「RFPの書き方がわからない」「ベンダー各社の見積金額が10倍違う」「経営層に稟議が通らない」——情シス担当者から最も多い相談です。

RFP（Request for Proposal、提案依頼書）は、ベンダーから精度の高い見積を引き出し、社内稟議を通すための最重要文書です。本記事では、稟議を一発で通すRFPの10章構成と、各章の書き方を解説します。

目次

  1. RFPが果たす3つの役割
  2. 稟議を通すRFPの10章構成
  3. 章別の書き方とサンプル文面
  4. 避けるべき抽象表現と書き換え例
  5. ベンダー見積を比較可能にする条件揃え
  6. よくある質問
  7. 参考資料

RFPが果たす3つの役割

役割内容
ベンダーへの情報提供自社の状況・要件・期待値を伝える
見積精度の向上同じ条件で見積させることで比較可能に
社内稟議の根拠経営層・財務へのプロジェクト説明資料
3つの役割を同時に果たすRFPが「稟議が通るRFP」です。

稟議を通すRFPの10章構成

章内容推奨ページ数
1. プロジェクト概要目的・背景・期待効果2〜3
2. 自社の現状業務・システム・課題3〜5
3. プロジェクト要件機能・非機能・スコープ5〜10
4. 制約条件予算・期間・技術制約1〜2
5. 提案依頼事項ベンダーに求める提案内容2〜3
6. 評価基準採用判断の基準1〜2
7. スケジュール提案期限・選定スケジュール1
8. 提出方法・形式提案書フォーマット1〜2
9. 契約条件・ベンダー要件契約形態・実績要件1〜2
10. 機密保持NDA、情報取扱方針1
合計20〜30ページが目安です。

章別の書き方とサンプル文面

第1章：プロジェクト概要

第2章：自社の現状

第3章：プロジェクト要件

第4章：制約条件

第5章：提案依頼事項

第6〜10章

スケジュール、提出方法、契約条件、機密保持を簡潔に。

避けるべき抽象表現と書き換え例

NGOK
最新技術を活用したシステム2026年4月時点で5年以内の運用実績がある技術スタック
業務効率化を実現営業1人あたり月20時間の工数削減を実現
拡張性の高い設計将来的に同時接続ユーザー数を3倍に拡張可能な設計
高い品質障害発生率0.1%以下、応答時間2秒以内
柔軟な対応仕様変更時の対応工数・費用の見積基準を明記

ベンダー見積を比較可能にする条件揃え

ベンダー間の見積金額が10倍違うのは「条件が揃っていない」のが主因です。

揃えるべき条件具体例
機能のスコープMust要件のみ vs Want含む
データ移行の範囲過去3年分 vs 全期間
ユーザー研修の範囲管理者のみ vs 全社員
保守期間6ヶ月 vs 24ヶ月
SLA99.5% vs 99.9%
これらをRFPで明示することで、見積比較が可能になります。

システム開発RFP作成の無料相談を申し込む

よくある質問

Q1. RFP作成にどれくらい時間をかけるべきですか？

中規模プロジェクト（5,000万円規模）で2〜4週間が目安です。これを短縮すると、見積精度が下がりプロジェクト全体のリスクが増えます。

Q2. RFPは何社に送付すべきですか？

3〜5社が現実的です。1〜2社では選択肢が少なく、6社以上では比較工数が膨らみます。

Q3. ベンダーから「RFP不明確で提案できない」と言われたら？

RFPの該当箇所を見直し、不明確な部分を補足します。それでも対応できないベンダーは、自社プロジェクトのフィット感が低い可能性があります。

Q4. RFPを社内で作る vs コンサルに作ってもらうのどちらが良い？

中規模以上のプロジェクトでは、コンサル（または認定IT導入支援事業者）と協議のうえRFP作成することを推奨します。プロジェクトの方向性を社外視点で検証できます。

Q5. 稟議に通すために他に必要な資料は？

ROI試算書、リスク評価書、ベンダー比較表、契約書ドラフトの4点セットが標準です。RFPと別に整備します。

参考資料

  • 独立行政法人情報処理推進機構「DX白書2024」
https://www.ipa.go.jp/publish/wp-dx/dx-2024.html
  • 経済産業省「DX推進指標とそのガイダンス」
https://www.meti.go.jp/policy/it_policy/dx/dx.html
  • 経済産業省「AI・データの利用に関する契約ガイドライン」
https://www.meti.go.jp/policy/economy/chizai/chiteki/guideline.html
  • 中小企業庁「中小企業白書2025」
https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/