kintoneで経費精算を効率化｜申請から承認まで自動化Excel管理から脱却し、経費精算の申請・承認・集計を一元化する方法

経費精算のExcel管理に限界を感じていませんか

経費精算業務をExcelで管理している企業は少なくありません。しかし、申請書の紛失、承認の遅れ、月末の集計作業に追われる経理担当者の負担は年々増加しています。本記事では、kintoneを活用して経費精算フローを効率化する具体的な方法を解説します。アプリ設計のポイントから自動化の事例まで、導入後すぐに成果を出すための実践的な内容をお伝えします。

総務省の「令和4年度通信利用動向調査」によると、クラウドサービスを利用している企業の割合は72.2%に達しています。一方で、経費精算や勤怠管理といったバックオフィス業務については、依然としてExcelや紙ベースで運用している中小企業が多いのが実情です。この状況は、業務効率の低下だけでなく、人的ミスや内部統制上のリスクにもつながります。

kintoneはサイボウズが提供するノーコード・ローコードのクラウドサービスです。プログラミングの専門知識がなくても、ドラッグ＆ドロップの操作で業務アプリを構築できます。特に経費精算のような定型的なワークフローとの相性が良く、多くの企業で導入が進んでいます。

Excel経費精算が抱える5つの課題

経費精算をExcelで運用している企業では、いくつかの共通した課題が発生しています。まず挙げられるのが、データの散在と管理の煩雑さです。各部署から提出されるExcelファイルが個別に管理され、全社の経費を把握するために多大な集計作業が必要になります。ファイルのバージョン管理も難しく、どれが最新版なのかわからなくなるケースも珍しくありません。

次に、承認プロセスの不透明さがあります。メールでExcelファイルを送付し、上長が確認して返信するという運用では、どの申請がどこで止まっているのか把握しづらくなります。承認者が不在の際のフォローも属人的になりがちです。

入力ミスと計算ミスの問題も深刻です。手入力に依存するExcel運用では、金額の打ち間違いや計算式のエラーが発生しやすくなります。日本CFO協会の調査では、経理部門の業務時間のうち約40%が単純作業に費やされているという結果が出ており、その多くが入力や確認作業に充てられています。

さらに、領収書や証憑の管理も課題です。紙の領収書をExcelの申請データと紐づけて保管する作業は手間がかかり、後から確認する際にも時間を要します。加えて、リモートワークの普及により、紙ベースの運用がさらに困難になっている企業も増えています。

kintoneで経費精算を構築するメリット

kintoneで経費精算アプリを構築すると、これらの課題を根本から解決できます。最大のメリットは、申請から承認、集計までを一つのプラットフォームで完結できる点です。データが一元管理されるため、Excelファイルを探し回る必要がなくなります。

ワークフロー機能を活用すれば、承認ルートを事前に設定できます。申請が行われると自動的に次の承認者に通知が届き、スマートフォンからでも承認操作が可能です。承認状況はリアルタイムで確認でき、どの申請がどこで滞っているかが一目瞭然になります。

集計作業の自動化も大きな効果を発揮します。kintoneでは条件に応じた自動集計やグラフ表示が可能です。月次の経費レポートも、従来数時間かけていた作業が数分で完了するようになります。部門別、費目別、期間別など、さまざまな切り口での分析もワンクリックで実行できます。

kintoneはクラウドサービスのため、場所を選ばずアクセスできます。出張先からの経費申請や、在宅勤務中の承認作業もスムーズに行えます。これにより、月末に申請が集中して経理部門がパンクするという事態も防げます。

経費精算アプリの具体的な設計ポイント

kintoneで経費精算アプリを構築する際の具体的な設計ポイントを解説します。まず、アプリの基本構成として必要なフィールドを整理します。申請日、申請者、部門、費目、金額、支払先、利用日、摘要といった基本項目に加え、領収書の添付フィールドを設けます。kintoneでは画像やPDFファイルを直接添付できるため、ペーパーレス化も同時に実現できます。

ワークフローの設計では、承認ルートの柔軟性がポイントになります。一般的な経費精算では、申請者の所属部門の上長が一次承認を行い、一定金額以上は経理部門や役員の承認を経るという多段階のフローが必要です。kintoneのプロセス管理機能を使えば、金額や費目に応じた条件分岐も設定できます。

入力の手間を減らす工夫も重要です。よく使う費目や支払先をドロップダウンで選択できるようにしたり、交通費の場合は出発地と目的地を入力すると金額が自動計算されるようにしたりすることで、入力ミスを防ぎながら作業時間を短縮できます。

集計用のビューも事前に設計しておくと便利です。承認済みの経費を月別・部門別に集計したビューを作成しておけば、月次決算時のレポート作成がスムーズになります。会計ソフトへの連携を見据えて、CSV出力の形式を統一しておくことも実務上のポイントです。

自動化をさらに進めるプラグイン活用

kintone単体でも十分な効率化が可能ですが、プラグインやカスタマイズを組み合わせることで、さらに高度な自動化を実現できます。たとえば、交通費精算では乗換案内サービスと連携し、経路検索の結果を自動で取り込む仕組みが構築できます。

OCR機能を持つプラグインを導入すれば、領収書の画像から金額や日付を自動で読み取り、入力作業を大幅に削減できます。手書きの領収書や多様なフォーマットに対応したOCRサービスも増えており、導入のハードルは以前より下がっています。

会計ソフトとのデータ連携も自動化の重要な要素です。kintoneで承認完了した経費データを、freeeやマネーフォワード、弥生会計といった会計ソフトに自動連携することで、二重入力の手間とミスを排除できます。API連携やRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用した方法があり、自社の環境に応じて最適な手段を選べます。

通知の自動化も業務効率に直結します。申請から一定期間が経過しても承認されていない場合にリマインドを送る、月末が近づくと未申請者に通知を送るといった仕組みを導入することで、経理担当者が催促に追われる時間を削減できます。

導入事例に見る効果と成果

kintoneによる経費精算の効率化は、多くの企業で具体的な成果を上げています。ある製造業の中堅企業では、月次の経費集計作業に従来8時間かかっていたものが、kintone導入後は1時間以内に完了するようになりました。年間で換算すると、経理担当者の工数が約80時間削減された計算になります。

別の企業では、承認までのリードタイムが大幅に短縮されました。従来は申請から承認完了まで平均5営業日かかっていたものが、kintone導入後は1〜2営業日にまで短縮されています。スマートフォンからの承認が可能になったことで、外出の多い管理職でもタイムリーに対応できるようになったことが要因です。

内部統制の強化という観点でも効果が見られます。すべての申請と承認の履歴がシステム上に残るため、監査対応が容易になります。不正な経費申請の抑止効果も期待でき、コンプライアンス面での安心感につながっています。

御社で今すぐ始める5つのステップ

kintoneによる経費精算効率化を自社で進めるにあたり、具体的なステップを整理します。

まず、現状の業務フローを可視化することから始めます。現在の経費精算がどのような流れで行われているか、どこにボトルネックがあるかを洗い出します。Excel運用であれば、どのようなフォーマットを使っているか、承認ルートはどうなっているかを整理します。

次に、kintoneで実現したい姿を明確にします。単にExcelをkintoneに置き換えるだけでなく、ワークフローの簡素化や集計の自動化など、改善したいポイントを具体的に定義します。関係者へのヒアリングを通じて、現場の要望も取り入れることが重要です。

三つ目として、スモールスタートでアプリを構築します。最初から完璧なアプリを目指すのではなく、まずは基本的な申請・承認機能を備えたアプリを作成し、実際に使いながら改善していく方法が効果的です。kintoneはノーコードで修正が容易なため、運用しながらの改善に適しています。

四つ目に、パイロット運用で課題を洗い出します。特定の部門や少人数で試験運用を行い、操作性や機能の過不足を確認します。この段階でのフィードバックを反映することで、全社展開後のトラブルを未然に防げます。

最後に、全社展開と定着化を図ります。マニュアルの整備や説明会の実施など、利用者への周知を丁寧に行うことで、スムーズな移行が可能になります。運用開始後も定期的に利用状況を確認し、必要に応じて機能の追加や改善を続けていくことが、長期的な効果につながります。

kintone導入を成功させるパートナー選び

kintoneは直感的な操作で利用できるサービスですが、自社の業務に最適なアプリを設計し、効果的な運用体制を構築するには、専門的な知見が役立ちます。特に、既存システムとの連携や、複雑なワークフローの実装、全社展開を見据えた設計では、経験豊富なパートナーの支援が効率的です。

GXOでは、kintoneを活用した業務改善支援を提供しています。180社以上の支援実績をもとに、貴社の業務課題に応じた最適なアプリ設計から、導入後の運用定着まで一貫してサポートします。経費精算だけでなく、勤怠管理や案件管理、営業支援など、kintoneで実現できる業務効率化の可能性は多岐にわたります。

Excel業務に課題を感じている方、kintone導入を検討しているがどこから始めればよいかわからない方は、ぜひ一度ご相談ください。現状の業務フローをヒアリングした上で、貴社に最適な改善プランをご提案します。

詳しくはGXOにご相談ください：https://gxo.co.jp/contact-form

まとめ

kintoneを活用することで、経費精算業務はExcel管理の限界を超えて大幅に効率化できます。申請から承認、集計までの一元管理により、経理担当者の負担軽減と業務スピードの向上を同時に実現できます。ワークフローの自動化やデータ連携を組み合わせれば、さらなる効率化も可能です。まずは現状の課題を整理し、スモールスタートで改善の一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。