kintoneワークフロー設計術｜承認フローのペーパーレス化稟議・経費・休暇申請を効率化するプロセス管理の設計ノウハウ

紙の承認フローが業務を止めている現実

「稟議書が回覧中で、どこにあるかわからない」「承認者が出張中で決裁が進まない」——こうした声は、中小企業の現場で日常的に聞かれます。本記事では、kintoneのプロセス管理機能を使って承認ワークフローをペーパーレス化する方法を解説します。稟議・経費精算・休暇申請という3つの代表的な業務について、具体的な設計例と導入ステップをお伝えしますので、自社の業務改善にすぐ活かしていただけます。

本記事でわかること

kintoneのプロセス管理機能を使えば、承認業務を完全にペーパーレス化できます。成功の鍵は「シンプルな設計」と「例外対応の事前準備」にあり、複雑なフローをそのまま移行するのではなく、この機会に承認ステップを見直すことが重要です。まずは稟議・経費精算・休暇申請の3業務から着手することで、小さな成功体験を積み、全社展開へとつなげていくことができます。

総務省の「令和5年通信利用動向調査」によると、クラウドサービスを利用している企業の割合は72.2%に達しています。一方で、承認業務については依然として紙やExcelに依存している企業も少なくありません。特に中小企業では、システム導入のコストや運用負荷を懸念して、旧来の方法を続けているケースが目立ちます。しかし、紙ベースの承認フローには「承認状況が見えない」「書類の紛失リスク」「リモートワーク対応が困難」といった課題がつきまといます。

kintoneを導入した企業では、承認期間を平均3〜5日から1日以内に短縮した事例や、月間20時間以上の管理工数を削減した事例が報告されています。こうした定量的な効果を得るための第一歩が、適切なワークフロー設計です。

kintoneのプロセス管理機能とは

kintoneのプロセス管理機能とは、アプリ内のレコードに対して承認や差し戻しといったステータス変更を管理できる仕組みです。申請から承認、完了までの一連の流れをシステム上で可視化でき、誰がいつ承認したかの履歴も自動的に記録されます。

この機能の特徴は、プログラミングの知識がなくても設定できる点にあります。画面上の操作だけでワークフローを構築できるため、IT部門に頼らず現場主導で業務改善を進められます。また、スマートフォンやタブレットからも承認操作が可能なため、外出先や在宅勤務中でも業務が滞りません。

プロセス管理機能で設定できる主な要素としては、ステータス（申請中、承認済み、差し戻しなど）、作業者（各ステータスで操作できる人）、アクション（次のステータスへ進めるボタン）があります。これらを組み合わせることで、自社の承認ルールに合わせた柔軟なワークフローを設計できます。

kintone承認ワークフロー設計の基本ステップ

kintoneでワークフローを設計する際は、まず現状の業務フローを整理することから始めます。紙で行っている承認プロセスをそのままシステム化するのではなく、この機会に無駄なステップを見直すことが重要です。

最初のステップは、承認に関わる登場人物の洗い出しです。申請者、一次承認者、最終承認者など、誰がどの段階で関与するのかを明確にします。次に、各承認者がどのような判断基準で承認・差し戻しを行うのかを整理します。金額によって承認ルートが変わる場合や、部署によって承認者が異なる場合は、その条件も明確にしておきます。

フローが整理できたら、kintone上でアプリを作成し、必要なフィールド（入力項目）を配置します。申請内容を入力するフィールド、添付ファイル用のフィールド、承認者のコメント欄などを設けます。その後、プロセス管理の設定画面で、ステータスとアクションを定義していきます。

設計時に意識したいのは、承認者の負担を減らす工夫です。承認に必要な情報が一画面で確認できるようにレイアウトを整えたり、過去の類似案件を参照できるようにしたりすることで、判断にかかる時間を短縮できます。また、承認待ちの案件が一覧で確認できるポータル画面を用意しておくと、承認漏れを防ぐ効果があります。

具体例1：稟議申請のペーパーレス化

稟議申請は、多くの企業で最も改善ニーズの高い業務のひとつです。kintoneで稟議ワークフローを構築する際のポイントを見ていきましょう。

稟議申請アプリに必要なフィールドとしては、件名、申請日、申請部署、申請者、申請金額、申請理由、添付資料、承認者コメント欄などが挙げられます。金額に応じて承認ルートを分岐させたい場合は、申請金額フィールドの値によって次の承認者を自動で振り分ける設定が可能です。

たとえば、10万円未満は部長承認のみ、10万円以上100万円未満は部長承認後に本部長承認、100万円以上は役員承認も必要、といったルールを設定できます。この条件分岐により、少額案件はスピーディに処理しつつ、高額案件は慎重に審査するというメリハリのある運用が実現します。

稟議の進捗状況は一覧画面でリアルタイムに確認でき、承認待ちの案件には自動でリマインド通知を送ることもできます。紙の稟議書では「今どこで止まっているかわからない」という問題がありましたが、kintone化することでこの課題は完全に解消されます。

具体例2：経費精算と休暇申請の設計

経費精算のワークフローでは、申請内容の正確性を担保する仕組みが重要になります。kintoneでは、領収書の画像を添付ファイルとしてアップロードできるほか、テーブル機能を使って複数の経費明細を1つの申請にまとめることができます。

経費精算アプリの設計では、経費区分（交通費、接待費、消耗品費など）をドロップダウンで選択できるようにし、区分ごとに入力必須項目を変えるといった工夫が有効です。交通費なら出発地と目的地、接待費なら参加者名と目的、といった具合です。これにより、承認者が判断に必要な情報を漏れなく収集できます。

休暇申請のワークフローは、比較的シンプルな構成で対応できます。申請者、休暇種別（有給、慶弔、特別休暇など）、取得希望日、理由といったフィールドを用意し、直属の上長が承認するフローを設定します。休暇の残日数を自動計算して表示する仕組みを組み込めば、申請者自身が取得可能かどうかを事前に確認できるため、差し戻しを減らす効果があります。

いずれの業務においても、申請から承認完了までの所要時間を計測できるようにしておくと、業務改善の効果測定に役立ちます。kintoneでは日時フィールドの差分を計算することで、処理にかかった日数を自動集計することも可能です。

ワークフロー設計でよくある失敗と対策

kintoneでワークフローを構築する際に陥りやすい失敗パターンがあります。事前に把握しておくことで、スムーズな導入が可能になります。

失敗1：承認ステップを増やしすぎる

紙の運用をそのままシステム化しようとすると、形骸化した承認ステップまで残ってしまいがちです。この機会に「本当にこの承認は必要か」を見直し、意思決定に実質的に関与しない承認者は外すことを検討してください。中小企業庁のDX推進に関する調査でも、業務プロセスの見直しを伴わないIT導入は効果が限定的であることが指摘されています。

失敗2：例外処理を想定していない

承認者が長期不在の場合の代理承認、緊急時の承認スキップなど、通常とは異なるケースへの対応を事前に決めておく必要があります。kintoneでは代理承認者の設定や、条件による承認ルートの分岐が可能ですので、想定されるケースを洗い出してあらかじめ設定しておきましょう。

失敗3：現場への説明が不十分なまま導入する

どれだけ優れたシステムでも、使う人が目的や操作方法を理解していなければ定着しません。導入前に説明会を開催し、なぜペーパーレス化するのか、どのようなメリットがあるのかを丁寧に伝えることが成功の鍵となります。

御社で今すぐできること

kintoneによるワークフローのペーパーレス化を進めるにあたり、まずは以下のステップから着手することをお勧めします。

第一に、現状の承認業務の棚卸しを行ってください。どの業務で紙やExcelを使っているか、それぞれ月間何件程度の処理があるか、承認にかかる平均日数はどれくらいかを把握します。この情報があれば、どの業務からペーパーレス化すべきか優先順位をつけられます。

第二に、小さく始めることを意識してください。いきなり全社の承認業務をkintone化するのではなく、まずは1つの部署、1つの業務から試験的に導入します。運用してみて課題が見つかれば改善し、成功事例として他部署に横展開していく方法が堅実です。

第三に、承認ルールの簡素化を検討してください。システム化を機に、本当に必要な承認ステップだけを残すことで、業務スピードの向上が期待できます。

第四に、kintoneの無料お試し期間を活用して、実際の操作感を確認してください。自社の業務にフィットするかどうかは、触ってみないとわかりません。

第五に、導入後の運用体制についても事前に検討しておいてください。誰がアプリの管理者になるか、問い合わせ窓口をどこに設けるかを決めておくと、導入後の混乱を防げます。

GXOのkintone導入支援

kintoneは直感的に操作できるツールですが、自社だけで最適なワークフローを設計するのは簡単ではありません。その理由は3つあります。まず、現状の業務フローを客観的に分析し、本当に必要な承認ステップを見極めるには、第三者の視点が有効だからです。次に、代理承認や緊急時対応といった例外処理の設計には、多くの導入事例から得られるノウハウが欠かせません。そして、システムを導入しても現場に定着しなければ意味がなく、説明会の実施やマニュアル整備といった定着支援まで含めた体制が必要だからです。

GXOでは、180社以上の業務改善支援実績をもとに、kintoneの導入から運用定着までを伴走型でサポートしています。現状の業務フローのヒアリングから、最適なアプリ設計、社内への展開支援まで、一気通貫で対応いたします。

「何から手をつければいいかわからない」「自社で設計を進めているが行き詰まっている」といった課題をお持ちでしたら、まずはお気軽にご相談ください。

お問い合わせはこちら：https://gxo.co.jp/contact-form

まとめ

kintoneのプロセス管理機能を活用すれば、稟議・経費精算・休暇申請といった承認業務をペーパーレス化し、業務効率を大幅に向上させることができます。設計のポイントは、現状の業務を見直しながらシンプルなフローを構築すること、例外処理を事前に想定しておくこと、そして現場への丁寧な説明を行うことです。まずは1つの業務から小さく始め、成功体験を積み重ねていくことが、全社的なペーパーレス化への近道となります。