IT資産管理の始め方｜ひとり情シスでもできるツール選定と運用ルールIT資産管理の基本とひとり情シスでも運用可能なツール選定・運用ルール策定の方法を解説

IT資産管理は「まずExcel台帳で始める」のではなく、管理対象の分類→運用ルール策定→ツール選定の順番で進めることが、ひとり情シスでも継続可能な運用の鍵になる

「社内のPCが何台あるか正確に把握できていない」「ソフトウェアのライセンス数と実際のインストール数が合っているか分からない」「退職者のPCが倉庫に眠ったまま放置されている」。IT資産管理の課題を抱えながら、日々のヘルプデスク対応に追われて手が回らないひとり情シスは多いです。

本記事の要点： IT資産管理で押さえるべき3つの管理対象（ハードウェア・ソフトウェア・契約ライセンス）、ひとり情シスが現実的に運用を回すための4ステップ、ツール選定の3つの判断基準、運用を形骸化させないための仕組みづくりを解説します。

IT資産管理とは何か——管理対象の3分類

IT資産管理とは、企業が保有するIT関連の資産を調達から廃棄までのライフサイクル全体を通じて適切に管理することです。管理対象は大きく3つに分類されます。

ハードウェア

PC、サーバー、スマートフォン、タブレット、プリンタ、ネットワーク機器（ルーター、スイッチ）、USBメモリなどの物理的なIT機器です。各機器について、資産管理番号、機種名、スペック、購入日、利用者、設置場所、保証期限を管理します。

ソフトウェア

OS、業務アプリケーション、セキュリティソフトなど、各端末にインストールされているソフトウェアです。バージョン情報とインストール先端末の紐づけを管理します。ソフトウェアのバージョンが古いまま放置されると、セキュリティホールの温床になります。

契約・ライセンス

ソフトウェアのライセンス契約、SaaS・クラウドサービスの利用契約、保守契約、リース契約などです。契約数と実際の利用数の乖離がないかを管理することが特に重要です。ライセンス違反が発覚した場合、ソフトウェアベンダーから著作権侵害で訴えられるリスクがあるため、コンプライアンスの観点からも管理が不可欠です。

ひとり情シスでもできるIT資産管理4ステップ

ひとり情シスがIT資産管理を始める場合、いきなり高機能なツールを導入するのではなく、以下の4ステップで段階的に進めることを推奨します。

ステップ1：現状棚卸し（全IT資産の洗い出し）

最初に行うべきは、自社にどのようなIT資産がどれだけ存在するかの「現状把握」です。情シスだけで完結させようとせず、経理部門の固定資産台帳やリース契約書を確認し、各部署にもヒアリングして全社横断で情報を収集します。PCなどのハードウェアには物理的に管理ラベル（資産管理番号のシール）を貼付し、実物と台帳を紐づけてください。管理番号は「PC-001」「SV-001」のように種別ごとに通し番号を振るルールを事前に決めておくと、台帳上での検索・識別が容易になります。初回の棚卸しはPC50台規模で2〜3日程度が目安です。リモートワーク端末など社外に持ち出されている機器は、部門長経由で利用者にリスト提出を依頼する方法が効率的です。

ステップ2：管理台帳の作成

棚卸し結果をもとに管理台帳を作成します。台帳はスプレッドシート（GoogleスプレッドシートやExcel）で始めて構いません。最低限記載すべき項目は、資産管理番号、資産種別（PC／サーバー／スマホ等）、機種名・スペック、利用者、設置場所・部署、購入日・保証期限、ステータス（利用中／保管中／廃棄済み）の7項目です。この時点ではツール導入より「台帳を作って運用ルールを決める」ことを優先してください。

ステップ3：運用ルールの策定

台帳を作っただけでは半年後に情報が古くなります。IT資産のライフサイクルの各場面で台帳を更新するルールを策定します。具体的には、新規調達時にキッティング段階で管理ラベル貼付＋台帳登録を行うこと、従業員の入社・異動・退職時に台帳の利用者情報を更新すること、退職者のPCは確実に回収しデータ消去後に台帳ステータスを変更すること、年2回（最低年1回）の棚卸しで実物と台帳の突合を行うことを明文化します。

ステップ4：ツール選定と導入

運用ルールが固まり、スプレッドシートでの管理に限界を感じた段階で、IT資産管理ツールの導入を検討します。ツールのメリットは、各端末にエージェント（常駐プログラム）をインストールすることで、端末スペック・インストールソフト・パッチ適用状況などの情報を自動収集できる点です。スプレッドシートの手入力と比較して、情報の正確性と鮮度が格段に向上します。クラウド型のIT資産管理ツールであれば、月額数百円〜数千円/台程度から始められるものも多く、無料トライアルを提供しているベンダーも複数あります。まずは無料トライアルで自社の管理対象と運用ルールにフィットするか検証してから導入判断を行ってください。

ツール選定の3つの判断基準

IT資産管理ツールを選定する際の判断基準を3つ解説します。

1つ目は「オンプレミス型かクラウド型か」です。オンプレミス型は社内にサーバーを設置して運用するため、セキュリティ要件が厳しい企業に適しています。一方、クラウド型はサーバー構築・運用が不要で、初期費用を抑えて始められるため、ひとり情シスにはクラウド型が現実的です。

2つ目は「管理対象の範囲」です。ツールによって、PCのみ対応、PC＋スマホ対応、PC＋スマホ＋SaaS対応と管理範囲が異なります。自社の管理対象と照らし合わせて、必要な範囲をカバーするツールを選んでください。将来的にSaaS管理も統合したい場合は、SaaS連携機能を持つツールを選定しておくと二重投資を避けられます。

3つ目は「サポート体制」です。ひとり情シスの場合、ツールの設定やトラブル対応を社内で相談できる人がいません。ベンダーのサポート体制（問い合わせ対応の速さ、導入支援の有無、運用マニュアルの充実度）は極めて重要な選定基準です。無料トライアル期間中にサポートの質を確認することを推奨します。具体的には、トライアル中に意図的に問い合わせを行い、回答までの所要時間と回答の正確さを確認してください。ひとり情シスにとって、ベンダーのサポートは事実上の「もう1人の情シス」であり、ツールの機能よりもサポート品質で選ぶほうが長期的な運用安定につながるケースも少なくありません。

運用を形骸化させない仕組みづくり

IT資産管理の最大の課題は「導入したが誰も使わなくなる」ことです。特にひとり情シスの場合、担当者が異動・退職すると運用が完全に止まるリスクがあります。GXOの支援現場でも、ツールは導入したが運用ルールが形骸化し、台帳と実態が乖離したまま放置されていたケースを数多く見てきました。

形骸化を防ぐために有効な仕組みが2つあります。1つ目は「運用マニュアルの整備」です。台帳の更新手順、棚卸しの実施方法、ツールの基本操作をマニュアル化し、担当者以外の誰でも最低限の運用ができる状態にしてください。2つ目は「棚卸し結果の経営層報告」です。年1〜2回の棚卸し結果を「IT資産保有台数」「遊休資産数」「ライセンス過不足」「次年度調達計画」として経営層に報告する仕組みを作ると、IT資産管理が経営課題として認識され、担当者1人に閉じた業務ではなくなります。

なお、台帳整備・ツール導入・運用定着までを自社だけで完結させることが難しい場合は、外部パートナーへのアウトソーシングも有効な選択肢です。初期の棚卸し作業だけ外部に委託し、運用は自社で回す「スポット支援」も可能です。

まとめ

IT資産管理は、管理対象の3分類（ハード・ソフト・契約）を理解し、現状棚卸し→台帳作成→運用ルール策定→ツール導入の4ステップで段階的に進めるのが、ひとり情シスにとって最も現実的なアプローチです。ツール導入ありきではなく、まず運用ルールを固め、スプレッドシート管理の限界を感じた時点でツールに移行する順番が継続可能な運用の鍵です。

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