結論から言うと、補助金の確定検査で準備するのは、領収書を並べたファイルだけではありません。交付決定時に認められた計画、見積・契約・納品・検収・支払、実績報告で申告した成果物、当日確認できるシステムが、一つの案件としてつながる状態を作ります。システム案件では、画面を開けない、検収版と本番版の境界を説明できない、開発会社しか管理者権限を持たない、といった実装側の不備が当日に表面化します。
確定検査の方法は一律ではありません。法令上は実績報告書等の書類審査に加え、必要に応じて現地調査等を行い、交付決定の内容と条件に適合するかを調べて額を確定します。各制度では、原本、写真、スクリーンショット、オンラインでの画面提示、現地での稼働確認について異なる説明があります。『別の補助金で通った写真だから今回も使える』とは判断せず、自社の制度・公募回・事務局案内を正本にしてください。
この記事の12項目と60分模擬検査は、公式の採点表ではなく、GXOがシステム案件の説明不能を事前に見つけるための実務基準です。補助対象可否、減額、是正、返還をGXOが確定するものではありません。制度判断は事務局と必要な専門家へ確認し、GXOは要件、成果物、画面、ログ、権限、証拠IDの再現性を技術面から整理します。期限や証憑も不安な場合は、先に実績報告の減額リスクを確認してください。
補助金の確定検査では何を見られるのかリンク
確定検査の直接回答は、『実績報告に書かれた補助事業の成果と経費が、交付決定の内容・条件に適合しているか』です。補助金適正化法第15条は、実績報告書等の書類審査と必要に応じた現地調査等を行い、適合すると認めたときに交付すべき補助金額を確定すると定めています。適合しない場合には、同法第16条に基づく是正措置があり得ます。
実務では、制度・公募回・案件の状況に応じて、証拠書類、補助対象物、導入場所、成果物、稼働状況、取引先や外注先との関係などが確認対象になります。新事業進出補助金の現行手引きは、実績報告後の確定検査で書類審査と現地調査を行うことがあり、必要に応じて取引先や請負先等へ調査を行う場合があると説明しています。
『確定検査は必ず現地訪問』『提出後は必ず画面共有』とは限りません。通知された方法、対象資料、日時、参加者、提示環境を確認し、不明点は事務局へ質問します。GXOの12項目は準備漏れを見つける内部点検であり、公式の必要書類を追加・代替するものではありません。
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| 層 | 主な確認対象 | システム案件の証拠 | 経営者の確認 |
|---|---|---|---|
| 1 計画・条件 | 交付決定、申請、変更承認、期限 | 要件ID、計画版、変更ID | 実装版との差分を承認済みか |
| 2 取引・会計 | 見積、発注、契約、請求、支払、帳簿 | 契約範囲、工数、成果物との対応 | 金額・相手先・日付が一致するか |
| 3 成果物・検収 | 納品、仕様、テスト、検収、写真 | リリース版、受入結果、検収者 | 何を合格としたか説明できるか |
| 4 実在・稼働 | 設置、利用、機能、管理状況 | 画面、ログ、URL、権限、構成 | 当日に安全に再現できるか |
実績報告・確定検査・額の確定・後日の監査を分けるリンク
実績報告は、補助事業をどう実施し、どの経費と成果が生じたかを所定の様式・証拠で報告する工程です。確定検査は、その報告と実態の適合を審査・調査する工程です。額の確定後に精算払請求を行い、補助金が支払われる制度例があります。提出、検査、額確定、入金を同じ日と考えないでください。
省力化投資補助金（一般型）の公式フローと電子申請マニュアルは、実績報告、確定検査・必要に応じた現地調査、額の確定、精算払請求、支払という段階を示しています。報告に差戻しがあれば修正し、検査で確認事項があれば速やかに回答する必要があります。
額の確定・入金が終わっても、証拠保存、事業化状況・効果報告、財産処分、報告・立入検査等の義務が残ることがあります。当日だけを乗り切るために原本を加工したり、検査後に環境・ログをすぐ消したりしないでください。監査証跡10項目と事業化状況報告のKPI台帳へ同じ証拠IDを引き継ぎます。
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| 工程 | 手続ID例 | 完了の証拠 | 次工程へ残すもの |
|---|---|---|---|
| 実績報告 | PERF | 受付・提出内容・証拠ID | 提出版と差戻し履歴 |
| 確定検査 | INSPECT | 通知、提示一覧、質問・回答ログ | 指摘、追加提出、回答根拠 |
| 額の確定・請求 | FIX/PAY | 額確定通知、請求、入金 | 確定額、対象外差分 |
| 後続報告・監査 | COMM/AUDIT | 年次報告、保存・閲覧ログ | 版・保存満了日・責任者 |
確定検査当日のチェック12項目リンク
12項目は、資料が『ある』かではなく、検査担当者の質問から証拠へ迷わず到達できるかで判定します。各項目に案件ID・証拠ID、正本の保管先、提示担当、確認日、未解決事項を付けます。URLだけ、担当者の記憶だけ、開発会社から聞いたという説明だけでは合格にしません。
合格は、交付決定時の計画から実際の支払・成果物・稼働までを同じIDで追え、資料の版と日付が読み取れ、提示者以外が説明を再現できる状態です。条件付きは、資料はあるが版・権限・差分説明のいずれかが未確認。不合格は、原本または実体に到達できない状態です。
不合格を見つけても、過去の日付で書類を作り直したり、画面やログを検査用に改変したりしてはいけません。欠落・差異をそのまま台帳へ記録し、回収できる技術証拠と、事務局判断が必要な事項を分けます。
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| 項目 | 当日に開くもの | 合格条件 | よくある停止原因 |
|---|---|---|---|
| 1 制度指紋 | 制度、公募回、交付決定番号、適用手引き | 自社案件へ適用する版を特定 | 最新版だけを見て公募回を未確認 |
| 2 交付決定・条件 | 交付決定通知、申請、補助対象経費 | 対象範囲・期間・条件を説明 | 採択時資料と交付決定版を混同 |
| 3 変更承認 | 計画変更、軽微変更、照会回答 | 実装差分に承認根拠がある | 口頭相談だけで仕様を変更 |
| 4 帳簿・経理 | 補助元帳、仕訳、取引先、経費区分 | 証憑と同じ金額・相手先へ到達 | 一式計上で機能との対応がない |
| 5 取引証憑 | 見積、相見積、発注、契約、納品、請求、支払 | 日付・品目・金額を時系列照合 | 書類間で名称・日付・金額が不一致 |
| 6 支払原本 | 通帳、振込記録、口座・支払日 | 補助事業者から期限内支払を確認 | ネット銀行の表示権限がない |
| 7 要件・仕様 | 要件定義、仕様、WBS、機能一覧 | 計画・見積・成果物とID接続 | 最新版しかなく交付時点を復元不能 |
| 8 納品版 | リリース番号、タグ、成果物、構成図 | 実績報告・検収の版を固定 | 本番が更新され納品版が不明 |
| 9 テスト・検収 | 受入テスト、不具合、承認、検収書 | 合否基準・検収者・日付を説明 | 画面確認だけで基準と結果がない |
| 10 写真・画面 | 制度指定の写真、画面、台帳 | 対象物・場所・時点・機能を特定 | 別制度の形式や古い画面を流用 |
| 11 稼働・利用 | 安全なデモ、ログ、利用者、処理結果 | 対象機能を手順どおり再現 | 本番データ、権限、外部連携で停止 |
| 12 説明・回答ログ | 担当表、質問票、追加提出、回答期限 | 事実・制度判断・技術説明を分担 | 全質問を一人が記憶で回答 |
システムの実在を画面・成果物・ログで再現するリンク
システム案件は、機械の型番や設置写真だけでは成果の範囲を示しにくいため、要件ID、機能、URL・環境、リリース版、受入テスト、検収、稼働画面、処理結果、ログを接続します。新事業進出補助金の現行実績報告ガイドは、システム構築について機能の実装確認、要件定義資料、WBS等を求める場合があると説明しています。
当日の実演は、検査通知と事務局案内を確認したうえで、読み取り専用または検査用の権限、個人情報をマスクしたデータ、外部送信を止めた手順を用意します。本番で請求、メール、在庫、決済を誤作動させてはいけません。事前に対象機能、入力、期待結果、証拠ログ、戻し方を一枚のランブックへ置きます。
画面が現在の本番版へ更新されている場合は、検収時点の版を上書きして隠しません。検収版のタグ・バックアップ・スクリーン記録と、現在版への変更履歴を並べ、どの機能が補助事業の成果かを説明します。ソースコード全体の開示が必要と自己判断せず、通知された確認範囲と契約・秘密情報を照合します。
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| 順番 | 準備 | 合格条件 | 安全停止線 |
|---|---|---|---|
| 1 対象 | 要件ID、対象機能、検収版 | 申請・見積・検収と一致 | 対象外機能を混ぜない |
| 2 環境 | 本番・検証、URL、版、時刻 | 提示環境を明記 | 無断で本番設定を変更しない |
| 3 権限 | 読取・デモ用アカウント | 必要最小権限でログイン | 共有管理者ID・秘密鍵を見せない |
| 4 データ | マスク済み入力、期待結果 | 個人・取引情報を保護 | 実在顧客へ通知・請求しない |
| 5 証跡 | 処理結果、監査ログ、画面、時刻 | 操作と結果を証拠IDへ保存 | 検査用にログを改変しない |
| 6 復旧 | 終了、ログアウト、設定復元 | 外部連携・一時権限を戻す | 一時アカウントを放置しない |
写真・スクリーンショット・現地確認は制度ごとに違うリンク
写真や画面の提出形式は、制度名だけでなく公募回、経費区分、対象物、事務局からの追加指示で変わります。省力化一般型の現行実績報告手引きは、システム構築費の該当説明で、計画・仕様に沿ってシステムを起動し、その画面を写真撮影するよう求め、スクリーンショットや画面キャプチャは不可としています。
一方、新事業進出補助金の現行実績報告ガイドは、システムのログイン画面、管理者画面、実装機能の画面キャプチャ例を示し、写真を提出できない場合には現地またはオンラインで実際のシステム画面を提示するよう案内しています。同じシステム経費でも、他制度の提出形式を流用しないことが重要です。
ものづくり補助金の現行実績報告資料等作成マニュアルは、中間監査・確定検査等の現地確認で、帳簿を含む経理証拠書類の原本を確認し、原本確認ができない場合は原則として補助対象外となり得る旨を説明しています。ただし、当初から電子データとして存在するものは例外と記載されています。紙を印刷すれば常に原本、PDFなら常に不可という意味ではありません。
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| 制度例 | 公式資料の記載例 | 自社での確認 | 禁止する流用 |
|---|---|---|---|
| 省力化一般型 | 起動中の画面を写真撮影、該当箇所ではキャプチャ不可 | 公募回・経費区分・手引きページ | 他制度のスクリーンショットだけを提出 |
| 新事業進出 | 画面キャプチャ例、写真不可時の現地・オンライン提示 | 対象機能・必要画面・追加資料 | 別制度の写真要件をそのまま適用 |
| ものづくり | 現地確認時の経理証拠原本、当初電子データの例外 | 原本性、帳簿、保存形態、通知 | 印刷物を一律に原本と扱う |
60分の模擬確定検査で止まる場所を見つけるリンク
模擬検査は、実績報告の作成者ではない役員または責任者が質問者になり、証拠IDを一つ選んで、交付決定から稼働画面までを60分で追うテストです。60分は制度上の検査時間ではなく、GXOが社内の属人性、権限不足、版の断絶を見つけるための実務基準です。
最初から12項目全部を完璧に読み上げるのではなく、金額の大きい経費、計画変更した機能、外注比率の高い工程、検収後に更新した画面から一つを選びます。質問者は『どの交付決定項目か』『誰へ何を発注したか』『どの版を検収したか』『いま実在するか』を順に聞きます。
停止した時刻、質問、最後に開けた証拠、必要な権限、回答責任者を記録します。模擬検査で不一致が出たこと自体を失敗にせず、当日までに回収できるもの、説明書を作るもの、事務局へ確認するものへ振り分けます。
60分模擬確定検査の8ステップ
0〜5分：制度、公募回、交付決定番号、検査通知、適用資料の版を特定する
5〜12分：対象経費を交付決定・変更承認・補助元帳から一つ選ぶ
12〜20分：見積、発注、契約、納品、請求、支払を証拠IDで追う
20〜28分：要件ID、仕様、WBS、納品版、リリース番号を照合する
28〜36分：受入テスト、不具合対応、検収者、検収日を説明する
36〜46分：制度指定の写真・画面と現在の実装を比較する
46〜54分：安全なアカウントで対象機能と処理結果・ログを再現する
54〜60分：差異、追加資料、責任者、回答期限、事務局照会を記録する
書類・画面・金額が違うときの4分岐リンク
差異が見つかったら、古い資料を最新版へ差し替えて消すのではなく、①一致、②説明できる版・日付差、③証拠欠落だが回収可能、④制度判断が必要、の4つへ分けます。差異台帳には、比較した二つの正本、差異内容、発生日、変更・承認根拠、金額・期限への影響、担当者を記録します。
説明できる版差とは、承認済み変更ID、リリース履歴、テスト、検収、実績報告版がつながる状態です。『開発中によくある変更だった』『事務局へ電話したはず』だけでは根拠になりません。メール、申請画面、承認通知、議事録等の当時資料を保存します。
証拠欠落時は、過去の日付へ遡った書類作成やログの捏造をせず、当時のメール、リポジトリ、クラウド監査ログ、バックアップ、請求・振込データ等を保全します。代替資料として採用できるか、補助対象・確定額・是正へどう影響するかは事務局と必要な専門家へ確認します。ベンダー引継ぎ12点も使い、契約終了前に回収してください。
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| 分岐 | 状態 | 行動 | 停止線 |
|---|---|---|---|
| A 一致 | 計画・取引・成果・稼働が一致 | 証拠IDと確認日時を固定 | 検査後に原本を上書きしない |
| B 説明可能 | 版・日付・表示に差、承認根拠あり | 変更IDと前後版を並べる | 最新版だけを正本にしない |
| C 回収可能 | 一部欠落、周辺証拠・保管先あり | 読取保全し回収ログを残す | 過去日付の書類を新規作成しない |
| D 公式判断 | 対象可否・代替・是正への影響が不明 | 質問票と証拠一覧で照会 | 自社・開発会社だけで結論を出さない |
72時間前から当日までの役割分担リンク
確定検査の通知を受けたら、経営者、制度担当、経理、事業部、システム担当、開発会社の役割を一枚にします。経営者は事実と未解決リスクを承認し、制度担当は通知・公式資料・事務局照会を管理し、経理は帳簿・証憑・支払原本を提示します。
システム担当と開発会社は、要件・成果物・版・テスト・稼働環境・権限を準備します。開発会社へ丸投げせず、補助事業者自身が資料へ到達できることを確認します。開発会社が参加できない場合でも、社内担当者が安全な手順で画面を開き、問い合わせ窓口へつなげる状態を作ります。
72時間前は最終書類を作り始める期限ではなく、模擬検査で見つけた停止点を閉じる確認点です。原本回収や事務局判断が間に合わない場合は、隠さず未解決一覧へ載せ、連絡方法・回答責任者・見込み時刻を決めます。期限切迫や証憑欠落は補助事業レスキュー窓口で案件状態から整理できます。
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| 時点・作業 | 実行R | 承認A | 相談C | 共有I |
|---|---|---|---|---|
| 72時間前・12項目の欠落確定 | 制度担当 | 経営者 | 経理・システム・開発会社 | 事業部・士業 |
| 48時間前・証憑と差異回答 | 経理・制度担当 | 経営者 | 事務局・必要な専門家 | システム・開発会社 |
| 24時間前・画面再現と安全確認 | システム担当 | 事業責任者 | 開発会社・GXO | 制度担当・経営者 |
| 当日・事実説明と資料提示 | 各資料の正本責任者 | 経営者 | 事務局・士業・開発会社 | 参加者 |
| 当日後・指摘と追加提出管理 | 制度担当 | 経営者 | 経理・システム・専門家 | 関係者 |
指摘を受けたら質問・事実・判断・対応を分けるリンク
検査中に分からない質問を受けたら、推測で即答しません。質問の原文、対象経費・機能、求められた資料、回答期限、質問者、社内責任者を記録し、『確認して回答します』と事実確認へ戻ります。回答ログは口頭回答だけで終わらせず、根拠の証拠IDと提出版を残します。
指摘は、質問、確認済み事実、未確認事実、制度上の判断、技術対応へ分けます。システム担当が補助対象可否や減額を約束せず、制度担当が技術的な復元可能性を断定しません。省力化一般型の現行手引きも、確定検査で確認事項や指示があった場合は速やかに対応するよう案内しています。
追加資料を作る場合は、作成日、作成者、参照した当時資料、推定の有無を明記します。元の証拠を加工して差し替えず、原本、提出版、追加説明版を分けます。是正・補助対象外・返還等の結論は通知と公式回答を正にし、経営会議では資金・納期・契約への影響を別途評価します。
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| 列 | 記録 | 責任者 | 避けること |
|---|---|---|---|
| 質問 | 原文、日時、対象、期限 | 制度担当 | 解釈だけを記録 |
| 事実 | 確認済み・未確認、証拠ID | 正本保有部門 | 推測を事実として回答 |
| 制度判断 | 根拠条項、事務局回答、専門家確認 | 補助事業者 | 開発会社が可否を断定 |
| 技術対応 | 復元、出力、権限、所要時間 | システム担当 | 本番・原本を無断変更 |
| 提出 | 版、提出者、日時、受付 | 制度担当 | メール添付だけで版不明 |
GXOへ相談する前の1ページ準備票リンク
相談時は『確定検査が不安』だけでなく、制度名、公募回、交付決定番号、実績報告日、検査予定、通知された方法、対象経費、変更の有無、開発会社、システム環境、欠けている資料を一枚にしてください。制度上の質問と、技術で再現・回収できる事項を初回から分けられます。
GXOは、12項目のギャップ確認、交付決定版と実装版の差分、証拠ID、リリース版、要件・WBS、テスト・検収、画面再現、ログ・権限、ベンダーへの回収依頼、模擬検査を一次判定します。制度上の必要書類、提出形式、対象可否、額確定・是正は、事務局と必要な専門家の確認を前提にします。
検査まで時間がない、開発会社しか管理画面を開けない、納品版が分からない、写真・画面の形式が不明という案件は、分かる資料だけで案件受付フォームへ進んでください。最初に不可逆な変更を止め、回収・再現・公式確認の順番を整理します。
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| 欄 | 記入内容 | 添付・確認先 |
|---|---|---|
| 制度指紋 | 制度、公募回、番号、適用手引き | 交付決定通知、公式URL、版 |
| 検査通知 | 日時、方法、場所、対象、参加者 | 通知、事務局メール、質問回答 |
| 経費・証憑 | 金額、相手先、変更、欠落 | 補助元帳、証拠ID一覧 |
| システム | 環境、版、機能、URL、権限 | 構成図、要件、WBS、リリース |
| 検収・稼働 | テスト、検収、写真、画面、ログ | 受入結果、ランブック |
| 希望支援 | 回収、差分、画面、模擬検査、回答整理 | 期限、担当者、停止中の項目 |
よくある質問リンク
補助金の確定検査は必ず現地で行われますか？
必ず現地とは限りません。法令は書類審査と必要に応じた現地調査等を定め、具体的な方法は制度・公募回・案件・事務局通知で異なります。自社へ届いた通知と公式資料を確認してください。
確定検査ではどの書類を用意すればよいですか？
一律のリストでは決められません。交付決定、変更承認、帳簿・経理、見積から支払までの証憑、要件・成果物・テスト・検収、写真・画面・稼働証跡などを、自社制度の手引きと通知に照らします。この記事の12項目は内部点検です。
システムはスクリーンショットを出せば確認できますか？
制度横断では言えません。新事業進出補助金で画面キャプチャを示す資料がある一方、省力化一般型の該当説明ではシステムを起動した画面の写真を求め、スクリーンショット等を不可としています。自社の制度・公募回・経費区分を確認してください。
確定検査に開発会社も同席した方がよいですか？
通知・事務局案内と契約範囲を確認してください。同席の有無にかかわらず、補助事業者自身が証拠とシステムへ到達できることが重要です。技術質問の窓口、接続方法、回答期限を事前に決めます。
納品時のシステムと現在の画面が違う場合はどうしますか？
現在版へ合わせて過去資料を上書きせず、検収版のタグ・バックアップ・画面・テストと、現在版までの変更履歴を並べます。変更承認や制度上の扱いが不明なら、差異台帳を作って事務局へ確認してください。
書類やログがないことに気づいたら、今から作ってよいですか？
過去の日付へ遡った作成やログ改変は避けます。欠落を記録し、当時のメール、リポジトリ、監査ログ、バックアップ、請求・振込等を読み取り保全します。追加説明は作成日・根拠・推定の有無を明示し、採用可否を事務局等へ確認します。
確定検査で指摘を受けたら、すぐ補助金が減額されますか？
指摘だけで結果を一律に断定できません。質問、追加資料、確認済み事実、制度判断、技術対応を分け、通知された期限までに根拠を付けて回答します。額の確定・是正等は事務局の正式な通知を正にしてください。
出典・公式情報リンク
- 確認 2026-07-23
- 確認 2026-07-23
- 確認 2026-07-23
- 確認 2026-07-23
- 確認 2026-07-23
- 中小企業省力化投資補助事業（一般型）実績報告 電子申請マニュアル確認 2026-07-23
実績報告から確定検査、額確定、精算払請求、支払までの手続段階
2025年10月31日版（2025年12月23日改訂）／PDF P.4「実績報告の流れ」
- 中小企業省力化投資補助事業（一般型）実績報告の手引き確認 2026-07-23
システムの画面写真、計算資料・成果、確定検査と現地調査の制度固有例
2025年10月31日版（2026年7月1日改訂）／PDF P.13〜16、P.28、P.30、P.36、P.42
- 確認 2026-07-23
- 確認 2026-07-23
制度の要件・金額・期限は年度や公募回で変わります。最終更新日（2026-07-23）時点の公式情報に基づいて執筆していますが、申請・契約の前に必ず公式サイトで最新情報をご確認ください。
この記事の更新履歴
- 初版。確定検査の4層、当日チェック12項目、3制度の提示方法比較、60分模擬検査、差異4分岐、72時間前の役割表を公開