RFP・要件定義

製造業の受発注システムRFPの書き方｜開発会社に伝えるべき要件と見積依頼テンプレート

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QUICK CHECK

本文を読みながら、自社で進めるべきか、相談前に何を整理するかを確認できます。

GXO COLUMN

システム開発

製造業の受発注管理をExcelや紙の伝票で運用している企業は多い。属人化した入力ルール、転記ミス、在庫数の不一致――こうした問題を解消するためにシステム化を検討するものの、「開発会社に何をどう伝えればいいか分からない」という壁にぶつかるケースが後を絶たない。本記事では、製造業の情シス担当者が開発会社に提出するRFP（提案依頼書）の書き方を、テンプレート付きで解説する。

そもそもRFPとは何か

RFP（Request for Proposal）は、「こういうシステムが欲しいので提案してください」と開発会社に依頼するための文書だ。口頭やメールだけで要件を伝えると、開発会社ごとに解釈が異なり、見積金額がバラバラになる。RFPを作成することで、複数社から同じ条件で見積もりを取れるようになる。

関連記事：IT開発ベンダーの選び方とRFPテンプレート

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製造業の受発注RFPに書くべき7項目

1. プロジェクト概要

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項目	記載内容の例
目的	Excel受発注の脱却、転記ミスの削減、在庫精度の向上
対象拠点	本社＋工場2拠点
利用者数	営業15名、工場10名、経理3名
稼働時期	2027年4月（来期始め）
予算感	500万〜1,000万円（提示しない場合は「上限未定」でも可）

2. 現状の業務フロー

Excel管理の現状を図や表で示す。「どの部署が」「何を」「どの順番で」やっているかを書くだけで、開発会社の理解度は格段に上がる。

受注 → 営業がExcelに手入力 → 工場へメール転送 → 工場が生産計画表に転記 → 出荷 → 経理が売上計上

3. 必要な機能（Must / Want）

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機能	Must/Want	補足
受注登録・一覧	Must	品番・数量・納期・単価を管理
発注登録・一覧	Must	仕入先マスタとの連携
在庫管理	Must	入出庫のリアルタイム反映
出荷指示・実績管理	Must	工場向け出荷指示書の自動生成
請求書発行	Want	既存の会計ソフトとのCSV連携でも可
ダッシュボード	Want	売上推移・在庫回転率の可視化
バーコード/QRコード読取	Want	入出庫時のスキャン対応

4. 非機能要件

稼働時間：平日8:00〜20:00（工場の操業時間に合わせる）
同時接続数：最大30名
データ保持期間：7年（法定保存期間）
セキュリティ：SSL/TLS通信、IPアドレス制限、二要素認証

5. 既存システムとの連携

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連携先	連携方式	備考
会計ソフト（弥生/freee等）	CSV出力	月次の売上・仕入データ
生産管理システム	API or CSV	生産計画との自動連携が理想
メール/チャット	通知連携	受注時にSlack通知等

6. 提案依頼事項

開発会社に対して、以下の回答を求める旨を明記する。

推奨するシステム構成（クラウド/オンプレミス）
概算見積（初期費用＋月額費用の内訳）
開発スケジュール
保守・運用体制と費用
類似プロジェクトの実績

7. 選定スケジュール

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フェーズ	期間
RFP送付	2026年5月
提案書受領	2026年6月
プレゼン・質疑	2026年6月下旬
ベンダー決定	2026年7月
開発開始	2026年8月

RFP作成時の3つの注意点

1. 解決策ではなく「課題」を書く 「データベースはPostgreSQLで」と技術指定するのではなく、「転記ミスを月20件削減したい」と課題を書く。技術選定は開発会社の専門領域だ。

2. 予算感は隠さない方がよい 「500万〜1,000万円」とレンジで提示すれば、開発会社は予算に合った提案ができる。予算を伝えないと、1,500万円の提案が3社から届いて比較にならない、ということが起きる。

3. 最低3社に送る 1社だけでは比較ができず、2社では判断に迷う。3社あれば費用・提案内容の「相場感」が掴める。

関連記事：製造業の受発注システム導入費用と機能比較

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GXOの見解

システム開発の成否は開発会社選びの前に、業務要件、既存データ、運用責任、段階移行をどこまで整理できるかで決まる。

GXOは見積比較だけでなく、発注前の論点整理とRFP設計が手戻りと追加費用を減らすと見る。

GXOは、業務整理、要件定義、RFP、開発、保守、レガシー刷新まで接続できる形で支援します。

まとめ

製造業の受発注システムRFPは、「7項目を埋める」だけで最低限の形になる。完璧な文書を目指す必要はない。課題と業務フローを正直に伝えれば、良い開発会社は不足部分をヒアリングで補ってくれる。まずは本記事のテンプレートに沿って、自社の現状を書き出すところから始めてほしい。

RFPの書き方で迷ったら

GXOでは、製造業の受発注システム開発に多数の実績があります。RFPのレビュー、要件定義の壁打ち、概算見積のご相談も無料で承ります。「何から書けばいいか分からない」段階からでもお気軽にどうぞ。

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GXO実務追記: レガシー刷新で発注前に確認すべきこと

この記事のテーマは、単なるトレンド紹介ではなく、現行調査、刷新範囲、段階移行、ROI、ベンダー切替リスクを決めるための検討材料です。検索で情報収集している段階でも、発注前に次の観点を整理しておくと、見積もりのブレ、手戻り、ベンダー依存を減らせます。

まず決めるべき3つの論点

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論点	確認する内容	未整理のまま進めた場合のリスク
目的	売上拡大、工数削減、リスク低減、顧客体験改善のどれを優先するか	成果指標が曖昧になり、PoCや開発が終わっても投資判断できない
範囲	対象部署、対象業務、対象データ、対象システムをどこまで含めるか	見積もりが膨らむ、または重要な連携が後から漏れる
体制	自社責任者、現場担当、ベンダー、保守運用者をどう置くか	要件確認が遅れ、納期遅延や品質低下につながる

費用・期間・体制の目安

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フェーズ	期間目安	主な成果物	GXOが見るポイント
事前診断	1〜2週間	課題整理、現行確認、投資判断メモ	目的と範囲が商談前に整理されているか
要件定義 / 設計	3〜6週間	要件一覧、RFP、概算見積、ロードマップ	見積比較できる粒度になっているか
PoC / MVP	1〜3ヶ月	検証環境、効果測定、リスク評価	本番化判断に必要な数値が取れるか
本番導入	3〜6ヶ月	本番環境、運用設計、教育、改善計画	導入後の運用責任と改善サイクルがあるか

発注前チェックリスト

現行システムの機能、利用部署、データ、外部連携を一覧化したか
保守切れ、属人化、障害頻度、セキュリティリスクを金額換算したか
全面刷新、段階移行、SaaS置換、リホストの比較表を作ったか
移行中に止められない業務と、止めてもよい業務を分けたか
既存ベンダー依存から抜けるためのドキュメント/コード引継ぎ条件を決めたか
稟議で説明する投資回収、リスク低減、保守費削減の根拠を整理したか

参考にすべき一次情報・公的情報

上記の一次情報は、社内稟議やベンダー比較の根拠として使えます。一方で、公開情報だけでは自社の現行システム、業務フロー、データ状態、予算制約までは判断できません。記事で一般論を把握した後は、自社条件に落とした診断が必要です。

GXOに相談するタイミング

次のいずれかに当てはまる場合は、記事を読み進めるだけでなく、早めに相談した方が安全です。

見積もり依頼前に、要件やRFPの粒度を整えたい
既存ベンダーの提案が妥当か第三者視点で確認したい
補助金、AI、セキュリティ、レガシー刷新が絡み、判断軸が複雑になっている
社内稟議で費用対効果、リスク、ロードマップを説明する必要がある
PoCや診断で終わらせず、本番導入と運用改善まで進めたい