにケアプランの原案を作成し、サービス事業所との連携を効率化するシステムだ。

必須機能：

• アセスメントシートのデジタル入力
• ケアプラン（第1表〜第7表）の自動生成
• サービス事業所との情報共有（ケアプラン連携）
• モニタリング記録とケアプラン更新の連動

選定の最重要基準：一体型 vs 連携型

介護システムの選定で最も重要な判断は「一体型（オールインワン）」か「連携型（ベストオブブリード）」かだ。

比較項目	一体型	連携型
データの一貫性	高い（単一DB）	連携設定が必要
導入の手間	一度で済む	各システム個別に導入
費用	パッケージで割安になることが多い	個別課金で割高になりやすい
機能の深さ	各機能は標準的	各領域に特化した深い機能
ベンダーロックイン	発生しやすい	入替えの自由度が高い

中小規模の介護施設（定員30-80名程度）では、運用負荷を考慮すると一体型を推奨する。

セクションまとめ：必要なシステムは介護記録・シフト管理・国保連請求・ケアプラン作成の4つ。中小規模施設では一体型（オールインワン）パッケージを選ぶことで、導入・運用の負担を最小化できる。

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3. 主要サービス比較

カイポケ（エス・エム・エス）

介護経営支援プラットフォームとして、記録・請求・給与・求人までカバーする総合サービスだ。

• 対応サービス：居宅介護支援、訪問系、通所系、施設系を幅広くカバー
• 強み：経営分析機能（稼働率・収支の可視化）、採用支援機能（求人掲載）、ファクタリングサービスなど経営支援が手厚い
• LIFE対応：対応済。記録データから自動でLIFE提出データを生成
• 費用目安：月額25,000円〜（サービス種別と利用機能による）
• 向いている施設：経営分析やキャッシュフロー改善にも取り組みたい施設

ほのぼのNEXT（NDソフトウェア）

国内介護ソフトシェアトップクラスの実績を持つ老舗システムだ。

• 対応サービス：居宅介護支援、訪問介護、通所介護、施設サービスなど最も幅広い
• 強み：導入実績が豊富で、自治体の監査対応や書式のカスタマイズに強い。地域密着型サービスへの対応も充実
• LIFE対応：対応済。LIFE対応の加算算定を支援するテンプレートが充実
• 費用目安：導入費用50万〜200万円＋月額使用料（個別見積もり）
• 向いている施設：複数サービスを運営する法人、実績・安定性を重視する施設

介護・福祉分野のDX全般については介護・福祉業のDXガイドでも解説している。

ワイズマン（ワイズマン）

請求機能に定評のある介護システムで、特に請求精度の高さが評価されている。

• 対応サービス：居宅・訪問・通所・施設・障害福祉の各サービスに対応
• 強み：国保連請求のエラーチェック機能が充実しており、返戻率の低減に寄与。障害福祉サービスとの一元管理が可能
• LIFE対応：対応済
• 費用目安：導入費用30万〜150万円＋月額使用料（個別見積もり）
• 向いている施設：請求業務の精度を最優先する施設、介護と障害福祉の両方を運営する法人

カナミック（カナミックネットワーク）

地域包括ケアを支える情報連携に強みを持つクラウドサービスだ。

• 対応サービス：居宅・訪問・通所・施設に対応。地域包括支援センター向け機能も搭載
• 強み：多職種間の情報共有機能が充実。医療機関との連携を視野に入れた設計。クラウド型のため導入が比較的容易
• LIFE対応：対応済
• 費用目安：月額20,000円〜（サービス種別と利用者数による）
• 向いている施設：医療機関との連携を重視する施設、地域包括ケアの情報共有基盤を構築したい法人

4サービス比較まとめ

比較項目	カイポケ	ほのぼのNEXT	ワイズマン	カナミック
初期費用	低い	高い	中程度	低い
月額費用	25,000円〜	個別見積もり	個別見積もり	20,000円〜
経営分析	◎	○	○	○
請求精度	○	○	◎	○
地域連携	○	○	○	◎
導入のしやすさ	◎	△	○	◎

セクションまとめ：経営分析重視ならカイポケ、実績と安定性重視ならほのぼのNEXT、請求精度重視ならワイズマン、地域連携重視ならカナミック。無料トライアルやデモを活用し、現場スタッフの操作感を確認してから選定することを推奨する。

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4. 導入コストと補助金活用

導入コストの内訳

介護システムの導入にかかる費用は、大きく以下の3つに分類される。

費用項目	金額目安	備考
初期導入費（設定・データ移行）	0〜200万円	クラウド型は安い傾向
ハードウェア（タブレット・PC）	5〜50万円	iPad 1台約5万円、10台で50万円
月額利用料	2〜10万円/月	サービス種別・利用者数による
研修費	0〜30万円	ベンダーの研修プログラム

定員50名の特養の場合、初期費用100〜250万円、月額3〜8万円が目安だ。

介護ICT導入補助金

都道府県が窓口となる「介護ICT導入支援事業」が最も活用しやすい補助金だ。

• 補助上限額：1事業所あたり100万〜260万円（都道府県により異なる）
• 補助率：1/2〜3/4
• 対象：介護記録システム、タブレット端末、Wi-Fi環境整備、インカム等
• 注意点：年度ごとに公募期間が設定される。自治体の介護保険課に確認が必要

デジタル化・AI導入補助金 2026

介護事業所も中小企業として申請可能だ。

• 補助率：1/2〜3/4
• 補助上限額：150万〜450万円
• 対象：介護ソフト、勤怠管理システム、会計ソフト等

補助金の全体像は中小企業向け補助金実務ガイドを参照されたい。

費用対効果の試算例

定員50名の特養で介護記録システム＋請求システムを導入した場合の試算：

• 初期投資：150万円（システム導入費80万円＋タブレット10台50万円＋研修費20万円）
• 補助金活用：介護ICT導入補助金で75万円補助 → 実質負担75万円
• 月額コスト：5万円/月（年間60万円）
• 削減効果：記録時間の短縮で月約40時間の人件費削減（約60万円/月）＋返戻削減で月約5万円の改善
• 投資回収期間：約2ヶ月

セクションまとめ：初期費用100〜250万円は補助金で半額以下に圧縮可能。記録時間の短縮効果だけで投資回収は2〜3ヶ月が目安。「高い」という印象に反して、介護システムのROIは極めて高い。

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5. 現場スタッフのIT抵抗感への対処法

なぜ抵抗が生まれるのか

介護現場でのICT導入が進まない最大の要因は、技術的な問題ではなく「心理的な抵抗感」だ。

• 「利用者と向き合う時間が減るのでは」という不安：ケアの質よりシステム操作に時間を取られることへの懸念
• 「今のやり方で困っていない」という現状維持バイアス：非効率に気づいていない、または慣れてしまっている
• 「覚えられる自信がない」というスキル不安：特にベテラン職員に多い

効果的な対処法5つ

① 推進リーダーを現場から選ぶ：管理者やIT担当者ではなく、現場のリーダー格の職員を「ICT推進リーダー」に任命する。現場の言葉で使い方を伝えられる人物が適任だ。

② 小さな成功体験から始める：最初からすべての機能を使おうとせず、バイタル記録のタブレット入力だけから始める。「紙に書くより楽だ」と実感した職員は、自然と他の機能にも手を伸ばす。

③ 紙の記録と並行運用期間を設ける：いきなり紙を廃止せず、1-2ヶ月の並行運用期間を設ける。「いつでも紙に戻れる」という安心感が、新システムへの挑戦を後押しする。

④ 操作マニュアルを現場用にカスタマイズする：ベンダー提供のマニュアルは機能説明が中心で、現場の業務フローに沿っていないことが多い。「朝の申し送り時にやること」「食事介助後に入力すること」のように、業務シーンごとの手順書を作る。

⑤ 定期的なフィードバックの場を設ける：月1回の「ICT振り返りミーティング」で、困っていること・改善してほしいことを吸い上げる。現場の声がシステム運用に反映されると実感できれば、前向きな姿勢が生まれる。

セクションまとめ：IT抵抗感の対処は「技術教育」ではなく「心理的安全性の確保」がポイント。現場リーダーの任命、小さな成功体験、並行運用、業務シーン別マニュアル、定期フィードバックの5施策で段階的に定着させる。

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6. LIFE対応とデータ活用の実践

LIFEとは

LIFE（Long-term care Information system For Evidence）は、厚生労働省が運営する科学的介護情報システムだ。利用者のADL、認知機能、栄養状態などのデータを提出し、フィードバックデータを受け取ることで、エビデンスに基づくケアの実践を支援する。

LIFE対応加算の主な例

• 科学的介護推進体制加算：40-60単位/月
• ADL維持等加算：30-60単位/月
• 褥瘡マネジメント加算：3-13単位/月
• 排せつ支援加算：10-15単位/月

定員50名の施設がLIFE関連加算をフル活用した場合、月額約50-80万円の増収が見込める。

システム選定におけるLIFE対応の確認ポイント

• LIFEへのCSVデータ出力が自動化されているか
• LIFE提出用のアセスメントシートが記録システムに組み込まれているか
• LIFEからのフィードバックデータを取り込み、ケアプランに反映する仕組みがあるか

セクションまとめ：LIFE対応は「加算算定のための作業」で終わらせず、フィードバックデータをケアの改善に活用することで真の価値が生まれる。対応済みシステムを導入すれば、データ提出の手間は最小限に抑えられる。

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まとめ

介護施設のDXは、記録・シフト・請求・ケアプランの4業務を一元的にデジタル管理することが基本方針だ。2026年の今、導入を後回しにするリスクは3つある。

1. LIFE対応加算の取りこぼし：月額50-80万円相当の増収機会を逃す
2. 人材確保への悪影響：ICT未導入の事業所は採用競争で不利になりつつある
3. 次期報酬改定への対応遅れ：2027年度改定でICT活用がさらに加算要件に組み込まれる可能性が高い

システム選定に迷った場合は、カイポケ（経営分析重視）またはカナミック（クラウド・低コスト重視）でスモールスタートし、運用が定着した段階で機能を拡張していく方法が現実的だ。

DX認定制度の取得を検討している事業所はDX認定ガイドも参照されたい。

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FAQ

Q1. 介護記録システムの導入にどのくらいの期間がかかる？

クラウド型であれば契約から稼働まで2-4週間が一般的だ。ただし、既存の紙記録からのデータ移行、スタッフへの研修期間を含めると、安定稼働まで2-3ヶ月を見ておくとよい。並行運用期間（紙とデジタルの併用）を1ヶ月設けることを推奨する。

Q2. パソコンが苦手なスタッフでも使えるか？

主要な介護ソフトはタブレット（iPad）での操作を前提に設計されており、タップとスワイプで大半の操作が完結する。カイポケやカナミックは特にUI（操作画面）のわかりやすさに定評がある。スマートフォンを日常的に使えるスタッフであれば、基本操作は1-2時間の研修で習得できる。

Q3. 小規模事業所（定員20名以下）でもシステム導入は必要？

必要だ。むしろ小規模事業所ほど事務職員が少なく、管理者が記録・請求・シフトを兼務しているケースが多い。月額2-3万円の投資で管理者の事務作業を半減できれば、その分のケア時間を確保できる。カナミック（月額20,000円〜）やケアコラボ（1利用者あたり月額798円〜）が小規模向けの選択肢だ。

Q4. 介護ICT導入補助金の申請は難しい？

申請書類の作成は必要だが、IT導入補助金ほど複雑ではない。都道府県の介護保険課が窓口となり、書式も比較的シンプルだ。システムベンダーが申請支援を行っていることが多いので、導入するシステムのベンダーに相談するとよい。

Q5. 既存のほのぼのからカイポケに乗り換えは可能？

可能だが、データ移行に注意が必要だ。利用者情報やケアプランのデータ形式がベンダーごとに異なるため、CSVエクスポート→インポートの作業が発生する。移行期間として1-2ヶ月を見込み、請求の締め月をまたがないタイミングで切り替えるのが安全だ。

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追加の一次情報・確認観点

この記事の内容を社内で検討する場合は、一般論だけで判断せず、次の一次情報と自社データを照合してください。特に、稟議・RFP・ベンダー選定では「何を実装するか」よりも「どのリスクをどの水準まで下げるか」を先に決めると、見積もり比較のブレを抑えられます。

確認領域	参照先	自社で確認すること
デジタル調達	デジタル庁	要件定義、調達、プロジェクト管理の標準観点を確認する
Webアプリ品質	OWASP ASVS	認証、認可、入力検証、ログ、セッション管理を確認する
DX推進	経済産業省 DX	レガシー刷新、経営課題、IT投資判断の前提を確認する
DX推進	IPA デジタル基盤センター	DX推進指標、IT人材、デジタル基盤の観点で現状を確認する
個人情報	個人情報保護委員会	個人情報・委託先管理・利用目的・安全管理措置を確認する

稟議・RFPで使う数値設計

投資判断では、導入前後で測れる指標を3から5個に絞ります。下表のように、現状値・目標値・測定方法・責任者をセットにしておくと、PoC後に本番化するかどうかを判断しやすくなります。

指標	現状確認	目標の置き方	失敗しやすい例
対象業務数	現状の対象業務を棚卸し	初期は1から3業務に限定	対象を広げすぎて要件が固まらない
月間処理件数	件数、担当者、例外率を確認	上位20%の高頻度業務から改善	件数が少ない業務を先に自動化する
例外対応率	手戻り、確認待ち、属人判断を計測	例外の分類と承認ルールを定義	例外をAIやシステムだけで吸収しようとする
追加要件率	過去案件の変更件数を確認	要件凍結ラインを設定	見積後に仕様が増え続ける
障害・手戻り件数	問い合わせ、障害、改修履歴を確認	受入基準とテスト観点を定義	テストをベンダー任せにする

よくある失敗と回避策

失敗パターン	起きる理由	回避策
目的が曖昧なままツール選定に入る	比較軸が価格や機能数に寄る	経営課題、業務課題、測定KPIを先に固定する
現場確認が不足する	例外処理や非公式運用が見落とされる	担当者ヒアリングと実データ確認を必ず行う
運用責任者が決まっていない	導入後の改善が止まる	業務側とIT側の責任分界をRACIで定義する
RFPが抽象的で見積が比較できない	業務フロー、データ、非機能要件が不足	見積前に要件定義と受入条件を固める

GXOに相談する前に整理しておく情報

初回相談では、次の情報があると診断と提案の精度が上がります。すべて揃っていなくても問題ありませんが、分かる範囲で用意しておくと、概算費用・期間・体制の見立てを早く出せます。

• 対象業務の現行フロー、利用中システム、Excel・紙・チャット運用の一覧
• 月間件数、担当人数、手戻り件数、確認待ち時間などの概算
• 個人情報、機密情報、外部委託、権限管理に関する制約
• 希望開始時期、予算レンジ、社内承認者、決裁までの流れ
• 既存システム構成、画面・帳票・データ項目、外部連携、現行ベンダー契約

GXOでは、現状整理、要件定義、RFP作成、ベンダー比較、PoC設計、本番移行計画まで一気通貫で支援できます。記事の内容を自社に当てはめたい場合は、まずは現在の課題と制約を共有してください。

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