kintoneとSlack連携でできること｜通知・投稿の自動化設定

kintoneの通知をSlackで受け取れば業務が変わる

kintoneを導入したものの「通知が多すぎて重要な情報を見落としてしまう」という悩みを抱えていませんか。本記事では、kintoneとSlackを連携させることで実現できる通知の自動化と、その具体的な設定方法を解説します。標準機能による基本的な連携から、外部ツールを活用した高度なカスタマイズまで、御社の業務に合った連携方法が見つかるはずです。

近年、ビジネスチャットツールの導入が急速に進んでいます。日経BPコンサルティングが2024年10月に実施した調査によると、ビジネスチャットを導入している企業のうち、約8割以上が日常的に業務で活用しているという結果が出ています。特にMicrosoft Teamsが67.8%と最も高いシェアを占め、Google Chatが7.8%、Slackが7.5%と続いています。このようにチャットツールが業務コミュニケーションの中心となる中、kintoneの通知をチャットツールに集約するニーズが高まっています。

kintoneとSlack連携で実現できる3つのメリット

kintoneとSlackを連携させることで、日々の業務に大きな変化をもたらすことができます。具体的にどのようなメリットがあるのか、3つの観点から見ていきましょう。

1つ目は、重要な通知の見落とし防止です。kintoneの標準機能では、ベルマーク通知やメール通知で情報を受け取ることができますが、通知数が「99+」と表示されるほど溜まってしまい、重要な情報を見逃してしまうケースが少なくありません。普段からSlackを開いて仕事をしている環境であれば、kintoneの通知もSlackに集約することで、見落としを大幅に減らすことができます。

2つ目は、情報確認の効率化です。kintone標準の通知機能では、通知を受け取った後にkintoneにログインし、該当するレコードの詳細画面を開く必要があります。しかしSlack連携を活用すれば、チャットに投稿された内容を読むだけで詳細を把握できるため、確認作業にかかる時間を短縮できます。

3つ目は、チームコミュニケーションの活性化です。kintoneのレコード情報をSlackのチャンネルに投稿することで、チーム全員が同じ情報を共有し、その場でディスカッションを始めることができます。問い合わせ対応の担当者を決めたり、過去の類似事案と比較したりといった判断を、Slack上でスムーズに行えるようになります。

kintoneとSlackを連携する4つの方法

kintoneとSlackを連携させる方法は、大きく分けて4つあります。それぞれの特徴を理解し、御社の要件に合った方法を選択することが重要です。

方法1：kintone標準機能を利用する

kintoneスタンダードコースを利用している場合、追加費用なしでSlackと連携できます。この方法では、プロセス管理でレコードの作業者になったユーザーに対して、Slackのダイレクトメッセージで通知を送ることが可能です。

設定の前提条件として、kintoneに登録したメールアドレスとSlackワークスペースに登録したメールアドレスが一致している必要があります。また、kintoneの「組織間のアクセス権」の設定が無効になっていることも確認が必要です。

設定手順は以下の流れで進めます。まずcybozu.com共通管理画面にアクセスし、「外部連携」の「OAuth」からSlackを「有効」に切り替えます。次に、連携したいkintoneアプリの設定画面を開き、「設定」タブの「Slack連携」をクリックします。「Add to Slack」ボタンを押して、連携するSlackワークスペースを選択し「許可する」をクリックすれば、連携完了です。

ただし、この標準機能での連携は「作業者へのダイレクトメッセージ通知」に限定されており、チャンネルへの投稿や通知文面のカスタマイズには対応していません。より柔軟な連携を実現したい場合は、次に紹介する連携ツールの活用を検討してください。

方法2：連携ツール「Smart at message for kintone」を利用する

Smart at message for kintoneは、エムソリューションズ株式会社が提供する有料の連携ツールです。スタータープランで初期費用10万円、年額12万円から利用できます。このツールを使うことで、標準機能では実現できない柔軟な通知設定が可能になります。

標準機能との大きな違いは3つあります。まず、通知条件を細かく設定できる点です。レコードの特定のフィールド値に応じて、通知を送るかどうかを制御できます。次に、ダイレクトメッセージだけでなくチャンネル宛にも通知を送れる点です。これにより、チーム全体への情報共有が容易になります。そして、通知文面を自由にカスタマイズできる点です。レコードのフィールド値を文面に埋め込むことで、Slackを見るだけで内容を把握できる通知を作成できます。

さらに、kintoneのアカウントを持たないユーザーにも通知できるため、協力会社や業務委託先など社外の関係者への情報共有にも活用できます。

方法3：Microsoft Power Automateを利用する

Microsoft Power Automateは、あらゆる単純作業を自動化できるツールで、kintoneとSlackに限らず500種類以上のサービス間連携に対応しています。Power Automate Premiumプランで月額2,248円、Power Automate Processプランで月額22,488円で利用可能です。

この方法の特徴は、連携パターンの自由度が非常に高いことです。レコードが追加されたときだけでなく、kintoneのリマインダー通知をSlackに転送するといった複雑な処理も実現できます。すでにMicrosoft 365を導入している企業であれば、追加の連携ツールを導入せずに対応できる可能性があります。

設定にはkintoneのWebhook機能を使用します。kintoneでレコードが追加・更新されると、Power Automateにイベントが通知され、設定したフローに従ってSlackへメッセージが投稿される仕組みです。

方法4：個別開発で対応する

標準機能や連携ツールでは要件を満たせない場合、kintoneのAPIとSlackのAPIを活用して個別に開発する方法もあります。この方法であれば、完全に御社の業務に合わせたカスタマイズが可能です。

ただし、個別開発にはプログラミングの専門知識が必要となります。社内にエンジニアがいない場合は、kintone開発を専門とする企業に依頼することを検討しましょう。開発コストと保守コストを考慮した上で、連携ツールの導入と比較検討することをおすすめします。

連携方法の選び方と判断基準

4つの連携方法を紹介しましたが、御社にとって最適な方法を選ぶためのポイントを整理します。

まず、予算面で検討します。コストを抑えたい場合は、kintone標準機能からスタートするのが良いでしょう。作業者へのダイレクトメッセージ通知だけで十分な業務であれば、追加費用なく連携を実現できます。

次に、必要な機能で判断します。チャンネルへの投稿が必要、通知条件を細かく設定したい、通知文面をカスタマイズしたいといった要件がある場合は、Smart at messageなどの連携ツールが適しています。また、kintoneとSlack以外のサービスとも連携したい場合は、Power Automateのような汎用的な自動化ツールを選択することで、将来的な拡張にも対応しやすくなります。

最後に、社内のITリテラシーを考慮します。連携ツールは専門知識がなくても設定できるよう設計されていますが、Power Automateや個別開発はある程度の技術的な理解が必要です。社内で運用・保守できる体制があるかどうかも、選定の重要な判断基準となります。

連携設定後によくあるトラブルと対処法

kintoneとSlackの連携を設定した後、「通知が届かない」というトラブルが発生することがあります。代表的な原因と対処法を知っておくことで、スムーズに問題を解決できます。

標準機能での連携の場合、最も多い原因はメールアドレスの不一致です。kintoneに登録されているメールアドレスと、Slackワークスペースに登録されているメールアドレスが完全に一致している必要があります。大文字・小文字の違いにも注意してください。

また、kintoneの契約がライトコースの場合、Slack連携機能は利用できません。スタンダードコースへのアップグレードを検討するか、別の連携方法を選択する必要があります。

連携ツールを使用している場合は、各ツールの設定画面で通知条件や宛先設定を確認しましょう。意図した条件に合致しているか、権限設定に問題がないかをチェックすることで、多くのトラブルは解決できます。

御社で今すぐ実践できる3つのアクション

ここまでkintoneとSlack連携の方法を解説してきましたが、実際に導入を進めるために、まず取り組むべきアクションを3つご提案します。

1つ目は、現状の通知課題を洗い出すことです。kintoneの通知で見落としが発生していないか、重要な情報の共有に時間がかかっていないかを、現場の担当者にヒアリングしましょう。課題が明確になれば、必要な連携機能も見えてきます。

2つ目は、Slackの利用状況を確認することです。社内でSlackがどの程度活用されているか、主要なコミュニケーションチャネルとして定着しているかを把握します。Slackが日常的に使われている環境であれば、kintoneとの連携効果は高くなります。

3つ目は、小さく始めて効果を検証することです。いきなり全社導入するのではなく、まずは1つのアプリ、1つのチームで標準機能による連携を試してみましょう。効果を実感できれば、段階的に連携範囲を広げていくことをおすすめします。

kintone活用でお困りならGXOにご相談ください

kintoneとSlackの連携は、業務効率化への第一歩です。しかし、連携設定だけでなく、kintoneアプリの設計やワークフローの最適化まで含めて検討することで、より大きな効果を得ることができます。

GXOは、これまで180社以上の中小・中堅企業のDX推進を支援してきた実績があります。kintoneの導入から運用定着まで、御社の業務に合わせた伴走型支援を提供しています。kintone活用に課題を感じている方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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まとめ

kintoneとSlackを連携させることで、重要な通知の見落とし防止、情報確認の効率化、チームコミュニケーションの活性化が実現できます。連携方法は標準機能、連携ツール、Power Automate、個別開発の4つがあり、御社の予算・要件・IT体制に合わせて選択することが重要です。まずは標準機能で小さく始め、効果を検証しながら段階的に拡張していくアプローチをおすすめします。