人が余る日と足りない日、なぜ差が出るのか「勘」から「データ」へ。物量変動に合わせた人員計画の立て方

「今日、人が余ってるな…」 「昨日は全然足りなかったのに」

同じ現場なのに、日によって人員の過不足が激しい。

人が余れば、人件費がムダになる。 人が足りなければ、残業でカバーする。

なぜ、こんなに差が出るのでしょうか。

人員の過不足が生まれる原因

原因 ①：物量の変動に対応できていない

物流倉庫の物量は、日によって変動します。

月曜は多い、金曜は少ない。 月末は忙しい、月初は落ち着く。 セール前は爆発的に増える。

この変動に合わせて人員を調整できていなければ、過不足が生まれます。

原因 ②：必要人数の予測が「勘」になっている

「明日は忙しそうだから、多めに」 「たぶん大丈夫だから、少なめで」

この「勘」が外れると、過不足が発生します。

勘に頼った予測は、当たることもあれば外れることもある。 外れた時のリカバリーが難しいのが問題です。

原因 ③：派遣会社への依頼が固定化している

「毎日 10 人お願いします」

派遣会社への依頼が固定化していませんか。

物量は日によって変わるのに、派遣の人数は毎日同じ。 これでは、過不足が生まれて当然です。

原因 ④：シフトと実際の物量がズレている

シフトを組んだ時点と、実際に作業する時点で、物量が変わることがあります。

急な出荷依頼が入った。 予定していた入荷がキャンセルになった。

シフトは「予測」に基づいて作るので、予測が外れればズレが生じます。

原因 ⑤：欠勤を織り込んでいない

「50 人必要だから、50 人手配した」

これで毎日 50 人来れば問題ありません。 しかし、欠勤は必ず発生します。

欠勤率を織り込んでいなければ、人が足りなくなります。 逆に、欠勤を過度に見込みすぎると、人が余ります。

過不足があると、何が起きるか

人件費のムダ（人が余る場合）

100 人必要なところに 110 人いれば、10 人分の人件費がムダです。

1 人あたり 1 日 1 万円として、10 人 ×1 万円＝ 10 万円/日。 月に 10 日この状態があれば、100 万円/月のムダ。 年間で 1,200 万円。

「少し余裕を持って」の積み重ねが、大きなコストになっています。

残業コストの増加（人が足りない場合）

100 人必要なところに 90 人しかいなければ、残業でカバーするしかありません。

残業は 1.25 倍〜1.5 倍のコスト。 10 人分の作業を、90 人の残業でカバーすると、通常より高くつきます。

しかも、残業が続けばスタッフが疲弊し、ミスや離職のリスクも高まります。

作業品質への影響

人が足りない状態で無理に作業を進めると、品質が落ちます。

チェックを省略する。 焦ってミスが増える。 慣れない作業を担当させる。

過不足は、品質にも影響するのです。

過不足をなくす 5 つの方法

方法 ①：過去データを分析し、予測精度を上げる

「勘」ではなく「データ」で予測しましょう。

過去の物量と人員数の関係。 曜日ごとの傾向。 季節変動のパターン。

このデータを分析すれば、「この物量なら ○ 人必要」という予測ができます。

方法 ②：派遣会社への依頼を柔軟にする

固定人数ではなく、変動に対応した依頼をしましょう。

「基本は 10 人。忙しい日は 15 人、暇な日は 8 人」

派遣会社と事前に調整しておけば、日ごとの増減に対応できます。

方法 ③：欠勤率を織り込む

過去の欠勤データから、欠勤率を把握しましょう。

「平均して 5%くらい欠勤が出る」と分かれば、50 人必要な日は 53 人手配する。

こうした調整で、欠勤による不足を防げます。

方法 ④：リアルタイムで調整できる仕組みを作る

状況の変化に合わせて、リアルタイムで調整できる仕組みを作りましょう。

「午後から物量が増えそう」→ 応援を依頼 「予定より早く終わりそう」→ 早帰りを調整

固定されたシフトではなく、柔軟に対応できる体制が必要です。

方法 ⑤：複数拠点で人員を融通する

複数の拠点がある場合、拠点間で人員を融通できる仕組みを作りましょう。

A 拠点は人が余っている、B 拠点は足りない。 → A 拠点から B 拠点に応援を出す。

各拠点がバラバラに人員を調整するより、全体で最適化する方が効率的です。

人員計画のチェックリスト

自社の状況を確認してみてください。

「できていない」が 3 つ以上あれば、改善の余地があります。

まとめ：過不足は「予測」と「柔軟性」で解消する

人員の過不足は、2 つの要因から生まれます。

1 つは、予測の精度が低いこと。 もう 1 つは、変化に対応する柔軟性がないこと。

過去データを分析し、予測精度を上げる。 派遣依頼を柔軟にし、リアルタイム調整の仕組みを作る。

この両面からアプローチすることで、過不足は大幅に改善できます。

「人が余る」「人が足りない」が日常になっているなら、仕組みを見直すタイミングかもしれません。

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