医薬品倉庫は、一般の倉庫とは異なる厳格な管理が求められます。温度管理の徹底やトレーサビリティの確保はもちろん、人員管理においてもGDP（医薬品の適正流通）への対応が欠かせません。
この記事では、医薬品倉庫特有の人員管理のポイントを、現場で実践できる具体的な方法とともに解説します。
この記事でわかること
GDP対応で求められる人員管理の3つの要件（教育訓練・トレーサビリティ・資格管理）
人員管理システム導入による工数削減の具体的な数値事例
自社の管理体制を確認できるGDP対応セルフチェックリスト
結論から言えば、医薬品倉庫の人員管理は「記録」と「トレーサビリティ」が生命線です。
教育訓練の記録：誰が・いつ・どんな教育を受けたかを文書化し、いつでも提示できる状態にする
作業者の特定：誰が・いつ・何を作業したかを追跡可能にし、問題発生時に原因を特定できるようにする
資格の有効期限管理：危険物取扱者など必要資格の更新漏れを防ぎ、コンプライアンスリスクを回避する
医薬品倉庫が一般倉庫と異なる理由
医薬品倉庫では、一般の物流倉庫にはない特殊な管理要件があります。その背景には、医薬品が人の健康や生命に直結する製品であるという事実があります。
まず、GDP（Good Distribution Practice：医薬品の適正流通基準）への対応が求められます。GDPは、医薬品が製造から患者の手元に届くまでの流通過程において、品質を維持するための国際的な基準です。日本でも厚生労働省がGDPガイドラインを公表しており、医薬品卸売業者や物流事業者はこの基準に沿った運用が求められています。
温度管理の徹底も重要な要件です。医薬品には常温保存品だけでなく、冷蔵（2〜8℃）や冷凍（-20℃以下）での保管が必要な製品があります。温度逸脱が発生すると、その医薬品は廃棄しなければならないケースもあり、経済的損失だけでなく、患者への供給遅延にもつながります。
トレーサビリティの確保も欠かせません。万が一、品質問題や回収（リコール）が発生した場合、どのロットの製品がどこに出荷されたかを迅速に特定できなければなりません。これは人員管理とも密接に関わっており、誰がどの作業を行ったかの記録も求められます。こうした要件を満たすために、多くの現場では人員管理システムやクラウドサービスの導入を進めています。
GDP対応の人員管理で押さえるべき3つのポイント
医薬品倉庫の人員管理において、特に重要なのは以下の3つのポイントです。それぞれについて、現場で実践できる具体的な方法を解説します。
ポイント①：教育訓練の記録を確実に残す
GDPでは、従業員に対する適切な教育訓練の実施と、その記録の保管が求められています。「誰が」「いつ」「どんな内容の」教育を受けたかを文書として残し、監査や査察時にいつでも提示できる状態にしておく必要があります。
教育訓練の記録で押さえるべき項目は、受講者名、実施日、教育内容（テーマ）、講師名、理解度確認の結果です。紙の台帳で管理している現場も多いですが、担当者の異動や紙の紛失リスクを考えると、倉庫向けの人員管理クラウドによるデジタル化・一元管理が望ましいでしょう。
また、教育訓練は入社時だけでなく、定期的に実施することが重要です。GDPの要件変更や、社内ルールの改定があった際には、速やかに再教育を行い、その記録も残しておきましょう。
ポイント②：作業者のトレーサビリティを確保する
医薬品倉庫では、「誰が」「いつ」「何を」作業したかを追跡できる仕組みが必要です。これは、品質問題が発生した際に原因を特定し、再発防止策を講じるための基盤となります。
具体的には、入出庫作業、ピッキング作業、検品作業などの各工程において、作業者のIDや氏名、作業日時、対象ロット番号を記録します。バーコードやハンディターミナルを活用すれば、作業と同時に自動的に記録が残るため、記録漏れを防ぐことができます。人員管理システムと連携させることで、作業実績と勤怠データを紐づけた管理も可能になります。
派遣スタッフやパートタイム従業員が多い現場では、作業者の入れ替わりが激しく、誰がどの作業を担当したかが曖昧になりがちです。日々の作業割り当てと実績を確実に記録する仕組みを整備しましょう。
ポイント③：資格の有効期限を管理する
医薬品倉庫では、危険物取扱者（乙種第4類など）やフォークリフト運転技能者といった資格が必要な業務があります。これらの資格には有効期限があるものも多く、更新漏れがあるとコンプライアンス違反となります。
資格管理で押さえるべきポイントは、従業員ごとの保有資格一覧の作成、有効期限のアラート設定、更新手続きのフォローアップです。有効期限の3か月前にアラートを出すなど、余裕を持った管理が重要です。人員管理クラウドを活用すれば、アラート通知の自動化も実現できます。
また、資格保有者が退職した場合の引き継ぎ計画も考慮しておきましょう。特定の資格を持つ従業員が一人しかいない場合、その従業員が不在になると業務が止まってしまうリスクがあります。
改善事例：教育訓練管理のデジタル化で工数60%削減
ある医薬品物流センターでは、教育訓練の記録をExcelと紙の台帳で管理していました。年に2回の監査対応のたびに、担当者が過去の記録を探し出し、整理するのに丸2日かかっていました。
よくある失敗パターン
この現場では、デジタル化前に以下のような問題が発生していました。担当者の異動時に引き継ぎが不十分で、過去の教育記録の保管場所がわからなくなるケースがありました。また、Excelファイルが複数のフォルダに分散し、最新版がどれかわからなくなることも頻繁に起きていました。さらに、資格の有効期限を個人の記憶に頼っていたため、更新期限を過ぎてから気づくこともありました。
人員管理システム導入後の変化
この現場では、倉庫向けの人員管理クラウドを導入し、教育訓練の記録をデジタル化しました。受講履歴はシステム上で一元管理され、監査時にはワンクリックでレポートを出力できるようになりました。
導入後の効果として、監査対応の準備時間は2日から半日に短縮（60%削減）されました。また、未受講者の自動抽出機能により、教育漏れがゼロになりました。さらに、資格の有効期限アラートにより、更新忘れによるコンプライアンス違反リスクも解消されました。
医薬品倉庫の人員管理クラウド｜選び方のポイント
医薬品倉庫で人員管理クラウドを導入する際は、GDP対応に必要な機能が備わっているかを確認することが重要です。
まず、教育訓練記録の管理機能は必須です。受講履歴の登録・検索・レポート出力がスムーズにできるか、未受講者の自動抽出ができるかをチェックしましょう。監査時にワンクリックで必要な記録を出力できる機能があると、対応工数を大幅に削減できます。
次に、作業者トレーサビリティとの連携性も重要なポイントです。勤怠管理だけでなく、作業実績や配置履歴を紐づけて管理できるシステムであれば、GDP監査で求められる「誰が・いつ・何を」の記録を一元的に管理できます。
資格管理機能では、有効期限のアラート設定が柔軟にできるかを確認してください。期限の3か月前、1か月前など、複数のタイミングで通知を設定できると、更新漏れを確実に防止できます。
GDP対応セルフチェックリスト
自社の人員管理がGDP要件を満たしているか、以下のチェックリストで確認してみてください。
教育訓練の実施記録を文書化しているか
教育訓練記録に、受講者名・日時・内容・講師名が明記されているか
定期的な再教育を実施しているか
作業者ごとの作業履歴を記録しているか
派遣スタッフを含め、全作業者を管理対象にしているか
資格保有者一覧を最新の状態で管理しているか
資格の有効期限を定期的に確認しているか
有効期限切れ前にアラートを出す仕組みがあるか
監査・査察時に記録をすぐに提示できる状態か
記録の保管期間を定め、適切に保存しているか
チェックが付かない項目がある場合は、優先的に改善を検討しましょう。
よくある質問（FAQ）
Q. GDP監査では人員管理のどこを見られる？
ここまで読んで
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教育訓練の実施記録、作業者のトレーサビリティ記録、資格管理台帳の3点が主な確認対象です。「いつ・誰が・何を」が明確に記録され、すぐに提示できる状態かどうかがチェックポイントになります。
Q. 人員管理システムの導入期間は？
一般的には1〜3か月程度です。クラウド型サービスはサーバー構築が不要なため、比較的短期間で運用を開始できます。教育訓練記録や資格管理など、優先度の高い機能から段階的に導入するケースも多く見られます。
Q. 小規模な倉庫でもシステム導入は必要？
従業員数が少なくても、GDP対応が求められる以上、記録の正確性と提示可能性は必須です。小規模な現場ほど、担当者の異動・退職時に記録が属人化しやすいリスクがあります。月額数万円程度から導入できるクラウドサービスもあり、小規模倉庫でも費用対効果を得やすくなっています。
Q. GDP違反が発覚した場合のリスクは？
行政指導や業務改善命令を受ける可能性があります。重大な違反の場合は、医薬品の取り扱い許可の取り消しや、取引先からの契約解除につながるケースもあります。品質問題発生時にトレーサビリティが不十分だと、回収対応の遅れによる患者への健康被害や企業の信用失墜を招くリスクがあります。
Q. Excel管理からシステムに移行するタイミングは？
ファイルの分散による最新版の混乱、担当者異動時の引き継ぎ困難、監査前の記録整理に丸1日以上かかる、といった状況が移行検討のサインです。これらの問題が1つでも当てはまる場合は、人員管理クラウドへの移行を検討するタイミングです。
まとめ
医薬品倉庫の人員管理は、一般倉庫以上に「記録」と「トレーサビリティ」が重要です。GDPの要件を満たすためには、教育訓練の記録、作業者の特定、資格の有効期限管理の3つを確実に実施する必要があります。
紙やExcelでの管理には限界があります。監査対応の工数削減や、記録漏れ・更新忘れのリスク回避のためにも、人員管理システムによるデジタル化・一元管理を検討してみてください。
このような方におすすめ
GDP監査のたびに記録の整理に追われている方
教育訓練や資格の管理をExcelで行っていて限界を感じている方
派遣スタッフを含めた作業者のトレーサビリティを強化したい方
人員管理のデジタル化を検討しているが、何から始めればよいかわからない方
ご相談から導入までの流れ
Step 1：無料相談（15分） 現場の課題や管理体制についてヒアリングします。オンラインで気軽にご相談いただけます。
Step 2：改善プランのご提案 ヒアリング内容をもとに、貴社に適した人員管理のデジタル化プランをご提案します。
Step 3：導入・運用サポート 導入後も、運用定着までサポートします。監査対応の準備など、実務に即した支援を行います。
医薬品倉庫の管理にお悩みの方へ
現クラでは、180社以上の支援実績をもとに、医薬品倉庫を含む物流現場の人員管理のデジタル化を支援しています。教育訓練記録の一元管理、作業者トレーサビリティの確保、資格管理の効率化など、GDP対応に必要な仕組みづくりをサポートします。
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