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朝6時45分、スマホが鳴る。

「すみません、今日体調悪くて休みます…」

派遣スタッフからのLINE。今日の出勤予定は50人。これで49人になった。

すぐに派遣会社に電話する。「今日の代わり、誰か出せますか？」「申し訳ありません、今日は無理です」

別の派遣会社にも電話する。同じ答え。隣の拠点に応援を頼もうにも、あっちも人が足りないと言われる。

結局、今いるメンバーで回すしかない。残業確定。現場は朝からバタバタ。

こんな経験、一度や二度ではないのではないでしょうか。

なぜ突発欠勤への対応が難しいのか

理由①：欠勤が分かるのが遅い

多くの現場で、欠勤連絡は当日朝に届きます。

始業の1時間前、30分前、ひどい時は始業後に連絡が来ることも。連絡が来た時点で、対応できる選択肢は限られています。

「もっと早く分かっていれば…」何度そう思ったことがあるでしょうか。

理由②：代わりを探す手段が限られている

欠勤が出た時、代わりを探す方法は何がありますか？

派遣会社に電話する。他の拠点に応援を頼む。休みのスタッフに出勤をお願いする。

どれも「電話して頼む」という手段です。相手が対応できなければ、そこで終わり。

「誰が今日空いているか」を即座に把握できる仕組みがなければ、対応は行き当たりばったりになります。

理由③：欠員の影響が読めない

「1人休んでも、なんとかなるだろう」

そう思っていたら、その1人がフォークリフト担当だった。フォークに乗れる人が足りなくなり、入荷作業が止まった。

欠員の影響は、単純に「1人減る」だけではありません。その人がどの作業を担当していたか、代わりに誰ができるかによって、影響の大きさは変わります。

理由④：対応が属人化している

「欠勤対応は、センター長の仕事」

こうなっていると、センター長がいない時は誰も対応できません。誰に電話すればいいか、どの拠点に応援を頼めるか、全て一人の頭の中にある。

属人化した対応は、スピードも精度も上がりません。

突発欠勤に対応できないと、何が起きるか

残業が増える

欠員を埋められなければ、今いるメンバーでカバーするしかありません。一人あたりの負担が増え、残業が発生します。

1人の欠勤で、5人が1時間ずつ残業。これが週に2回起きれば、週に10時間の追加残業。月間で40時間、年間で480時間。

人件費としても、スタッフの疲労としても、大きな負担です。

作業品質が下がる

無理に人数を減らして作業すると、品質に影響が出ます。

焦ってミスが増える。チェック工程を省略してしまう。慣れない作業を担当させることになる。

欠員対応のしわ寄せが、品質クレームにつながるリスクがあります。

現場のモチベーションが下がる

「また誰か休んだのか…」「また自分たちでカバーするのか…」

頻繁に欠員対応を強いられると、現場スタッフのモチベーションは下がります。不満が溜まり、離職につながることもあります。

欠員が欠員を呼ぶ、悪循環に陥る可能性もあります。

突発欠勤に強い現場を作る5つの方法

方法①：欠勤の「予兆」を把握する

完全に予測することは難しいですが、「予兆」を把握することはできます。

遅刻が増えているスタッフ。体調不良で早退が続いているスタッフ。シフトの変更依頼が多いスタッフ。

こうした情報を記録していれば、「明日休むかもしれない」人をある程度予測できます。

方法②：「応援候補リスト」を事前に作っておく

欠勤が出てから代わりを探すのではなく、事前に候補を把握しておきましょう。

今日、出勤予定だが別の作業に回せる人。今日、休みだが連絡すれば出勤できる可能性がある人。他拠点で、応援に出せる余裕がある人。

この「応援候補リスト」が即座に見られる状態であれば、対応スピードは格段に上がります。

方法③：欠勤連絡のルールを明確にする

「欠勤連絡は、始業の2時間前まで」「連絡先は、この番号（またはシステム）」「連絡がない場合は、確認の電話をする」

ルールを明確にし、周知することで、欠勤連絡の遅れを減らせます。

派遣会社にも同じルールを共有し、派遣スタッフへの周知を依頼しましょう。

方法④：欠員の影響を「見える化」する

「この人が休んだら、どの作業に影響が出るか」

これが即座に分かる仕組みがあれば、対応の優先順位を判断できます。

スキル情報と作業アサインを紐づけて管理すれば、欠員が出た時に「誰が代わりにできるか」も分かります。

方法⑤：対応フローを仕組み化する

欠勤対応の手順を、誰でもできるように仕組み化しましょう。

【欠勤対応フロー（例）】
1. 欠勤連絡を受ける
2. 作業への影響を確認
3. 応援候補リストを確認
4. 候補に連絡（優先順位順）
5. 対応結果を記録
6. 関係者に共有

このフローが明文化されていれば、センター長がいなくても対応できます。

欠勤対応の理想形

理想的な欠勤対応は、以下のような流れです。

06:30 派遣スタッフAが欠勤連絡（アプリで送信）
      ↓
      システムが自動で欠員を検知
      ↓
06:31 担当者のスマホにアラート通知
      「Aさん欠勤。フォーク担当に欠員」
      ↓
06:32 システムが応援候補を自動表示
      「Bさん（本日休み・フォーク可）」
      「Cさん（他拠点・余裕あり）」
      ↓
06:35 Bさんに連絡、出勤を確認
      ↓
06:40 シフトを更新、関係者に自動共有
      ↓
08:00 始業。欠員なしで作業開始

ここまでの仕組みがあれば、朝のバタバタは大幅に減ります。

まとめ：欠勤対応は「準備」で決まる

突発欠勤は、完全にゼロにすることはできません。しかし、「欠勤が出た時にどう対応するか」は、事前の準備で変わります。

予兆を把握する。応援候補を事前にリストアップする。連絡ルールを明確にする。影響を見える化する。対応フローを仕組み化する。

これらの準備ができていれば、朝の電話1本で慌てることはなくなります。

「今日も誰か休むかもしれない」という不安を、「休んでも大丈夫」という安心に変えませんか。

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