kintoneでできないこと7選｜限界と対処法標準機能の壁を乗り越えるプラグイン・カスタマイズ・外部連携の実践ガイド

kintoneの限界を知れば、業務改善はもっと進む

「kintoneを導入したのに、思ったほど業務が改善しない」という声を耳にすることがあります。kintoneはノーコードで業務アプリを作成できる優れたプラットフォームですが、標準機能だけでは対応できないケースも存在します。本記事では、kintoneでできないこと7つを正直にお伝えしたうえで、プラグイン・JavaScriptカスタマイズ・外部連携による具体的な対処法を解説します。限界を正しく理解することで、より効果的なkintone活用が可能になります。

kintoneとは何か：まず基本を押さえる

kintoneはサイボウズ株式会社が提供するクラウド型の業務アプリ作成プラットフォームです。プログラミングの知識がなくても、ドラッグ＆ドロップの操作だけで顧客管理、案件管理、日報管理といった業務アプリを作成できます。

総務省の「令和5年版情報通信白書」によると、中小企業のDX推進において「IT人材の不足」が最大の課題として挙げられています。こうした背景から、専門知識不要で業務システムを構築できるkintoneのようなノーコードツールへの注目が高まっています。実際、サイボウズの発表によれば、kintoneの導入社数は3万社を超え、多くの中小企業で活用されています。

kintoneの魅力は、現場担当者が自らの業務に合わせてアプリをカスタマイズできる点にあります。Excelで管理していた情報をkintoneに移行することで、データの一元管理やチーム間での情報共有がスムーズになります。しかし、あらゆる業務課題をkintoneだけで解決できるわけではありません。次章では、kintoneの標準機能では対応が難しい7つのケースを見ていきましょう。

kintoneでできないこと7選：標準機能の限界

kintoneは柔軟性の高いツールですが、標準機能には明確な制約があります。導入前にこれらの限界を把握しておくことで、「こんなはずではなかった」という事態を防ぐことができます。

1つ目は、複雑な帳票出力です。kintoneの標準機能で出力できる帳票は、レコード一覧や詳細画面の印刷に限られます。請求書や見積書など、自社フォーマットに合わせた帳票を出力するには、別途プラグインや外部サービスの導入が必要になります。特に、複数のアプリから情報を集約して1枚の帳票にまとめるような処理は、標準機能だけでは実現できません。

2つ目は、高度な計算・集計処理です。kintoneでも四則演算や合計値の算出は可能ですが、条件分岐を含む複雑な計算や、複数アプリにまたがるクロス集計には対応していません。たとえば「A条件のときはX、B条件のときはY」といった計算ロジックを組むには、JavaScriptによるカスタマイズが必要です。

3つ目は、ワークフローの高度な分岐です。kintoneにはプロセス管理機能があり、承認フローを設定できます。ただし、承認者を動的に変更したり、金額に応じて承認ルートを自動で切り替えたりといった高度な分岐処理は、標準機能の範囲外となります。

4つ目は、外部システムとのリアルタイム連携です。kintoneにはREST APIが用意されており、外部システムとの連携は技術的に可能です。しかし、会計ソフトや基幹システムとリアルタイムでデータを同期させるには、中間システムの構築やカスタム開発が必要になるケースがほとんどです。

5つ目は、大量データの高速処理です。kintoneは1アプリあたり50万レコードまで登録可能ですが、数万件を超えるデータの一括処理や、複雑な検索条件での絞り込みでは、処理速度が低下する場合があります。大量のトランザクションデータを扱う業務には、専用のデータベースシステムとの併用を検討する必要があります。

6つ目は、細かなアクセス権限の制御です。kintoneではアプリ単位、レコード単位でのアクセス権限設定が可能ですが、フィールド単位での閲覧・編集権限を細かく制御するには限界があります。「このフィールドは部長以上だけが編集できる」といった設定は、標準機能だけでは実現が難しい場合があります。

7つ目は、オフライン環境での利用です。kintoneはクラウドサービスであるため、インターネット接続が必須となります。通信環境が不安定な現場や、オフラインでのデータ入力が必要な業務には、別途対策を講じる必要があります。

限界を乗り越える3つのアプローチ

kintoneの標準機能で対応できない課題も、適切な方法を選べば解決可能です。代表的な3つのアプローチを、それぞれの特徴とともに解説します。

最も手軽なのがプラグインの活用です。kintoneには公式・サードパーティ製を含め、数百種類のプラグインが提供されています。帳票出力であれば「プリントクリエイター」や「RepotoneU」、カレンダー表示であれば「カレンダーPlus」など、目的に応じたプラグインを導入することで、ノーコードのまま機能を拡張できます。月額数百円から数千円程度のコストで導入できるものが多く、費用対効果に優れています。導入の際は、自社の要件にプラグインの機能が合致しているか、事前に無料トライアルで確認することをお勧めします。

より柔軟な対応が必要な場合は、JavaScriptカスタマイズが有効です。kintoneでは、管理画面からJavaScriptファイルをアップロードすることで、画面の動作や表示を自由にカスタマイズできます。条件分岐を含む複雑な計算処理、入力値の自動チェック、画面レイアウトの変更など、プラグインでは対応しきれない要件も実現可能です。ただし、JavaScriptの知識が必要となるため、社内に対応できる人材がいない場合は、外部パートナーへの依頼を検討することになります。

基幹システムとの連携や大規模なデータ処理が必要な場合は、外部連携・API活用が選択肢となります。kintoneのREST APIを活用すれば、会計ソフト、販売管理システム、MAツールなど、さまざまな外部サービスとデータを連携させることができます。iPaaSと呼ばれる連携ツールを使えば、プログラミングなしで連携フローを構築できるケースもあります。ただし、リアルタイム同期や複雑な連携ロジックが必要な場合は、専門的な開発が必要になることを念頭に置いてください。

プラグイン選定で失敗しないためのチェックポイント

プラグインは手軽に機能拡張できる反面、選定を誤ると期待した効果が得られないことがあります。導入前に確認すべきポイントを整理します。

まず重要なのは、自社の要件との適合性です。プラグインの機能紹介ページだけでなく、実際に無料トライアルを利用して、想定している業務フローで問題なく動作するかを検証してください。特に、他のプラグインとの併用時に競合が発生しないかは、事前に確認が必要です。

次に、サポート体制と継続性です。プラグインはサードパーティ製のものも多いため、提供元の信頼性を確認しましょう。サポート窓口の有無、アップデートの頻度、導入実績数などは、安定した運用を続けるうえで重要な判断材料となります。

コスト面では、初期費用だけでなく月額・年額のランニングコストも含めて検討してください。複数のプラグインを導入すると、合計コストが想定以上に膨らむケースがあります。また、利用ユーザー数に応じた課金体系のプラグインも多いため、将来的な利用者数の増加も見込んだうえで費用を算出することをお勧めします。

今すぐできること：自社への影響と対処法

kintoneの限界を踏まえ、御社で今すぐ取り組めることを整理します。

第一に、現在のkintone活用状況の棚卸しです。どのアプリをどの部門が使っているか、どのような課題が発生しているかを一覧化してください。課題が明確になれば、プラグインで対応できるのか、カスタマイズが必要なのか、判断しやすくなります。

第二に、プラグインの情報収集です。サイボウズ公式の「kintone拡張機能」ページには、カテゴリ別にプラグインが整理されています。自社の課題に対応できそうなプラグインがないか、まずは情報を集めてみてください。

第三に、社内のIT人材の把握です。JavaScriptカスタマイズを内製化するには、最低限のプログラミングスキルを持った人材が必要です。現状で対応可能な人材がいるか、育成の余地があるかを確認しておくと、今後の方針を立てやすくなります。

第四に、外部パートナーの選定基準の整理です。カスタマイズを外部に依頼する場合、kintoneの開発実績が豊富なパートナーを選ぶことが重要です。サイボウズのパートナー制度である「サイボウズオフィシャルパートナー」の認定を受けているかどうかも、判断材料の一つになります。

第五に、段階的な改善計画の策定です。すべての課題を一度に解決しようとすると、コストも工数も膨らみます。優先度の高い課題から順に、プラグイン導入、カスタマイズ、外部連携と段階的に改善を進める計画を立てることをお勧めします。

kintoneの限界を超えるならGXOへ

kintoneのプラグインでは対応できない複雑な要件や、基幹システムとの本格的な連携が必要な場合は、専門的なカスタム開発が有効な選択肢となります。

GXOは、kintone導入・活用支援において豊富な実績を持っています。単なる初期設定の代行ではなく、業務プロセスの分析から、プラグイン選定、JavaScriptカスタマイズ、外部システム連携まで、一気通貫で支援しています。「標準機能では限界がある」と感じている課題について、最適な解決策をご提案します。

180社以上の支援実績で培ったノウハウをもとに、御社の業務に合わせたkintone活用をサポートします。まずは現状の課題をお聞かせください。

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まとめ

kintoneは優れたノーコードツールですが、複雑な帳票出力、高度な計算処理、ワークフローの分岐、外部システム連携、大量データ処理、細かなアクセス権限制御、オフライン利用といった領域では標準機能に限界があります。ただし、プラグインの活用、JavaScriptカスタマイズ、外部連携という3つのアプローチで、多くの課題は解決可能です。自社の課題を正しく把握し、適切な方法を選択することで、kintoneの可能性を最大限に引き出すことができます。限界を知ったうえで活用することこそが、kintoneを使いこなす第一歩です。