勤怠管理システムの選び方｜変形労働時間制対応の要件変形労働時間制・シフト制に対応するシステム選定基準を徹底解説

変形労働時間制に対応した勤怠システム選定が企業の労務リスクを左右する

変形労働時間制やシフト制を採用している企業にとって、勤怠管理システムの選定は単なる業務効率化の問題ではありません。システムが自社の労働時間制度に対応していなければ、残業代の計算ミスや法令違反のリスクを抱えることになります。本記事では、複雑な労働時間制に対応する勤怠管理システムを選ぶための具体的な基準と、導入時に確認すべきポイントを解説します。自社に最適なシステムを選定し、労務管理のDXを成功させるための指針としてお役立てください。

変形労働時間制とは何か——基本的な仕組みを理解する

変形労働時間制とは、一定期間を平均して週40時間以内であれば、特定の日や週に法定労働時間を超えて働かせることができる制度です。労働基準法第32条の2から第32条の5に規定されており、業務の繁閑に応じた柔軟な労働時間配分を可能にします。

厚生労働省の「就労条件総合調査」によると、変形労働時間制を採用している企業は全体の約60%に達しています。特に製造業、小売業、サービス業など、季節や曜日によって業務量が変動する業種で広く導入されています。変形労働時間制には主に3つの種類があり、それぞれ運用ルールが異なります。1か月単位の変形労働時間制は、1か月以内の期間を平均して週40時間以内に収める方式で、月末に業務が集中する経理部門などで活用されています。1年単位の変形労働時間制は、1年を通じて労働時間を調整する方式で、季節変動のある業種に適しています。1週間単位の非定型的変形労働時間制は、従業員30人未満の小売業や旅館業などで認められている方式です。

これらの制度を正しく運用するには、各従業員の所定労働時間を日ごと、週ごとに把握し、法定労働時間を超えた部分を正確に算出する必要があります。手作業での管理は現実的ではなく、システムによる自動計算が不可欠となっています。

なぜ一般的な勤怠システムでは対応できないのか

多くの勤怠管理システムは、1日8時間、週40時間という固定的な労働時間を前提に設計されています。そのため、変形労働時間制を採用している企業が導入すると、残業時間の計算が正しく行われないという問題が発生します。

具体的には、以下のような課題が生じます。まず、所定労働時間の設定が日単位で変更できないシステムでは、変形労働時間制の基本的な運用ができません。ある日は6時間、別の日は10時間といった所定労働時間の変動に対応できなければ、残業の起点となる時間が正しく設定されないからです。

また、シフト制と変形労働時間制を組み合わせている場合、より複雑な計算が必要になります。シフトパターンごとに異なる所定労働時間を設定し、さらに月間または年間の総労働時間が法定の範囲内に収まっているかをチェックする機能が求められます。

さらに、36協定の上限管理も重要な機能です。2019年4月から施行された働き方改革関連法により、時間外労働の上限規制が厳格化されました。月45時間、年360時間という原則的な上限に加え、特別条項を適用した場合でも年720時間、複数月平均80時間という絶対的な上限が設けられています。これらの上限に近づいた際にアラートを出す機能がなければ、知らないうちに法令違反を犯すリスクがあります。

変形労働時間制対応システムに必要な7つの機能

複雑な労働時間制に対応する勤怠管理システムを選ぶ際には、以下の機能が備わっているかを確認することが重要です。

第一に、カレンダー単位での所定労働時間設定機能です。日ごと、週ごとに異なる所定労働時間を設定できることが最低限の要件となります。システムによっては、部署やグループ単位でカレンダーを分けて管理できるものもあり、複数の変形労働時間制を併用している企業には有効です。

第二に、変形期間の自動集計機能です。1か月単位や1年単位の変形労働時間制では、期間全体での労働時間を集計し、法定労働時間の総枠と比較する必要があります。この計算を自動で行い、超過時間を明確に表示できることが求められます。

第三に、シフトパターンの柔軟な登録機能です。小売業や飲食業では、早番、遅番、夜勤など複数のシフトパターンを組み合わせて運用しています。これらのパターンを自由に登録し、従業員ごとに割り当てられる機能が必要です。

第四に、法定休日と所定休日の区別機能です。変形労働時間制では、法定休日に働いた場合の割増賃金率（35%以上）と所定休日に働いた場合の計算が異なります。この区別を正しく行い、給与計算に連携できることが重要です。

第五に、36協定の上限管理機能です。前述の通り、時間外労働には厳格な上限が設けられています。現在の累積時間と上限までの残り時間をリアルタイムで把握でき、一定の閾値を超えた場合に管理者と本人にアラートを送る機能が不可欠です。

第六に、給与システムとの連携機能です。勤怠データを給与計算に正確に反映させるためには、CSVやAPIによるデータ連携が必要です。特に変形労働時間制では、通常の残業、深夜残業、休日出勤などを区分して出力できることが求められます。

第七に、労働時間の可視化・レポート機能です。経営層や人事担当者が部署ごとの労働時間傾向を把握し、改善施策を検討するためのレポート機能も重要な要素です。残業の多い部署や時期を特定することで、業務配分の見直しや人員配置の最適化につなげることができます。

システム選定時によくある失敗と回避策

勤怠管理システムの導入において、中小企業がよく陥る失敗パターンがいくつかあります。これらを事前に把握しておくことで、選定ミスを防ぐことができます。

最も多い失敗は、機能の確認不足です。導入前のデモや試用期間で、自社の労働時間制度を実際に設定してみないまま契約してしまうケースが少なくありません。特に変形労働時間制の設定は、システムによって対応レベルが大きく異なります。必ず自社の就業規則に基づいた設定を試し、期待通りの計算結果が得られるか検証すべきです。

次に多いのが、拡張性の軽視です。現時点では1か月単位の変形労働時間制のみを採用していても、将来的にフレックスタイム制や裁量労働制を導入する可能性があります。また、事業拡大に伴い従業員数が増加した場合のライセンス費用も考慮が必要です。5年程度の事業計画を踏まえたシステム選定が望ましいといえます。

運用サポートの不足も見落とされがちな点です。勤怠管理システムは導入して終わりではなく、法改正への対応や運用ルールの見直しが継続的に発生します。ベンダーのサポート体制、特に法改正時のアップデート対応の実績や、問い合わせへの応答速度を確認しておくことが重要です。

現場の意見を聞かずに導入を進めることも失敗の原因となります。実際にシステムを使うのは現場の従業員です。打刻方法の使いやすさ、スマートフォン対応の有無、承認フローの設計など、日常業務に直結する部分については、導入前に現場の意見を収集することをお勧めします。

御社が今すぐ取り組むべき5つのアクション

勤怠管理システムの選定・導入を成功させるために、以下のアクションを実行することをお勧めします。

まず、自社の労働時間制度を棚卸しすることから始めてください。就業規則を確認し、採用している労働時間制度の種類、対象となる従業員の範囲、変形期間の起算日などを整理します。これがシステム要件を明確にする基礎となります。

次に、現状の課題を可視化します。現在の勤怠管理でどのような問題が発生しているか、残業計算のミスの頻度、集計作業にかかる時間、法令遵守の不安などを具体的に洗い出します。これにより、システム導入の投資対効果を算出しやすくなります。

その上で、複数のシステムを比較検討します。最低でも3社以上のシステムについて、機能、価格、サポート体制を比較することをお勧めします。変形労働時間制対応を謳っているシステムでも、対応レベルには差があるため、実際にデモを見て確認することが重要です。

試用期間を最大限に活用することも欠かせません。多くのシステムは無料の試用期間を設けています。この期間中に、自社の労働時間制度を実際に設定し、過去の勤怠データを入力して計算結果を検証してください。

最後に、導入後の運用体制を事前に設計します。システム管理者の選定、承認フローの設計、従業員への教育計画など、導入後のスムーズな運用に向けた準備を進めることで、定着率を高めることができます。

DX推進のパートナーとしてGXOができること

勤怠管理システムの選定・導入は、単独で進めると思わぬ落とし穴にはまることがあります。GXOは180社以上の中小・中堅企業の業務システム導入を支援してきた実績があり、労務管理DXの知見を活かしたご支援が可能です。

GXOでは、お客様の就業規則と現状の課題をヒアリングした上で、最適なシステムの選定から導入、運用定着までを一気通貫でサポートしています。福岡本社とベトナム開発拠点の体制により、必要に応じてカスタマイズ開発にも対応可能です。

勤怠管理システムの選定でお悩みの方は、ぜひ一度ご相談ください。

まとめ

変形労働時間制やシフト制を採用している企業にとって、勤怠管理システムの選定は労務リスク管理に直結する重要な意思決定です。一般的なシステムでは対応できない機能要件を明確にし、複数のシステムを比較検討した上で、試用期間を活用して実際の運用をシミュレーションすることが成功の鍵となります。自社の労働時間制度を正しく理解し、将来の変化にも対応できるシステムを選ぶことで、労務管理の効率化と法令遵守の両立を実現してください。

勤怠管理システムの選定・導入についてのご相談は、GXOまでお気軽にお問い合わせください。 https://gxo.co.jp/contact-form