監査で困らない記録管理の方法

監査対応の記録管理で重要なのは、記録の一元管理、法定保存期間の遵守、すぐに取り出せる状態の維持です。 この3つができていれば、突然の監査でも慌てる必要はありません。

「労基署の監査が入ることになりました」

慌てて記録を探す。
あるはずのデータが見つからない。
フォーマットがバラバラで、説明に時間がかかる。

監査は、事前準備がすべてです。

監査で確認される主な項目

労働基準監督署の監査では、主に以下の項目が確認されます。

労働時間関連

出勤簿、タイムカード
残業時間の記録
36協定の締結状況
有給休暇の取得状況

特に残業時間の記録は、実態と記録の乖離がないか厳しくチェックされます。

安全衛生関連

安全教育の実施記録
資格証明書（フォークリフトなど）
健康診断の実施記録
労災の発生・対応記録

物流倉庫では、フォークリフトの資格証明書や安全教育の記録が重点的に確認されます。

雇用関連

雇用契約書
労働条件通知書
就業規則

派遣スタッフや契約社員を多く抱える現場では、雇用形態ごとの書類管理が煩雑になりがちです。

記録管理のポイント

ポイント①：記録を一元管理する

記録があちこちに散らばっていると、探すのに時間がかかります。

よくある失敗例として、紙の出勤簿は事務所、資格証明書は各現場、安全教育記録は別のファイルサーバーに保管されているケースがあります。このような状態では、監査官から「○○の記録を見せてください」と言われたときに対応が遅れます。

一元管理できる仕組みを作りましょう。具体的には、クラウドシステムや共有フォルダで、誰でもアクセスできる場所に記録を集約することが有効です。

ポイント②：保存期間を守る

記録には、法定の保存期間があります。

記録	保存期間
労働時間の記録	3年（5年への延長予定）
賃金台帳	3年
雇用契約書	3年
安全教育記録	3年
健康診断記録	5年

期間を過ぎたら廃棄しても良いですが、期間内は確実に保管しましょう。

なお、労働時間の記録については、2020年の法改正により保存期間が5年に延長されています（当面は経過措置として3年）。将来的な延長に備え、5年保存を前提としておくと安心です。

ポイント③：すぐに取り出せる状態にする

監査官から「○○の記録を見せてください」と言われた時、すぐに出せますか。

整理されていれば、スムーズに対応できます。

整理のコツは、年度別・種類別にフォルダを分け、ファイル名に日付を入れることです。例えば「2024年度_安全教育実施記録_0415.pdf」のように命名すれば、検索も容易になります。

ポイント④：電子データでも保管する

紙の記録は、紛失や劣化のリスクがあります。

電子データでも保管しておくと安心です。
（電子化の場合、一定の要件を満たす必要があります）

電子帳簿保存法の要件として、タイムスタンプの付与や検索機能の確保などが求められます。単純にスキャンして保存するだけでは不十分な場合があるため、注意が必要です。

監査対応チェックリスト

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監査前に確認しておきましょう。

項目	確認
出勤簿・タイムカードは揃っているか	□
残業時間の記録はあるか	□
36協定は締結・届出されているか	□
有給休暇の取得記録はあるか	□
安全教育の実施記録はあるか	□
資格証明書は確認できるか	□
健康診断の記録はあるか	□
雇用契約書は保管されているか	□

よくある指摘事項

監査で指摘されやすいポイントを把握しておきましょう。

労働時間の記録と実態の乖離

タイムカードの打刻時間と、実際の作業開始・終了時間にズレがあると指摘されます。始業前の朝礼や、終業後の片付け時間も労働時間に含まれるため、注意が必要です。

36協定の届出漏れ・更新忘れ

36協定は毎年届出が必要です。更新時期を忘れていると、協定なしで残業させていたことになり、是正勧告の対象となります。

資格証明書の期限切れ

フォークリフトの運転資格自体に有効期限はありませんが、特別教育の記録や技能講習修了証の保管ができていないと、資格を証明できません。

安全教育の記録不備

「教育を実施した」という事実だけでなく、実施日、内容、受講者名、講師名を記録しておく必要があります。

日頃からの備え

監査は、いつ来るか分かりません。

日頃から記録を整理し、いつでも対応できる状態にしておくことが大切です。

「監査が来てから準備」では、間に合いません。

定期的に記録の棚卸しを行い、不足している書類がないか確認する習慣をつけましょう。月に1回、15分程度の確認で十分です。

まとめ：日頃の記録が、監査対応の鍵

監査対応は、日頃の記録管理がすべてです。

記録を一元管理する。
保存期間を守る。
すぐに取り出せる状態にする。

これができていれば、監査も恐れることはありません。

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