情シスの外部委託どこまで任せる？範囲の決め方情シス業務の外部委託を検討する際の範囲決定と委託先選定のポイントを解説

「全部任せる」でも「全部抱える」でもない最適解がある

情シス業務のアウトソーシングを検討する際、最もよくある失敗は「委託範囲を明確に決めないまま外注する」ことです。業務整理が不十分な状態でアウトソーシングを始めると、かえって業務が煩雑になったり、本来社内に残すべき知見が流出したりする事態を招きます。逆に、すべてを抱え込もうとすれば、ひとり情シスや少人数体制では遠からず限界が訪れます。

本記事では、情シス業務の外部委託を検討する際に「どの業務を」「どこまで」任せるかを判断するための方法を、委託範囲判断マトリクス付きで解説します。「外注したいが何から始めればいいかわからない」という情シス担当者に、具体的な判断基準と進め方をお伝えします。

なぜ今、情シスのアウトソーシングが必要なのか

情シスの業務範囲は年々拡大しています。従来のシステム運用・保守やヘルプデスク業務に加え、DX推進、クラウド移行、ゼロトラストセキュリティへの対応など、高度な専門性を要する業務が次々と求められるようになりました。経済産業省が警鐘を鳴らした「2025年の壁」——レガシーシステムのブラックボックス問題を解決しなければ最大年間12兆円の経済損失が生じるという試算——も、情シス部門への負荷を一層高めています。

一方、IT人材の確保は深刻さを増しています。中小・中堅企業の情シス部門は少人数で運営されるケースが多く、ひとり情シスやゼロ情シスの状態にある企業も珍しくありません。このような状況で、すべての業務を自社で賄おうとすることは現実的ではなく、「何を社内に残し、何を外部に委託するか」という戦略的な判断が不可欠になっています。

コア業務とノンコア業務の切り分け方

委託範囲を決める第一歩は、情シス業務を「コア業務」と「ノンコア業務」に切り分けることです。

コア業務とは、自社の事業戦略に直結し、社内でしか判断できない業務を指します。具体的には、IT戦略の策定、システムの企画・要件定義、DX推進の方向性決定、情報セキュリティポリシーの策定、ベンダー選定の最終意思決定などが該当します。これらの業務は、自社の事業内容や組織文化、将来のビジョンを深く理解していなければ適切に遂行できないため、原則として社内に残すべき業務です。

ノンコア業務とは、業務の遂行に専門知識は必要だが、作業自体は定型化・ルーティン化されている業務を指します。具体的には、PCキッティング、社内ヘルプデスク、IT資産管理、アカウント・ライセンス管理、サーバーやネットワークの監視・運用保守、バックアップの確認・管理などが該当します。これらの業務は、手順書やマニュアルに基づいて実行できるため、外部委託との親和性が高い業務です。

ただし、コアとノンコアの境界は企業ごとに異なります。たとえば、IT企業にとってはネットワーク設計そのものがコア業務ですが、製造業にとっては外部委託可能なノンコア業務かもしれません。自社の事業戦略に照らして判断することが重要です。

委託範囲判断マトリクスの使い方

コア・ノンコアの二分法だけでは判断が難しい業務もあります。そこで、より精緻に委託範囲を決定するための「委託範囲判断マトリクス」を紹介します。

このマトリクスは、縦軸に「業務の定型度（高い／低い）」、横軸に「自社固有知識の必要度（高い／低い）」を取り、情シスの各業務を4つの象限に分類するものです。

第1象限は「定型度が高く、自社固有知識の必要度が低い」業務です。PCキッティング、バックアップ確認、OS・ソフトウェアのアップデート作業などが該当します。この象限の業務は外部委託の最優先候補です。手順書さえ整備すれば、委託先が即座に対応可能であり、コスト削減効果も高くなります。

第2象限は「定型度が高く、自社固有知識の必要度も高い」業務です。社内ヘルプデスク、入退社に伴うアカウント管理、社内固有のシステムに関する問い合わせ対応などが該当します。この象限の業務は、自社の業務フローやシステム構成に関するナレッジを委託先に共有した上で段階的に委託するのが適切です。初期の引き継ぎ期間に投資することで、安定した運用が可能になります。

第3象限は「定型度が低く、自社固有知識の必要度も低い」業務です。新規システムの技術調査、セキュリティ診断、インフラのパフォーマンス分析などが該当します。この象限の業務は、スポット（単発）で専門家に依頼するのが効果的です。常時委託する必要はないが、社内に専門知識がない領域をプロフェッショナルに任せることで、品質を担保できます。

第4象限は「定型度が低く、自社固有知識の必要度が高い」業務です。IT戦略の策定、基幹システムの要件定義、セキュリティポリシーの設計などが該当します。この象限の業務は原則として社内で対応すべきです。外部のコンサルタントの知見を活用することは有効ですが、最終的な意思決定は必ず社内で行ってください。

業務棚卸しの段階で各業務をこのマトリクス上にプロットすれば、「委託すべき業務」「段階的に委託する業務」「スポットで依頼する業務」「社内に残す業務」が明確になります。

委託先選定の5つのチェックポイント

委託範囲が決まったら、次は委託先の選定です。以下の5つのポイントで候補企業を評価してください。

1つ目は「対応範囲の柔軟性」です。自社が委託したい業務にピンポイントで対応できるか、また、将来的に委託範囲を拡大した場合にも対応可能かを確認してください。「パッケージプランしかない」委託先よりも、業務単位で柔軟にカスタマイズできる委託先の方が、無駄なコストを避けられます。

2つ目は「情報セキュリティ体制」です。情シス業務の委託では、社内システムへのアクセス権限や機密情報の共有が避けられません。NDA（秘密保持契約）の締結はもちろん、委託先のセキュリティポリシー、アクセス管理の仕組み、従業員教育の体制を確認してください。

3つ目は「コミュニケーション体制」です。委託先との日常的な連絡手段（チャット、メール、電話）、定例ミーティングの頻度、エスカレーション（問題発生時の報告・対応）のフローが明確に定義されているかを確認してください。特にひとり情シスの場合、委託先が「もうひとりの情シス」として機能するかどうかが重要です。

4つ目は「ナレッジの蓄積と共有」です。委託先が対応した内容が社内にフィードバックされる仕組みがあるかを確認してください。対応履歴の記録、マニュアルの整備と更新、定期的なレポート提出——これらがなければ、委託先への依存度が高まり、将来的な内製化や委託先変更の際に大きなリスクとなります。

5つ目は「段階的な導入への対応」です。最初から全業務を委託するのではなく、まずは一部の業務から始めて効果を検証し、段階的に範囲を拡大するアプローチが推奨されます。この段階的な導入に柔軟に対応できる委託先を選んでください。

段階的な移行の進め方

委託先が決まったら、以下の3つのステップで段階的に移行を進めます。

ステップ1は「小規模な定型業務から開始する（1〜2か月目）」です。まず、第1象限に該当する定型度の高い業務（PCキッティング、バックアップ確認など）から委託を開始します。この期間は委託先との連携体制を構築し、コミュニケーションの品質を確認するためのテスト期間と位置づけてください。

ステップ2は「自社固有知識が必要な業務を段階的に移管する（3〜6か月目）」です。ステップ1で委託先との信頼関係が構築できたら、第2象限の業務（ヘルプデスク、アカウント管理など）を段階的に移管します。この際、自社のシステム構成や業務フローに関するナレッジを文書化して共有することが不可欠です。

ステップ3は「効果測定と範囲の最適化（6か月目以降）」です。委託開始前に設定した目標（例：「ヘルプデスクの自社対応を月○件以下にする」「キッティング作業時間を○時間削減する」）に対する達成状況を評価し、委託範囲の拡大・縮小を判断します。

まとめ

情シス業務のアウトソーシングは、「丸投げ」でも「全部抱え込み」でもなく、戦略的に委託範囲を決定することが成功の鍵です。本記事で紹介した委託範囲判断マトリクス（定型度×自社固有知識の必要度）で業務を4象限に分類し、段階的に移行を進めてください。

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