3PL企業の人員管理を効率化するには、荷主別の稼働管理、複数拠点の一元管理、拠点間の応援調整、そしてレポート自動化の4つがポイントです。 これらを実現することで、荷主への請求精度向上と管理工数の削減を両立できます。
この記事が向いている人
複数の荷主を抱え、人件費の按分作業に毎月苦労している3PL企業の管理者
複数拠点の人員状況が見えず、応援調整に時間がかかっている本部担当者
Excelでの人員管理に限界を感じ、システム化を検討し始めた物流責任者
3PL（サードパーティ・ロジスティクス）企業では、複数の荷主から物流業務を受託し、複数の拠点で運営するケースが一般的です。そのため、人員管理は通常の倉庫運営よりも複雑になります。
本記事では、3PL企業特有の人員管理課題を整理し、効率化のための具体的な方法を解説します。
3PL企業特有の人員管理課題
3PL企業の人員管理には、一般的な倉庫運営にはない固有の課題があります。国土交通省の調査によると、3PL事業者の約7割が「人員管理の複雑さ」を経営課題として挙げています。
課題①：荷主ごとに異なる作業要件
荷主によって取り扱う商品、作業手順、品質基準が異なります。ある荷主では常温品のピッキング作業が中心でも、別の荷主では冷凍品の検品作業が求められるといったケースは珍しくありません。
そのため、「誰がどの荷主の作業に対応できるか」というスキル管理が不可欠となります。
課題②：複数拠点の管理負荷
複数の物流センターを運営している場合、各拠点の人員状況をリアルタイムで把握することが難しくなります。本部で全体を見渡せないと、ある拠点では人手不足、別の拠点では人員過剰といった非効率が生じます。
課題③：荷主別の人件費按分
3PL企業では、荷主ごとに人件費を正確に按分して請求する必要があります。しかし、1人のスタッフが1日の中で複数の荷主の作業を担当するケースも多く、手作業での集計は膨大な工数がかかります。
【具体例】1人が1日で3荷主を担当するケース
例えば、あるスタッフが午前中にA社の検品作業を3時間、午後にB社のピッキング作業を2時間、夕方にC社の出荷作業を2時間担当した場合、このスタッフの1日分の人件費を「A社：3/7、B社：2/7、C社：2/7」と按分する必要があります。これを全スタッフ分、毎日記録・集計するとなると、Excel管理では限界があります。
按分精度が低いと、収益性の把握が曖昧になり、契約更新時の価格交渉でも不利になりかねません。
課題④：拠点間の応援調整
繁忙期や突発的な物量増加時には、拠点間でスタッフを融通する「応援調整」が必要になります。しかし、各拠点の状況が見えていないと、どこから何人を応援に出せるのか判断できません。
3PL企業の人員管理を効率化する4つのポイント
上記の課題を解決するために、以下の4つのポイントを押さえた人員管理体制を構築しましょう。
ポイント①：荷主別の稼働管理を仕組み化する
荷主ごとの稼働時間と人件費を自動で記録・集計できる仕組みを整えます。
具体的には、入退場時に「どの荷主の作業か」を記録する運用を徹底します。紙の出勤簿やExcelでの手入力では抜け漏れが発生しやすいため、クラウド型のシステム導入が効果的です。
荷主別の稼働データが正確に取れるようになると、以下のメリットがあります。
請求の根拠が明確になり、荷主との信頼関係が向上する
荷主ごとの収益性を正確に把握できる
契約更新時の価格交渉で根拠のある提案ができる
【失敗例】Excel管理の末路
ある3PL企業では、5人の管理者がそれぞれExcelで荷主別の稼働時間を管理していました。しかし、入力ルールが統一されておらず、月末の集計時に「数字が合わない」事態が頻発。原因究明に毎月3日以上かかり、荷主への請求書発行が遅れる状況が続いていました。さらに、担当者が退職した際にファイルの保存場所がわからなくなり、過去データの参照もできなくなったといいます。
ポイント②：複数拠点を一元管理する
本部から全拠点の人員状況をリアルタイムで把握できる体制を構築します。
各拠点でバラバラにExcelや紙で管理していると、全体像が見えません。クラウド型のシステムを導入し、全拠点のデータを一箇所に集約することで、以下が可能になります。
各拠点の出勤状況をリアルタイムで確認
拠点間の人員バランスの偏りを早期発見
本部主導での最適配置の意思決定
拠点ごとの管理者任せにせず、本部が全体を俯瞰できる仕組みがポイントです。
ポイント③：拠点間の応援調整を柔軟に行う
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応援調整を迅速に行える体制と、スタッフのスキル情報の可視化が重要です。
拠点間で人員を融通するためには、「どの拠点に何人の余力があるか」「応援可能なスタッフは誰か」を即座に把握できる必要があります。
また、応援先の荷主の作業に対応できるスキルを持っているかどうかの確認も欠かせません。スキルマップを整備し、システム上でスタッフごとの対応可能業務を管理しておくと、応援調整がスムーズになります。
ポイント④：荷主へのレポートを自動化する
荷主への報告レポートを自動生成し、管理者の作業負担を軽減します。
3PL企業では、荷主に対して定期的に稼働報告を行うケースが多くあります。この作業を手作業で行っていると、月末の締め作業に膨大な時間がかかります。
システムで稼働データを自動集計し、レポート形式で出力できるようにしておけば、報告業務の工数を大幅に削減できます。また、データの転記ミスも防げるため、報告の正確性も向上します。
3PL人員管理のチェックリスト
自社の人員管理体制を見直す際は、以下のチェックリストを活用してください。
荷主別の稼働時間を正確に記録できているか
全拠点の人員状況を本部で把握できているか
スタッフのスキル情報を一元管理できているか
拠点間の応援調整を迅速に行える体制があるか
荷主への報告レポート作成に過度な工数がかかっていないか
3つ以上チェックが付かない場合は、人員管理体制の見直しを検討することをおすすめします。
よくある質問
Q. 3PLの人員管理で最も重要なポイントは何ですか？
A. 荷主別の稼働時間を正確に記録・集計できる仕組みづくりが最重要です。これにより、請求精度の向上と収益性の可視化が実現し、荷主との信頼関係構築にもつながります。
Q. Excel管理からシステム化するメリットは？
A. データの自動集計、リアルタイムでの状況把握、レポート作成工数の削減、ヒューマンエラーの防止などが主なメリットです。特に複数拠点を運営する3PL企業では、Excel管理の限界を感じやすい傾向があります。
Q. 拠点間の応援調整を円滑にするコツは？
A. スタッフごとの対応可能スキルを事前に可視化しておくことが重要です。応援先の荷主の作業に対応できるかどうかを即座に判断できれば、調整のスピードが大幅に向上します。
まとめ
3PL企業の人員管理を効率化するポイントは、以下の4つです。
荷主別の稼働管理：稼働時間と人件費を荷主ごとに正確に記録・集計する
拠点の一元管理：本部から全拠点の状況をリアルタイムで把握する
拠点間の応援調整：スキル情報を可視化し、柔軟に人員を融通できる体制を整える
レポートの自動化：荷主への報告業務を自動化し、管理工数を削減する
これらを実現するには、クラウド型の人員管理システムの導入が効果的です。自社の課題に合ったシステムを選定し、段階的に導入を進めていきましょう。
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