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業務システムの要件定義書テンプレート&サンプル|書き方・記入例・失敗しないポイント

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システム開発

要件定義は、システム開発プロジェクトの成否を決める最も重要な工程だ。IPA(情報処理推進機構)は「ユーザのための要件定義ガイド 第2版」(2019年)の中で、「システム開発の遅延の過半は要件定義の失敗にあると言われる」と指摘している。開発会社選びや価格交渉よりも前の段階、つまり「何を作るかを言葉にする」工程で、プロジェクトの勝敗の大半が決まっているということだ。

しかし、「要件定義書を書いたことがない」「完成形のサンプルを見たことがないので、どこまで書けばよいのかわからない」という企業担当者は非常に多い。特に中小企業では、情シス部門がなく、業務部門の担当者が初めて要件定義に取り組むケースも珍しくない。

本記事では、(1) 業務システムの要件定義書テンプレート(全11セクション)、(2) 受発注管理システムを題材にした通しの完成形サンプル、(3) 各セクションの書き方のコツ、(4) 失敗する要件定義の特徴——の順で解説する。サンプルと同じ構成のExcelテンプレートの無料ダウンロードも用意しているので、読みながら手を動かしたい方はそちらも活用してほしい。


目次

  1. 要件定義書とは何か——目的と位置づけ
  2. 要件定義書テンプレート——全体構成
  3. 要件定義書サンプル(受発注管理システムの完成例)
  4. 各セクションの書き方——記入のコツ
  5. 失敗する要件定義の5つの特徴
  6. 要件定義書を書き始める前に整理しておくべきこと
  7. FAQ(よくある質問)

要件定義書とは何か——目的と位置づけ

要件定義書の目的

要件定義書は、「何を作るか」を発注者と開発会社の間で合意するための文書だ。口頭での打ち合わせだけでは「言った・言わない」の問題が発生しやすく、完成したシステムが「思っていたものと違う」という事態を招く。要件定義書を作成することで、以下の効果が得られる。

  • 認識の齟齬を防ぐ: 発注者と開発会社が同じ「完成イメージ」を共有できる
  • 見積もりの精度が上がる: 開発会社が正確な工数を見積もれるため、予算超過のリスクが減る
  • スコープの管理: 「ここまでが今回のプロジェクト範囲」を明確にし、際限のない機能追加を防ぐ
  • 検収の基準になる: 納品されたシステムが要件を満たしているかを客観的に判定できる

要件定義書の位置づけ

システム開発プロジェクト全体の中で、要件定義書は以下の位置にある。

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フェーズ主な作業成果物
企画ビジネス要件の整理、予算確保企画書、予算申請書
要件定義 ← 本記事の対象業務要件・機能要件の定義要件定義書
基本設計画面設計、DB設計、API設計基本設計書
詳細設計プログラム仕様の設計詳細設計書
開発・テストコーディング、テスト実施ソースコード、テスト結果
リリース・運用本番環境への展開、保守運用マニュアル

誰が書くのか

要件定義書の作成主体は「発注者側」だ。ただし、発注者が単独で書く必要はない。開発会社にヒアリングを受けながら共同で作成するケースが一般的であり、GXOでもこの「共同作成」のアプローチを推奨している。IPAの前掲ガイドも、ITベンダやシステム部門任せではなく業務部門のユーザが主体的に関与するスタイルへの変革を促しており、「発注者が要件のオーナーである」という原則は公的ガイドラインとも一致している。


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要件定義書テンプレート——全体構成

以下が、業務システムの要件定義書の推奨構成だ。プロジェクトの規模に応じてセクションの取捨選択をしてよいが、1〜5は必須と考えてほしい。

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#セクション必須度概要
1プロジェクト概要★★★プロジェクトの目的、背景、スコープ
2現状の業務フロー(As-Is)★★★現在の業務プロセスの可視化
3あるべき業務フロー(To-Be)★★★システム導入後の業務プロセス
4機能要件★★★システムが提供すべき機能の一覧
5非機能要件★★★性能、セキュリティ、可用性等
6画面・帳票要件★★☆画面レイアウト、出力帳票の仕様
7データ要件★★☆データの種類、量、移行要件
8外部連携要件★★☆他システムとの連携仕様
9運用・保守要件★★☆運用体制、バックアップ、保守契約
10プロジェクト体制・スケジュール★☆☆体制図、マイルストーン、納期
11前提条件・制約事項★☆☆技術的・組織的な制約

ExcelとWord、どちらで作るべきか

「要件定義 テンプレート excel」で検索する方が多いように、実務ではExcel形式が主流だ。理由は明快で、要件定義書の中核をなす機能要件一覧・非機能要件一覧・業務フロー表が、いずれも「行を足していく表形式」だからだ。IDでの管理、優先度でのフィルタ、開発会社との差分レビューのしやすさを考えると、少なくとも一覧系のセクションはExcel(またはスプレッドシート)で作るのが合理的だ。

一方、プロジェクト概要や背景・目的のような「文章で語るセクション」はWordや社内Wikiのほうが書きやすい。中小規模のプロジェクトであれば、「概要はシート1枚目に文章で、要件一覧は2枚目以降に表で」という1ブック完結のExcel構成で十分に機能する。GXOが公開している受発注システム移行の要件定義テンプレート(Excel形式・無料)もこの構成を採っているので、フォーマットに迷ったらそのまま流用してほしい。


要件定義書サンプル(受発注管理システムの完成例)

ここからは、断片的な記入例ではなく、1本の要件定義書として通して読めるサンプルを示す。題材は「Excelと紙で回している受発注管理をシステム化する」という、中堅・中小企業で最も相談の多いケースだ。概要 → As-Is → To-Be → 機能要件 → 非機能要件 → 前提・制約という流れで、そのまま自社の内容に置き換えられる粒度で書いている。

サンプル1. プロジェクト概要

プロジェクト名: 受発注管理システム構築プロジェクト

背景:

当社の受発注管理は現在、Excelと紙の注文書で運用している。月間の受注件数が約500件に増加し、(1)入力ミスによる誤出荷が月平均8件発生、(2)月末の集計作業に3営業日を要する、(3)在庫状況のリアルタイム把握ができない——という課題が深刻化している。

目的:

受発注管理のデジタル化により、入力ミスを月1件以下に削減、月末集計を当日中に完了、在庫のリアルタイム可視化を実現する。

スコープ(対象範囲):

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対象に含むもの対象に含まないもの
受注管理機能会計システムとの自動連携(Phase 2で検討)
発注管理機能モバイルアプリ対応(Phase 2で検討)
在庫管理機能ECサイトとの連携
売上集計・レポート機能CRM機能

このサンプルのポイントは、背景に「月8件」「3営業日」という実測値が入っていることと、「対象に含まないもの」が明記されていることだ。この2点があるだけで、開発会社の見積精度と提案の質は大きく変わる。

サンプル2. 現状の業務フロー(As-Is)

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#作業内容担当使用ツール所要時間課題
1FAX/メールで注文書を受信営業事務FAX機、Outlook見落としリスクあり
2注文内容をExcelに転記営業事務Excel15分/件手入力でミスが発生(月8件)
3在庫を倉庫に電話確認営業事務電話5分/件担当者不在時に確認不可
4受注確認書をFAXで返信営業事務FAX機5分/件送信失敗に気づかない場合あり
5出荷指示書を印刷・倉庫に渡す営業事務Excel、プリンタ3分/件印刷忘れ・紛失リスク
6月末にExcelを集計して売上レポート作成経理Excel3日集計ミス、属人化

完璧なフローチャートである必要はない。この表のように「作業・担当・ツール・時間・課題」の5列が埋まっていれば、開発会社は現状を正確に理解できる。

サンプル3. あるべき業務フロー(To-Be)

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#作業内容担当使用ツール所要時間改善効果
1注文データをシステムに登録(Web入力 or CSV取込)営業事務新システム3分/件手入力箇所を最小化
2在庫の自動引当・確認システム自動新システム即時電話確認不要
3受注確認メールを自動送信システム自動新システム即時FAX不要、送信漏れ防止
4出荷指示を倉庫端末に自動送信システム自動新システム即時印刷不要、紛失リスク解消
5売上レポートをリアルタイムで閲覧経理・経営層新システム即時月末集計作業3日→0日

As-Isの行番号とTo-Beの行番号を対応させて書くと、「どの作業がどう変わるのか」が一目でわかり、現場担当者のレビューも受けやすくなる。

サンプル4. 機能要件一覧

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ID機能名概要優先度
F-001受注登録Web画面から受注情報を登録する。CSV一括取込にも対応必須
F-002受注一覧・検索受注データの一覧表示、日付・顧客名・ステータスで検索必須
F-003在庫自動引当受注登録時に在庫を自動引当し、不足の場合はアラート表示必須
F-004受注確認メール自動送信受注登録後、顧客に確認メールを自動送信必須
F-005出荷指示自動生成受注確定後、出荷指示データを自動生成必須
F-006売上レポート日次・月次・年次の売上レポートを自動生成必須
F-007発注管理仕入先への発注登録・管理必須
F-008在庫管理入出庫管理、在庫数の自動計算、棚卸支援必須
F-009ダッシュボード売上・在庫・受注状況の概要を一画面で表示希望
F-010権限管理ユーザーごとに閲覧・編集権限を設定必須
F-011CSVエクスポート各種データをCSV形式でエクスポート希望
F-012監査ログ操作履歴の記録・閲覧希望

IDを振ること、優先度を「必須/希望」で分けることの2点が実務上の肝だ。IDがあれば見積書・設計書・テスト仕様書がすべてこの番号で追跡でき、優先度があれば予算超過時に「F-009とF-011をPhase 2に回す」という調整が感情論にならずに済む。

サンプル5. 非機能要件一覧

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カテゴリ要件項目要件値
性能画面表示のレスポンスタイム3秒以内(通常時)
性能同時接続ユーザー数50名以上
性能データ保持期間過去7年分
可用性稼働時間平日8:00〜22:00(月間稼働率99.5%以上)
可用性バックアップ日次自動バックアップ、30日間保持
可用性障害復旧時間(RTO)4時間以内
セキュリティ認証方式ID/パスワード+二段階認証
セキュリティ通信暗号化HTTPS(TLS 1.2以上)
セキュリティアクセスログ全操作を記録、90日間保持
互換性対応ブラウザChrome、Edge、Safari(最新版)
互換性対応デバイスPC(Windows/Mac)、タブレット
拡張性ユーザー数の増加100名まで追加費用なしで拡張可能

数値で書けない非機能要件は要件として機能しない。「速く」「安全に」ではなく「3秒以内」「TLS 1.2以上」と書くから、検収時に満たした・満たさないを判定できる。

サンプル6. 前提条件・制約事項

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区分内容
予算初期開発費用は800万円を上限とする(保守費用は別途年間契約)
納期2027年4月の新年度から本稼働。3月中に旧運用との並行稼働期間を設ける
技術的制約社内にサーバー管理者がいないため、クラウド型を前提とする
データ移行過去2年分の受注データ(Excel、約12,000件)を移行対象とする
体制上の制約発注側の専任担当は営業事務リーダー1名。最終意思決定は月1回の経営会議
法規制帳票類は電子帳簿保存法の要件を満たす形式で保存できること

前提・制約は「開発会社への公平な情報開示」だ。予算上限や社内体制の弱さを隠して提案を募ると、契約後にそのギャップが追加費用や遅延として跳ね返ってくる。

このサンプルをそのまま使いたい方へ

上記サンプル1〜6と同じ構成のExcelテンプレートを、受発注システム移行 要件定義テンプレート(無料ダウンロード)として公開している。受発注以外の業務システム(勤怠、販売管理、生産管理、顧客管理など)でも、表の中身を差し替えるだけで流用できる構成なので、まずサンプルをダウンロードして自社の言葉に置き換えることから始めてほしい。


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各セクションの書き方——記入のコツ

完成形サンプルを見たうえで、各セクションを「自社の内容で」書くときのコツを整理する。書く順番は、テンプレートの並び順(概要→As-Is→To-Be→機能→非機能)のとおりに進めるのが最も手戻りが少ない。As-Isを飛ばして機能要件から書き始めると、「なぜその機能が要るのか」を後から遡って説明できなくなるからだ。

プロジェクト概要の書き方

概要は1〜2ページに収める。書くべきは「背景(いま何に困っているか)」「目的(数値目標)」「スコープ(含む・含まない)」の3点だ。背景には必ず実測値を入れる。「ミスが多い」ではなく「誤出荷が月平均8件」と書く。実測値が手元にないなら、1〜2週間だけ現場に記録を取ってもらってから書き始めても遅くない。その数字が、後の投資判断と効果測定の基準線になる。

As-Is/To-Beの書き方

As-Isは「悪口大会」にならないよう、事実(作業・担当・時間)と課題を分けて書く。現場ヒアリングでは「例外処理」を必ず拾うこと。月500件のうち480件が通る正常ルートより、残り20件の「電話で来る特急注文」「手書きFAXの判読」のような例外こそが、システム化の難所であり見積が膨らむ源泉だ。To-Beは理想論ではなく、「システムが自動でやること」と「人が引き続きやること」の境界線を明示する。

機能要件の書き方

1機能1行で、「誰が・何を・どうする」が読み取れる粒度まで分解する。「受発注管理機能一式」のような書き方は、開発会社ごとに解釈が変わり、見積の比較可能性を壊す。逆に、画面項目レベルまで細かく書き込む必要はない——それは基本設計の仕事だ。要件定義の段階では「機能の存在と目的」が合意できていればよい。

非機能要件の書き方

非機能要件は自力でゼロから考えず、観点リストに沿って埋めるのが定石だ。IPAが公開している非機能要求グレードなど上流工程強化の関連資料は、可用性・性能・セキュリティ等の観点を網羅的に整理しており、抜け漏れ防止のチェックリストとして使える。すべての項目を厳しく設定する必要はない。要求水準を上げるほど費用は上がるので、「業務が止まったら何が起きるか」から逆算して、本当に必要な水準を選ぶ。

セクション6〜11の書き方のポイント

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セクション記載のポイント
画面・帳票要件主要画面のワイヤーフレーム(手書きでも可)、出力帳票の種類とフォーマット
データ要件既存データの移行対象・量・形式、マスターデータの管理方法
外部連携要件連携先のシステム名、連携方式(API、CSV、DB直接)、連携頻度
運用・保守要件運用時間帯、障害発生時の連絡フロー、保守契約の範囲
プロジェクト体制発注者側の体制(意思決定者、担当者)、想定スケジュール
前提条件・制約技術的制約(既存システムとの整合性等)、予算上限、法規制対応

失敗する要件定義の5つの特徴

特徴1:「何を」は書いてあるが「なぜ」がない

機能の一覧は揃っているが、各機能が必要な理由(ビジネス上の課題)が書かれていない。開発会社は「なぜ」がわからないと、最適な実装方法を提案できない。

例:

  • NG: 「在庫アラート機能を実装する」
  • OK: 「在庫が発注点を下回った場合にアラートを出す。現状、欠品に気づくのが出荷直前であり、月に3件の納期遅延が発生している」

特徴2:スコープが曖昧

「対象に含むもの」だけでなく「対象に含まないもの」が明記されていない。プロジェクト進行中に「これも入ると思っていた」「いや、スコープ外です」の議論が頻発し、信頼関係が損なわれる。

特徴3:非機能要件がゼロ

機能要件は書かれているが、性能・セキュリティ・可用性についての記載がない。結果として、開発会社は「最低限のスペック」で実装し、本番運用で「遅い」「落ちる」「セキュリティが甘い」といった問題が発覚する。

特徴4:理想ばかりで優先順位がない

「あれもこれも」と盛り込んだ結果、全ての機能が「必須」になっている。予算やスケジュールの制約がある以上、優先順位をつけることは不可避だ。「必須」「希望」「将来検討」の3段階で分類する。

特徴5:現場の声が反映されていない

経営層やIT部門だけで要件定義を行い、実際にシステムを使う現場担当者の意見が反映されていない。結果として、「現場の実態に合わないシステム」が出来上がり、使われなくなる。

関連記事: 要件定義書ができた後の開発会社選定で迷っている方は「システム開発会社の選び方完全ガイド」も参考にしてほしい。


要件定義書を書き始める前に整理しておくべきこと

テンプレートとサンプルが手元にあっても、いきなり書き始めると途中で必ず手が止まる。経験上、止まる原因は文書力ではなく「書く前の整理不足」だ。着手前に以下を確認してほしい。

着手前チェックリスト

  • 現在の業務で使っているExcel・紙帳票・SaaS・手作業の依存関係を棚卸ししたか
  • 課題を「売上機会の損失」「工数」「ミス・リスク」のどれかに分解し、実測値を取ったか
  • 正常ルートだけでなく、例外処理・承認・差し戻しの流れを現場に確認したか
  • 予算の上限と、保守・運用・教育まで含めた総コストの枠を経営と握ったか
  • 発注側の意思決定者(最終判断する人)と実務担当者を決めたか
  • 「今回やらないこと」を経営レベルで合意したか
  • 稼働開始希望日から逆算して、要件定義に使える期間を確保したか

要件定義書が「ある場合」と「ない場合」の差

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観点要件定義書なしで発注要件定義書ありで発注
見積各社の前提がバラバラで金額を比較できない同じ要件への見積として横並び比較できる
追加費用「聞いていない」機能が後から追加費用になるスコープ外の追加は変更管理として合意して進む
検収完成の基準がなく、納得感のないまま引き渡し要件一覧との突合で客観的に検収できる
社内説明経営会議で「なぜこの金額か」を説明できない課題の実測値と数値目標で投資判断を説明できる

一人で抱え込まないほうがよいケース

以下のいずれかに当てはまる場合は、書き始める前に外部の力を借りたほうが結果的に速く、安くつく。

  • 業務が複数部門にまたがり、As-Isを誰も全体把握していない
  • 既存システムからのデータ移行が絡み、移行可否の技術判断が必要
  • 要件定義に割ける社内工数が実質ゼロ(担当者が完全兼任)
  • 過去に一度、システム開発で失敗・頓挫した経験がある

GXOでは、この段階の相談窓口としてシステム開発の要件整理・費用相談を用意している。「要件定義書を書く前の、課題と論点の整理」から入るサービスなので、白紙の状態で相談してもらって構わない。また、すでに開発会社から見積を受け取っている場合は、その見積が要件に対して妥当かを第三者視点で確認する見積レビュー相談(セカンドオピニオン)も使える。要件定義書と見積書はセットで精度が決まるので、片方だけで走らないことが重要だ。


FAQ(よくある質問)

Q1. 要件定義書のサンプルはダウンロードできますか?

A. できる。本記事のサンプル(受発注管理システムの完成例)と同じ構成のExcelテンプレートを、受発注システム移行 要件定義テンプレートとして無料公開している。プロジェクト概要・As-Is/To-Be・機能要件一覧・非機能要件一覧・前提条件のシートで構成されており、受発注以外の業務システムにも項目を差し替えて流用できる。

Q2. 要件定義書は発注者が書くものですか?

A. 原則として発注者が主体となって作成する。ただし、開発会社と共同で作成するのが一般的だ。GXOでは、ヒアリングを通じて要件を引き出し、要件定義書のドラフトを作成した上で発注者にレビューしてもらうプロセスを採用している。

Q3. 要件定義書の作成にどのくらいの期間がかかりますか?

A. プロジェクトの規模によって異なるが、一般的な経験則としての目安(公的統計ではない)は以下の通りだ。

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プロジェクト規模要件定義の期間目安費用の目安
小規模(機能数10以下)2〜4週間30万〜80万円
中規模(機能数10〜30)1〜2ヶ月80万〜200万円
大規模(機能数30以上)2〜4ヶ月200万〜500万円

Q4. 要件定義書はExcelで作ってもよいですか?

A. 問題ない。むしろ機能要件一覧や非機能要件一覧のような表形式のセクションは、ID管理・フィルタ・差分レビューのしやすさからExcelが実務の主流だ。文章中心のプロジェクト概要も含めて1ブックにまとめれば、開発会社への共有も1ファイルで済む。体裁よりも「含まないもの」「優先度」「数値」が書かれているかのほうがはるかに重要だ。

Q5. 要件定義書のテンプレートをそのまま使ってよいですか?

A. 本記事のテンプレートをベースに、自社のプロジェクトに合わせてカスタマイズして使ってほしい。プロジェクトの規模が小さければ、セクション1〜5だけでも十分だ。

Q6. 要件定義を開発会社に依頼する場合の費用は?

A. 経験則としての一般的な目安だが、システム開発総額の10〜20%が要件定義フェーズの費用とされることが多い。例えば、総額500万円のプロジェクトであれば、要件定義は50万〜100万円が目安となる。この費用を惜しんで要件定義を省略すると、開発フェーズでの手戻りコストが数倍になるリスクがある。

Q7. 要件が途中で変わった場合はどうすればいいですか?

A. プロジェクト開始後に要件が変わること自体は、珍しいことではない。重要なのは、変更を管理するプロセスを持つことだ。「変更管理表」を用いて、(1) 変更内容、(2) 影響範囲、(3) 費用・スケジュールへの影響、(4) 承認者——を記録し、発注者と開発会社の双方が合意した上で変更を反映する。


まとめ——要件定義は「最初の投資」であり「最大の保険」

要件定義に時間と費用をかけることは、プロジェクト全体のリスクを劇的に低減する。IPAのガイドが指摘する通り、システム開発の遅延の過半は要件定義の失敗に起因すると言われる。逆に言えば、要件定義を丁寧に行うだけで、失敗確率を大幅に下げられるということだ。

本記事のテンプレートと完成形サンプル、そしてExcelテンプレートを活用して、まず自社の要件を紙に落とすところから始めてほしい。そして、「自分たちだけでは要件をうまくまとめられない」と感じたら、遠慮なく専門家の力を借りてほしい。


要件定義書の「最初の1枚」からGXOが伴走します

テンプレートとサンプルを見ても、いざ自社の業務を書き出そうとすると「例外処理が多すぎて整理できない」「どこまで書けば見積が取れるのかわからない」——ここで止まる企業が最も多い。GXOは、この「書き始めの壁」を越えるための支援を提供している。

  • 現場ヒアリングによるAs-Is業務の棚卸しと課題の実測値化
  • 要件定義書ドラフトのGXO側での作成と、貴社レビューによる仕上げ
  • 機能の優先順位付けと、予算枠に収めるためのフェーズ分割の設計
  • 完成した要件定義書での相見積の取得支援と、見積内容の妥当性レビュー

「要件定義書を書く前の整理から相談したい」という段階でも歓迎する。まずは現状を聞かせてほしい。

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