介護・福祉業のDXガイド｜介護記録・請求・シフト管理のシステム化

介護・福祉業界のDXが急務である理由

厚生労働省の推計では、2040年に必要な介護職員数は約280万人に対し、供給見込みは約220万人にとどまり、約60万人の人材不足が見込まれている。この構造的な人材不足を補うために、介護現場のDX推進は避けて通れない課題だ。

加えて、2024年度の介護報酬改定ではLIFE（科学的介護情報システム）へのデータ提出が多くの加算要件に組み込まれ、ICT化が事業運営の前提条件となりつつある。

本記事では、介護・福祉業DXの5つの柱である「介護記録システム」「国保連請求」「シフト管理」「見守りIoT」「LIFE対応」について、主要サービスの比較と導入費用を解説する。

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介護記録システムの選び方

紙の記録からデジタルへ移行するメリット

介護現場では、いまだに紙ベースで記録を行っている事業所が少なくない。デジタル化による主なメリットは以下のとおりだ。

• 記録時間の削減: 手書き記録と比較して、タブレット入力で1件あたり30~50%の時間短縮が見込める
• 情報共有の即時性: 記録と同時にスタッフ全員が情報を確認できる。申し送りの漏れが減る
• 転記ミスの排除: 記録データがそのまま計画書や報告書に反映されるため、手作業での転記が不要
• LIFE連携の自動化: デジタル記録からLIFEへのデータ出力を自動で行える

主要な介護記録システム

ほのぼのNEXT

NDソフトウェアが提供する、国内シェアトップクラスの介護ソフトだ。

• 対応サービス: 居宅介護支援、訪問介護、通所介護、施設サービスなど幅広く対応
• 特徴: 記録・計画・請求を一体で管理。LIFEへの対応も万全。導入実績が豊富で、自治体の監査対応ノウハウも蓄積されている
• 費用: 導入費用・月額費用ともに個別見積もり（事業所規模とサービス種別に応じて変動）

カイポケ

エス・エム・エスが運営する介護経営支援サービスだ。

• 対応サービス: 居宅介護支援、訪問系、通所系、施設系を幅広くカバー
• 特徴: 記録・請求・給与・求人を一つのプラットフォームで管理。経営分析機能も搭載しており、稼働率や収支の可視化が可能
• 費用: 月額約25,000円~（サービス種別と利用機能に応じて変動）

ケアコラボ

記録に特化したクラウドサービスで、写真・動画を活用した記録に強みがある。

• 特徴: 直感的な操作性。利用者の家族への情報共有機能を搭載。小規模事業所でも導入しやすい
• 費用: 1利用者あたり月額798円~

介護記録システム選定のポイント

1. 自事業所のサービス種別に対応しているか: 訪問介護と施設介護では必要な記録項目が異なる
2. 請求ソフトとの連携: 記録と請求が一体型か、連携可能な別システムを使うか
3. タブレットでの操作性: 現場スタッフが手袋をしたまま操作するケースも考慮する
4. LIFE対応状況: 必要な加算に対応したデータ出力が可能か確認する

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国保連請求の電子化

介護報酬請求の仕組み

介護サービスの報酬は、利用者の自己負担分を除き、国民健康保険団体連合会（国保連）に請求する。この請求業務は毎月発生し、事務職員にとって大きな負担となっている。

請求ソフトの種類

• 一体型（記録ソフトに請求機能を内蔵）: ほのぼのNEXT、カイポケなど。記録データから請求データを自動生成できるため、入力の二度手間がない
• 請求特化型: ワイズマン、カナミック、介舟ファミリーなど。請求業務に特化した機能が充実
• 国保連の簡易入力ソフト（無料）: 国保連が無償提供しているが、記録システムとの連携ができず手入力が必要

請求電子化のメリット

• 返戻（差し戻し）の削減: システムによるエラーチェックで請求ミスを事前に検出
• 請求作業時間の短縮: 記録データからの自動生成で、月末の請求作業を大幅に省力化
• 過誤請求のリスク低減: 手計算や手入力による計算ミスを排除

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シフト管理のデジタル化

介護業界特有のシフト管理の難しさ

介護業界のシフト管理には、一般企業にはない特有の複雑さがある。

• 24時間365日の交代制: 施設系サービスでは夜勤を含む変則的なシフトが発生する
• 資格要件の考慮: 介護福祉士、看護師など、時間帯ごとに配置基準を満たす必要がある
• 利用者との相性: 特定の利用者に対して相性の良いスタッフを配置する配慮が求められる

シフト管理ツールの選択肢

• 介護ソフト内蔵のシフト機能: ほのぼのやカイポケには基本的なシフト管理機能が含まれている
• CWS（Care Work Shift）: 介護業界専用のシフト管理ツール。配置基準の自動チェック機能を搭載
• ジョブカン勤怠管理: 汎用的な勤怠管理ツールだが、介護業界でも導入実績が多い。月額200円/ユーザー~

シフト管理デジタル化の効果

手作業で行っていたシフト作成が、ツールの活用で作成時間を50~70%短縮できるケースが多い。また、勤務実績データの自動集計により、給与計算の工数も削減される。

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見守りIoTの導入

見守りセンサーの種類

介護施設における見守りIoTは、利用者の安全確保と夜間業務の負担軽減を目的として導入が進んでいる。

• マットセンサー型: ベッドサイドに設置し、離床を検知。低コストだが誤報が多い課題がある
• ベッドセンサー型: マットレスの下に設置し、体動・呼吸・心拍を非接触で計測。見守りの精度が高い
• カメラ型: AIによる行動検知で転倒や異常行動を検出。プライバシーへの配慮が必要
• バイタルセンサー型: ウェアラブルデバイスや非接触センサーでバイタルサインを常時モニタリング

主要な見守りシステム

• 眠りSCAN（パラマウントベッド）: ベッドセンサー型の代表格。体動・呼吸・心拍をリアルタイムに計測し、ナースコールと連携
• Neos+Care（ノーリツプレシジョン）: シルエット画像による見守りでプライバシーに配慮。予測型の見守りが可能
• aams（バイオシルバー）: エアマット下に敷くだけの簡易設置型センサー。月額1,000円~/台

導入費用の目安

見守りセンサーの費用は1台あたり5万~30万円が相場だ。施設全体に導入する場合は数百万円規模になるが、ICT導入補助金を活用することで負担を大幅に軽減できる。

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LIFE（科学的介護情報システム）への対応

LIFEとは

LIFE（Long-term care Information system For Evidence）は、厚生労働省が運営する科学的介護情報システムだ。介護事業所が利用者のADL（日常生活動作）やリハビリテーションの成果などのデータを提出し、フィードバックを受ける仕組みである。

LIFE関連加算の主な例

• 科学的介護推進体制加算: 利用者のADLや栄養状態などのデータをLIFEに提出することが要件
• 個別機能訓練加算（II）: 機能訓練の実施状況と成果をLIFEに提出
• 褥瘡マネジメント加算: 褥瘡の発生リスクと対策状況をLIFEに提出

対応の進め方

1. 介護記録システムのLIFE対応状況を確認: ほのぼの、カイポケなど主要ソフトはLIFE連携に対応済み
2. 提出が必要なデータ項目を整理: 算定する加算に応じて、収集すべきデータを特定する
3. 記録運用の見直し: LIFEに提出するデータが日常の記録業務の中で自然に蓄積される運用フローを設計する
4. 定期的なデータ提出とフィードバック活用: LIFEからのフィードバックをケアプランの改善に活用する

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介護DXに使える補助金

介護テクノロジー導入支援事業（ICT導入補助金）

各都道府県が実施する、介護事業所向けのICT導入補助金だ。

• 補助対象: 介護記録ソフト、タブレット端末、見守りセンサー、インカムなど
• 補助率: 1/2~3/4（都道府県により異なる）
• 補助上限額: 1事業所あたり100万~260万円（職員数に応じて変動）

IT導入補助金

介護ソフトの導入もIT導入補助金の対象となる場合がある。特にクラウド型サービスの利用料が補助対象に含まれる点は見逃せない。

申請のポイント

• 導入前に申請が必要: 補助金は原則として事前申請。導入後の申請は認められない
• 見積書の取得: 複数のベンダーから見積もりを取得し、比較検討した根拠を示す
• 効果測定計画の策定: 導入後に何をKPIとして効果を測定するかを明記する

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介護DX推進のステップ

Step 1: 記録のデジタル化から着手する

まず介護記録のデジタル化を優先する。記録は日常業務の中で最も頻度が高く、デジタル化の効果を実感しやすい領域だ。

Step 2: 請求業務との連携を構築する

記録データと請求データが連動する仕組みを構築し、月末の請求作業を省力化する。

Step 3: シフト管理と見守りIoTを導入する

オペレーションの効率化を進め、スタッフの負担を軽減する。特に夜間の見守り業務は、IoTセンサーの導入効果が大きい。

Step 4: LIFEデータの活用でケアの質を向上させる

蓄積したデータをLIFEに提出し、フィードバックをケア改善に活用する。科学的根拠に基づくケアの実践は、利用者の満足度向上と加算の取得に直結する。

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まとめ

介護・福祉業のDXは、「介護記録」「国保連請求」「シフト管理」「見守りIoT」「LIFE対応」の5つを軸に進めるのが効果的だ。いずれも補助金の活用により初期投資を抑えて導入できる。

人材不足が深刻化する中、ICTの活用は「あれば便利」ではなく「なければ運営が成り立たない」レベルまで重要性が高まっている。自事業所のサービス種別と規模に合ったシステムを選定し、段階的にDXを推進していくことが求められる。

GXO実務追記: システム開発・DX投資で発注前に確認すべきこと

この記事のテーマは、単なるトレンド紹介ではなく、要件定義、費用、開発体制、ベンダー選定、保守運用を決めるための検討材料です。検索で情報収集している段階でも、発注前に次の観点を整理しておくと、見積もりのブレ、手戻り、ベンダー依存を減らせます。

まず決めるべき3つの論点

論点	確認する内容	未整理のまま進めた場合のリスク
目的	売上拡大、工数削減、リスク低減、顧客体験改善のどれを優先するか	成果指標が曖昧になり、PoCや開発が終わっても投資判断できない
範囲	対象部署、対象業務、対象データ、対象システムをどこまで含めるか	見積もりが膨らむ、または重要な連携が後から漏れる
体制	自社責任者、現場担当、ベンダー、保守運用者をどう置くか	要件確認が遅れ、納期遅延や品質低下につながる

費用・期間・体制の目安

フェーズ	期間目安	主な成果物	GXOが見るポイント
事前診断	1〜2週間	課題整理、現行確認、投資判断メモ	目的と範囲が商談前に整理されているか
要件定義 / 設計	3〜6週間	要件一覧、RFP、概算見積、ロードマップ	見積比較できる粒度になっているか
PoC / MVP	1〜3ヶ月	検証環境、効果測定、リスク評価	本番化判断に必要な数値が取れるか
本番導入	3〜6ヶ月	本番環境、運用設計、教育、改善計画	導入後の運用責任と改善サイクルがあるか

発注前チェックリスト

• [ ] 発注前に目的、対象業務、利用者、現行課題を1枚に整理したか
• [ ] 必須要件、将来要件、今回はやらない要件を分けたか
• [ ] 見積比較で、開発費だけでなく保守費、運用費、追加改修費を見たか
• [ ] ベンダー選定で、体制、実績、品質管理、セキュリティ、引継ぎ条件を確認したか
• [ ] 検収条件を機能、性能、セキュリティ、ドキュメントで定義したか
• [ ] リリース後3ヶ月の改善運用と責任分界を決めたか

参考にすべき一次情報・公的情報

• 経済産業省 DX政策
• IPA DX関連情報
• デジタル庁 標準ガイドライン群
• OWASP Top 10

上記の一次情報は、社内稟議やベンダー比較の根拠として使えます。一方で、公開情報だけでは自社の現行システム、業務フロー、データ状態、予算制約までは判断できません。記事で一般論を把握した後は、自社条件に落とした診断が必要です。

GXOに相談するタイミング

次のいずれかに当てはまる場合は、記事を読み進めるだけでなく、早めに相談した方が安全です。

• 見積もり依頼前に、要件やRFPの粒度を整えたい
• 既存ベンダーの提案が妥当か第三者視点で確認したい
• 補助金、AI、セキュリティ、レガシー刷新が絡み、判断軸が複雑になっている
• 社内稟議で費用対効果、リスク、ロードマップを説明する必要がある
• PoCや診断で終わらせず、本番導入と運用改善まで進めたい