製造業の受発注管理をExcelや紙の伝票で運用している企業は多い。属人化した入力ルール、転記ミス、在庫数の不一致――こうした問題を解消するためにシステム化を検討するものの、「開発会社に何をどう伝えればいいか分からない」という壁にぶつかるケースが後を絶たない。本記事では、製造業の情シス担当者が開発会社に提出するRFP（提案依頼書）の書き方を、テンプレート付きで解説する。

そもそもRFPとは何か

RFP（Request for Proposal）は、「こういうシステムが欲しいので提案してください」と開発会社に依頼するための文書だ。口頭やメールだけで要件を伝えると、開発会社ごとに解釈が異なり、見積金額がバラバラになる。RFPを作成することで、複数社から同じ条件で見積もりを取れるようになる。

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製造業の受発注RFPに書くべき7項目

1. プロジェクト概要

項目記載内容の例
目的Excel受発注の脱却、転記ミスの削減、在庫精度の向上
対象拠点本社＋工場2拠点
利用者数営業15名、工場10名、経理3名
稼働時期2027年4月（来期始め）
予算感500万〜1,000万円（提示しない場合は「上限未定」でも可）

2. 現状の業務フロー

Excel管理の現状を図や表で示す。「どの部署が」「何を」「どの順番で」やっているかを書くだけで、開発会社の理解度は格段に上がる。

3. 必要な機能（Must / Want）

機能Must/Want補足
受注登録・一覧Must品番・数量・納期・単価を管理
発注登録・一覧Must仕入先マスタとの連携
在庫管理Must入出庫のリアルタイム反映
出荷指示・実績管理Must工場向け出荷指示書の自動生成
請求書発行Want既存の会計ソフトとのCSV連携でも可
ダッシュボードWant売上推移・在庫回転率の可視化
バーコード/QRコード読取Want入出庫時のスキャン対応

4. 非機能要件

  • 稼働時間：平日8:00〜20:00（工場の操業時間に合わせる）
  • 同時接続数：最大30名
  • データ保持期間：7年（法定保存期間）
  • セキュリティ：SSL/TLS通信、IPアドレス制限、二要素認証

5. 既存システムとの連携

連携先連携方式備考
会計ソフト（弥生/freee等）CSV出力月次の売上・仕入データ
生産管理システムAPI or CSV生産計画との自動連携が理想
メール/チャット通知連携受注時にSlack通知等

6. 提案依頼事項

開発会社に対して、以下の回答を求める旨を明記する。

  • 推奨するシステム構成（クラウド/オンプレミス）
  • 概算見積（初期費用＋月額費用の内訳）
  • 開発スケジュール
  • 保守・運用体制と費用
  • 類似プロジェクトの実績

7. 選定スケジュール

フェーズ期間
RFP送付2026年5月
提案書受領2026年6月
プレゼン・質疑2026年6月下旬
ベンダー決定2026年7月
開発開始2026年8月

RFP作成時の3つの注意点

1. 解決策ではなく「課題」を書く 「データベースはPostgreSQLで」と技術指定するのではなく、「転記ミスを月20件削減したい」と課題を書く。技術選定は開発会社の専門領域だ。

2. 予算感は隠さない方がよい 「500万〜1,000万円」とレンジで提示すれば、開発会社は予算に合った提案ができる。予算を伝えないと、1,500万円の提案が3社から届いて比較にならない、ということが起きる。

3. 最低3社に送る 1社だけでは比較ができず、2社では判断に迷う。3社あれば費用・提案内容の「相場感」が掴める。

関連記事：製造業の受発注システム導入費用と機能比較

まとめ

製造業の受発注システムRFPは、「7項目を埋める」だけで最低限の形になる。完璧な文書を目指す必要はない。課題と業務フローを正直に伝えれば、良い開発会社は不足部分をヒアリングで補ってくれる。まずは本記事のテンプレートに沿って、自社の現状を書き出すところから始めてほしい。

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GXO実務追記: レガシー刷新で発注前に確認すべきこと

この記事のテーマは、単なるトレンド紹介ではなく、現行調査、刷新範囲、段階移行、ROI、ベンダー切替リスクを決めるための検討材料です。検索で情報収集している段階でも、発注前に次の観点を整理しておくと、見積もりのブレ、手戻り、ベンダー依存を減らせます。

まず決めるべき3つの論点

論点確認する内容未整理のまま進めた場合のリスク
目的売上拡大、工数削減、リスク低減、顧客体験改善のどれを優先するか成果指標が曖昧になり、PoCや開発が終わっても投資判断できない
範囲対象部署、対象業務、対象データ、対象システムをどこまで含めるか見積もりが膨らむ、または重要な連携が後から漏れる
体制自社責任者、現場担当、ベンダー、保守運用者をどう置くか要件確認が遅れ、納期遅延や品質低下につながる

費用・期間・体制の目安

フェーズ期間目安主な成果物GXOが見るポイント
事前診断1〜2週間課題整理、現行確認、投資判断メモ目的と範囲が商談前に整理されているか
要件定義 / 設計3〜6週間要件一覧、RFP、概算見積、ロードマップ見積比較できる粒度になっているか
PoC / MVP1〜3ヶ月検証環境、効果測定、リスク評価本番化判断に必要な数値が取れるか
本番導入3〜6ヶ月本番環境、運用設計、教育、改善計画導入後の運用責任と改善サイクルがあるか

発注前チェックリスト

  • [ ] 現行システムの機能、利用部署、データ、外部連携を一覧化したか
  • [ ] 保守切れ、属人化、障害頻度、セキュリティリスクを金額換算したか
  • [ ] 全面刷新、段階移行、SaaS置換、リホストの比較表を作ったか
  • [ ] 移行中に止められない業務と、止めてもよい業務を分けたか
  • [ ] 既存ベンダー依存から抜けるためのドキュメント/コード引継ぎ条件を決めたか
  • [ ] 稟議で説明する投資回収、リスク低減、保守費削減の根拠を整理したか

参考にすべき一次情報・公的情報

上記の一次情報は、社内稟議やベンダー比較の根拠として使えます。一方で、公開情報だけでは自社の現行システム、業務フロー、データ状態、予算制約までは判断できません。記事で一般論を把握した後は、自社条件に落とした診断が必要です。

GXOに相談するタイミング

次のいずれかに当てはまる場合は、記事を読み進めるだけでなく、早めに相談した方が安全です。

  • 見積もり依頼前に、要件やRFPの粒度を整えたい
  • 既存ベンダーの提案が妥当か第三者視点で確認したい
  • 補助金、AI、セキュリティ、レガシー刷新が絡み、判断軸が複雑になっている
  • 社内稟議で費用対効果、リスク、ロードマップを説明する必要がある
  • PoCや診断で終わらせず、本番導入と運用改善まで進めたい

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※ 初回相談では営業資料の説明よりも、現状・課題・判断材料の整理を優先します。

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