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「また金曜日が来た」

派遣会社に電話して、来週の出勤人数を確認する。メールを開いて、返信が来ているかチェックする。 Excel を立ち上げて、一人ずつ名前を入力していく。途中で調整が入って、また電話して、Excel を修正して…。

気づけば 3 時間が過ぎている。

毎週同じ作業の繰り返し。「もっと楽にならないのか」と思いながら、結局今週も Excel と格闘している。

この状況に心当たりがあるなら、この記事はあなたのために書きました。

シフト作成に時間がかかる原因

原因 ①：派遣会社ごとに連絡方法がバラバラ

A 社は FAX でシフト表を送ってくる。 B 社はメールで Excel ファイルを添付してくる。 C 社は電話で口頭確認。 D 社は LINE で連絡してくる。

派遣会社が増えるほど、連絡方法は増え、確認作業は複雑になります。

それぞれの連絡を確認し、必要な情報を抜き出し、一つのシフト表にまとめる。この「情報の集約」だけで、どれだけの時間がかかっているでしょうか。

原因 ②：手作業での転記が必要

派遣会社から届いた情報を、自社の Excel シフト表に転記する。

この手作業が、時間を食います。

名前の入力、日付の確認、出勤時間の記入。 100 人分のシフトを手入力するとしたら、それだけで 30 分以上かかります。

しかも、手作業には必ずミスがつきもの。名前の打ち間違い、日付のズレ、コピペミス。後から発覚して修正する手間も発生します。

原因 ③：調整のやり取りが多い

シフトは、一度作って終わりではありません。

「火曜日、やっぱり 1 人減らしてください」「木曜日、追加で 2 人出せます」「金曜日の人、変更になりました」

こうした調整が入るたびに、Excel を開いて修正し、関係者に連絡する。この「調整のループ」が、作業時間を膨らませます。

原因 ④：確認・承認のプロセスが煩雑

作ったシフトを、上司や現場責任者に確認してもらう。修正が入ったら、また直して、また確認してもらう。

この確認・承認のやり取りが、メールやチャットで行われていると、どこまで確認が終わったのか分からなくなることもあります。

原因 ⑤：毎回ゼロから作っている

「先週のシフトをコピーして、名前を変える」

多くの現場で、こうした方法が取られています。しかし、これでは毎週同じ作業を繰り返すことになります。

曜日ごとの必要人数、作業ごとの配置パターン。これらを「仕組み化」できれば、シフト作成はもっと楽になるはずです。

シフト作成に時間がかかると、何が起きるか

他の業務が圧迫される

シフト作成に 3 時間かかるとしたら、その 3 時間は他の業務に使えません。

現場の巡回、スタッフとのコミュニケーション、改善活動。本来やるべき仕事が後回しになり、「いつも忙しい」状態が続きます。

担当者が疲弊する

「シフト作成は、あの人の仕事」

こうなってしまうと、担当者に負担が集中します。毎週金曜日は残業確定。休みも取りづらい。

担当者が疲弊すると、ミスも増え、退職リスクも高まります。

シフトの精度が下がる

時間に追われながら作ったシフトは、どうしても精度が落ちます。

スキルを考慮した配置ができない。過去の実績を分析する余裕がない。「とりあえず人数を揃える」だけのシフトになってしまう。

シフトの精度が下がれば、現場の効率も下がります。

シフト作成を効率化する 5 つの方法

方法 ①：派遣会社からの情報入力を一本化する

派遣会社ごとにバラバラな連絡方法を、一本化しましょう。

最もシンプルなのは、Google スプレッドシートなどのクラウドツールを使い、派遣会社に直接入力してもらう方法です。

派遣会社ごとに入力シートを用意し、毎週同じ場所に入力してもらう。こちらは集まった情報を確認するだけ。

転記作業がゼロになれば、1 時間以上の時間短縮になることもあります。

方法 ②：シフトのテンプレートを作る

毎週ゼロから作るのではなく、テンプレートを活用しましょう。

曜日ごとの基本配置パターンを作っておく。作業ごとの必要人数を決めておく。繁忙期・閑散期のパターンも用意しておく。

テンプレートがあれば、「ゼロから考える」時間が減り、「調整する」だけで済むようになります。

方法 ③：調整のルールを決める

調整のやり取りを減らすために、ルールを決めましょう。

「シフトの変更依頼は、○ 曜日の ○ 時まで」「変更は、この方法で連絡する」「○ 人以上の変更は、電話で確認する」

ルールがあれば、イレギュラーな調整に振り回されることが減ります。

方法 ④：確認・承認のフローを簡素化する

確認・承認のプロセスを見直しましょう。

本当に上司の確認が必要か？確認すべきポイントはどこか？承認はメールでいいのか、システム上でできるか？

フローを簡素化するだけで、シフト確定までの時間は短縮できます。

方法 ⑤：シフト管理システムを導入する

ここまでの方法を全て手作業で行うのは、限界があります。

シフト管理システムを導入すれば、以下のことが自動化できます。

派遣会社からの情報収集
シフト表の自動生成
変更時の自動通知
確認・承認のワークフロー
過去シフトの分析・活用

システム導入には初期コストがかかりますが、毎週 3 時間の作業が 30 分になれば、年間で 100 時間以上の削減効果があります。

シフト作成効率化のチェックリスト

自社の現状を確認してみてください。

チェック項目	できている	できていない
派遣会社からの情報収集方法が統一されている	□	□
シフトのテンプレートがある	□	□
調整のルール（締め切り等）が決まっている	□	□
確認・承認フローが明確になっている	□	□
過去のシフトデータを分析・活用している	□	□

「できていない」が 3 つ以上あれば、改善の余地は大きいです。

まとめ：シフト作成は「仕組み化」で時間を取り戻せる

シフト作成に時間がかかっているのは、「仕組み」がないからかもしれません。

情報収集を一本化する。テンプレートを作る。ルールを決める。フローを簡素化する。

これらの仕組みを整えれば、シフト作成にかかる時間は半分以下になる可能性があります。

毎週 3 時間を、毎週 30 分に。取り戻した時間を、本来やるべき仕事に使いませんか。

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