応援をお願いする時、どこに余裕があるか分かりますか？電話と交渉をなくす、拠点間応援の仕組み化ガイド

「人が足りない。どこかに応援を頼まないと」

でも、どの拠点に余裕があるか分からない。

とりあえずA拠点に電話する。 「うち今日も忙しいから、無理」

じゃあB拠点。 「ちょっと確認して折り返す」

待っている間に、作業が遅れていく。

こんな状態で、効率的な応援調整ができるでしょうか。

応援依頼がうまくいかない原因

原因①：全体の状況が見えない

各拠点の状況が、本部から見えない。

どこに何人いるか。 どこに余裕があるか。 どこが不足しているか。

電話で聞かないと分からない状態では、最適な依頼先を判断できません。

原因②：依頼のタイミングが遅い

人が足りないと気づいてから、依頼を始める。

気づいた時点で、すでに作業が始まっている。 調整している間に、どんどん遅れていく。

依頼のタイミングが遅いと、対応できる選択肢も限られます。

原因③：誰を送ればいいか分からない

応援をお願いできたとして、誰を送ればいいか。

「誰でもいいから来て」では、スキルのミスマッチが起きます。 必要なスキルを持った人を指名したいけど、相手の拠点のスタッフは知らない。

原因④：依頼するたびに交渉が必要

応援を依頼するたびに、交渉が始まる。

「今日は忙しいから無理」 「何人まで出せるか確認する」 「代わりにこっちの応援もお願いしたい」

毎回交渉していては、時間がかかります。

応援依頼を仕組み化する方法

方法①：全拠点の状況をダッシュボードで見える化する

各拠点の人員状況を、ダッシュボードで一覧できるようにしましょう。

これが見えれば、「B拠点に応援を頼もう」と即座に判断できます。

方法②：応援可能者を事前に登録する

各拠点で、「応援に出せる人」を事前に登録しておきましょう。

• 今日、余裕がある人

• 他拠点の作業もできるスキルを持っている人

• 他拠点への移動が可能な人

この情報があれば、依頼時に「誰を」まで指定できます。

方法③：依頼のワークフローを作る

応援依頼のプロセスを、ワークフロー化しましょう。

【応援依頼ワークフロー】

1. 不足拠点が依頼を入力
   - 必要人数
   - 必要スキル
   - 時間帯

2. システムが候補をリストアップ
   - 余裕のある拠点
   - スキルが合う人

3. 余裕拠点が承認
   - 誰を送るか確定

4. 双方に通知
   - 応援者にも通知

このワークフローがあれば、電話でのやり取りは最小限で済みます。

方法④：ルールを明確にする

応援調整のルールを明確にし、共有しましょう。

依頼のルール

• 前日17時までに依頼 → 対応必須

• 当日の緊急依頼 → 対応できれば対応

人数のルール

• 応援は、余裕人数の50%まで

• 残り50%は、拠点の緊急対応用に確保

費用のルール

• 応援者の人件費は、依頼元が負担

• 交通費は、共通予算から

ルールがあれば、毎回交渉する必要がなくなります。

応援依頼の理想的な流れ

理想的な応援依頼は、以下のような流れです。

【08:00】
A拠点で欠勤者3名発生
 ↓
システムが自動で不足を検知
 ↓
【08:05】
ダッシュボードを確認
→ B拠点に5人の余裕あり
 ↓
【08:10】
システムで応援依頼を入力
「フォーク可能者 2名希望」
 ↓
【08:15】
B拠点が承認
「Aさん、Bさんを送ります」
 ↓
【08:20】
Aさん、Bさんに通知
「A拠点へ応援。9:00到着予定」
 ↓
【09:00】
応援者がA拠点に到着
作業開始

電話なし、交渉なし、20分で調整完了。

これが、仕組み化された応援依頼の姿です。

応援依頼を成功させるポイント

ポイント①：日頃から拠点間の関係を良くしておく

仕組みがあっても、拠点間の関係が悪いと協力してもらえません。

日頃から情報共有し、助け合いの文化を作っておくことが大切です。

「困った時はお互い様」という意識を、全拠点で共有しましょう。

ポイント②：応援した側にもメリットを示す

「応援を出す側は、損するだけ」と思われないようにしましょう。

• 応援実績を評価に反映する

• 逆に困った時は優先的に応援をもらえる

• 全社的な表彰制度を設ける

応援に協力することが、拠点にとってもメリットになる仕組みを作りましょう。

ポイント③：振り返りを行う

応援調整がうまくいった時、いかなかった時、振り返りを行いましょう。

• なぜ今日は人が足りなかったのか

• 応援依頼はスムーズだったか

• 改善すべき点は何か

振り返りを通じて、仕組みを改善し続けることが大切です。

まとめ：応援依頼は「仕組み」で変わる

応援依頼が大変なのは、仕組みがないからかもしれません。

全拠点の状況を見える化する。 応援可能者を事前に登録する。 依頼のワークフローを作る。 ルールを明確にする。

これらができれば、電話と交渉に費やしていた時間を大幅に削減できます。

毎日の応援調整を、もっと楽にしませんか。

関連記事

• 複数の物流拠点を効率的に管理する方法｜本部から見える化するには

• 各拠点の状況、電話しないと分かりませんか？

応援依頼の仕組み化にお悩みの方へ

現クラ（現ちゃん）では、応援依頼を効率化する仕組みを提供しています。

• 全拠点の人員状況ダッシュボード

• 応援可能者のリストアップ

• 依頼・承認のワークフロー

まずは15分、お気軽にご相談ください。

▶ 15分で現場の悩みを相談する（無料）