kintone vs Notion vs SharePoint徹底比較機能・価格・導入ハードルで選ぶ最適な業務管理ツール

業務管理ツール選びで迷っていませんか？

「Excel管理から脱却したいが、どのツールを選べばいいかわからない」という声を、多くの中小企業の担当者から耳にします。本記事では、業務管理ツールとして注目されるkintone・Notion・SharePointの3つを、機能・価格・導入ハードルの観点から徹底比較します。

【比較結論サマリー】

• 現場主導で業務改善を進めたい企業 → kintone

• 情報整理・ドキュメント管理を中心に使いたい企業 → Notion

• Microsoft製品に統一し、IT部門主導で管理したい企業 → SharePoint

中小企業の業務改善には、導入のしやすさと現場での運用しやすさを重視してkintoneが最も適しています。その理由と、自社に合ったツール選定の具体的な方法を解説します。

サイボウズ株式会社の調査によると、中小企業の約7割がExcelを中心とした業務管理を行っており、そのうち半数以上が「情報の二重入力」「最新版の管理」「共有の煩雑さ」に課題を感じています。こうした課題を解決するために業務管理ツールの導入を検討する企業が増えていますが、ツールごとの特性を理解せずに選定すると、導入後に「思っていたのと違う」という事態に陥りかねません。

3つのツールの基本的な特徴

まず、kintone・Notion・SharePointそれぞれの基本的な特徴を整理しましょう。

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供する業務アプリ作成プラットフォームです。最大の特徴は、プログラミング知識がなくても業務アプリを作成できる「ノーコード」の仕組みにあります。顧客管理、案件管理、日報、ワークフローなど、さまざまな業務に対応したアプリをドラッグ＆ドロップで構築できます。日本企業向けに設計されており、日本語でのサポート体制も充実しています。

Notionは、米国のNotion Labs社が提供するオールインワンワークスペースです。ドキュメント作成、データベース管理、プロジェクト管理、Wikiなどの機能を1つのプラットフォームに統合しています。柔軟なカスタマイズ性が魅力で、特にスタートアップやIT企業での採用が進んでいます。ただし、日本語対応は近年改善されつつあるものの、一部の機能やテンプレートで英語表記が残る場合があります。

SharePointは、Microsoft社が提供する企業向けコラボレーションプラットフォームです。Microsoft 365の一部として提供されており、WordやExcel、Teamsなど他のMicrosoft製品との連携に優れています。大企業での導入実績が豊富ですが、その分、機能が多岐にわたり、設定や運用には一定のIT知識が求められます。

機能面での比較

3つのツールを機能面で比較すると、それぞれの得意分野が明確になります。

kintoneの強みは、業務アプリの作成と運用のしやすさです。案件管理や顧客管理などの定型業務をアプリ化する場合、テンプレートを活用すれば数十分で運用を開始できます。また、ワークフロー機能により、承認プロセスのデジタル化も可能です。さらに、APIやプラグインを活用すれば、外部システムとの連携や機能拡張も実現できます。サイボウズによると、kintoneには1,000種類以上のプラグインが公開されており、自社の業務に合わせたカスタマイズが可能です。

Notionの強みは、情報の一元管理と柔軟な表現力です。議事録、マニュアル、プロジェクト管理などを1つのワークスペースにまとめられるため、「情報がどこにあるかわからない」という課題を解消できます。データベース機能も充実しており、カンバンビュー、カレンダービュー、タイムラインビューなど、同じデータを複数の視点で可視化できます。一方で、複雑なワークフローや承認プロセスの構築には向いていません。

SharePointの強みは、Microsoftエコシステムとの親和性です。Teams上でSharePointのファイルを編集したり、Outlookから直接SharePointのドキュメントを参照したりと、日常的に使用するMicrosoft製品とシームレスに連携します。また、大規模な組織でのアクセス権限管理や、コンプライアンス要件への対応など、エンタープライズ向けの機能が充実しています。ただし、これらの機能を使いこなすには、SharePointの仕組みを理解した管理者の存在が不可欠です。

価格面での比較

価格面では、3つのツールで大きな差があります。

kintoneは、1ユーザーあたり月額1,500円（スタンダードコース）または780円（ライトコース）で利用できます。最低契約ユーザー数は5ユーザーからで、中小企業でも導入しやすい価格設定です。スタンダードコースでは、APIやプラグインの利用、外部サービス連携などの機能が使えます。

Notionは、チームで利用する場合、1ユーザーあたり月額10ドル（約1,500円）のプラスプランが一般的です。無料プランもありますが、チームでの本格的な利用には有料プランへの移行が必要になるケースがほとんどです。エンタープライズプランでは、高度なセキュリティ機能やSAML認証などが利用できますが、価格は個別見積もりとなります。

SharePointは、Microsoft 365のライセンスに含まれる形で提供されます。SharePoint単体での契約も可能ですが、多くの企業ではMicrosoft 365 Business Basic（1ユーザーあたり月額750円）やBusiness Standard（1ユーザーあたり月額1,560円）などのプランで利用しています。すでにMicrosoft 365を契約している企業にとっては追加コストなく利用できる点がメリットです。ただし、SharePointの機能をフル活用するには、Power Automateなど別途ライセンスが必要な場合もあります。

導入ハードルの比較

ツール選定において見落としがちなのが、導入ハードルの違いです。

kintoneは、導入ハードルが最も低いツールと言えます。アプリの作成から運用まで、現場の担当者だけで完結できるケースが多く、IT部門の負荷を抑えられます。サイボウズが提供する導入支援やトレーニング、パートナー企業による導入サポートも充実しており、初めて業務管理ツールを導入する企業でも安心して取り組めます。日本語でのサポートが受けられる点も、問い合わせ時のストレスを軽減します。

Notionは、基本的な操作は直感的ですが、本格的に活用するにはある程度の学習が必要です。特に、データベース機能やリレーション機能を使いこなすには、Notionの概念を理解する時間が必要になります。また、日本語でのサポートは公式ヘルプセンターやコミュニティが中心となり、電話でのサポートは提供されていません。ITリテラシーの高いメンバーがいるチームであれば問題ありませんが、そうでない場合は定着までに時間がかかる可能性があります。

SharePointは、3つの中で最も導入ハードルが高いツールです。サイトの構築、アクセス権限の設定、ドキュメントライブラリの設計など、運用開始前に決めるべきことが多く、IT部門の関与が必須です。また、機能が豊富な反面、「どこから手をつければいいかわからない」という声も多く聞かれます。Microsoftのパートナー企業による導入支援を受ける企業も少なくありません。

3ツール比較まとめ｜どれを選ぶべきか

ここまでの比較内容を表形式で整理します。

この比較から、中小企業がExcel中心の業務管理から脱却する場合、導入のしやすさと現場での運用しやすさを重視してkintoneを選ぶケースが多いことがわかります。一方、すでにMicrosoft 365を全社導入しており、IT部門がしっかり管理できる体制があればSharePointも選択肢となります。Notionは、業務アプリというよりも情報整理やナレッジ管理を主目的とする場合に適しています。

自社に最適なツールを選ぶために

ここまでの比較を踏まえ、自社に最適なツールを選ぶための具体的なステップを紹介します。

まず第一に、解決したい課題を明確にすることから始めましょう。「Excel管理をやめたい」という漠然とした目標ではなく、「案件の進捗が見えない」「承認に時間がかかる」「情報が属人化している」など、具体的な課題を洗い出します。課題が明確になれば、必要な機能も見えてきます。

第二に、ツールを使う人のITリテラシーを考慮します。現場主導で運用したいのか、IT部門が中心となって管理するのか、体制によって適したツールは異なります。現場の担当者が主体的にアプリを作成・改善していく文化を目指すなら、kintoneが適しています。IT部門がしっかり管理したい場合や、すでにMicrosoft製品に統一している場合はSharePointという選択肢もあります。

第三に、将来的な拡張性を検討します。現時点では小規模な利用でも、将来的に全社展開を見据えているなら、拡張性やセキュリティ機能も重要な判断基準になります。kintoneはプラグインやAPI連携により段階的な拡張が可能で、SharePointはMicrosoft 365のエコシステムの中で拡張していく形になります。Notionはドキュメント管理を中心とした利用には向いていますが、基幹業務への拡張には限界があります。

第四に、無料トライアルを活用して実際に触ってみることをお勧めします。3つのツールとも無料トライアル期間が用意されています。実際の業務データを使ってアプリやページを作成し、操作感や使い勝手を確認しましょう。この段階で現場メンバーの意見を集めることも重要です。

第五に、導入後のサポート体制を確認します。ツールを導入しただけでは業務改善は実現しません。運用開始後の問い合わせ対応、機能追加のサポート、トラブル発生時の対応など、導入後のフォロー体制も選定基準に含めるべきです。

中小企業にkintoneをお勧めする理由

3つのツールを比較した結果、中小企業の業務改善にはkintoneが最も適していると考えます。

その理由は、導入のしやすさ、現場主導での運用のしやすさ、そして段階的な拡張性にあります。Excel管理からの脱却を目指す企業にとって、最初のハードルをいかに下げるかが成功の鍵です。kintoneなら、IT専任者がいない企業でも、現場の担当者が主体となってアプリを作成し、改善を重ねていくことができます。

また、日本企業向けに設計されたツールであるため、日本語でのサポートや、日本のビジネス慣行に合った機能が揃っています。ワークフロー機能による承認プロセスのデジタル化、リマインダー機能による期限管理、コメント機能によるコミュニケーションなど、日本企業の業務フローにフィットする機能が標準で備わっています。

まとめ

業務管理ツールの選定は、単なる製品比較ではなく、自社の課題解決に向けた重要な意思決定です。kintone・Notion・SharePointはそれぞれに強みがあり、企業の状況によって最適なツールは異なります。しかし、中小企業がExcel中心の業務管理から脱却し、現場主導で業務改善を進めていくなら、kintoneが有力な選択肢となるでしょう。

とはいえ、比較表やスペックだけでは判断しきれない部分もあります。自社の業務フローにどこまでフィットするか、現場に定着するか、将来的な拡張に耐えられるかといった観点は、実際に導入経験のある専門家に相談することで、より確実な判断が可能になります。

GXOでは、180社以上の支援実績をもとに、kintoneの導入から活用定着まで伴走型でサポートしています。「どのツールを選ぶべきかわからない」「kintoneを導入したいが何から始めればいいかわからない」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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