派遣の請求書、毎月合っていますか？稼働実績とコスト管理請求書が届いてから驚かないための稼働実績の記録と照合術

月末、派遣会社から請求書が届く。

「あれ、思ったより多いな…」

確認したいけど、こっちに記録がない。 派遣会社の言う通りに払うしかない。

本当に、この請求は正しいのでしょうか。

派遣コストの管理ができていないと起きる問題

問題 ①：請求書の検証ができない

派遣会社から請求書が届いても、検証する材料がない。

現場で「何時間働いたか」の記録がなければ、請求書と照合できません。

結果、請求書の金額をそのまま信じるしかなくなります。

問題 ②：予算オーバーに気づくのが遅れる

派遣コストが予算を超えていても、請求書が届くまで分からない。

月末に「予算オーバー」と気づいても、もう遅い。 対策を打つ余裕がありません。

問題 ③：コスト削減のポイントが分からない

「派遣コストを下げたい」

でも、どこにムダがあるのか分からない。

どの曜日に派遣が多いのか。 残業が発生しているのか。 過剰配置になっていないか。

データがなければ、改善のポイントも見えません。

派遣コストを適正に管理する方法

方法 ①：稼働実績を記録する

派遣スタッフの稼働実績を、現場で記録しましょう。

入退場時間を記録する。 休憩時間を記録する。 残業が発生したら記録する。

この記録があれば、請求書と照合できます。

方法 ②：請求書と稼働実績を照合する

派遣会社の請求書と、現場の稼働実績を照合しましょう。

差異があれば、原因を確認します。

記録漏れか、請求の誤りか。 データがあれば、根拠を持って確認できます。

方法 ③：派遣コストを日次で把握する

月末に集計するのではなく、日次でコストを把握しましょう。

今日の派遣スタッフ数 × 時間 × 単価 = 今日のコスト概算

これを毎日積み上げれば、月末の予測ができます。

方法 ④：予算と実績を比較する

予算と実績を、定期的に比較しましょう。

「今月の派遣予算：400 万円」 「現時点の実績：280 万円」 「月末予測：450 万円（予算オーバー見込み）」

早めに分かれば、対策を打てます。

方法 ⑤：コストの内訳を分析する

派遣コストを、様々な切り口で分析しましょう。

• 派遣会社別：どの会社のコストが高いか

• 曜日別：どの曜日にコストがかかっているか

• 作業別：どの作業に派遣を多く使っているか

• 時間帯別：残業がどれくらい発生しているか

内訳が見えれば、削減のポイントも見えてきます。

派遣会社との請求トラブルを防ぐ

トラブル ①：稼働時間の認識違い

「現場では 8 時間と言っているのに、請求は 8.5 時間になっている」

こうした認識違いを防ぐために、入退場記録を共有しましょう。

派遣会社と現場が、同じデータを見られる状態にする。 認識違いがあれば、早期に発見できます。

トラブル ②：残業の認識違い

「残業を頼んでいないのに、残業代が請求されている」

残業が発生した場合のルールを、事前に決めておきましょう。

「残業は、事前に承認を得てから」 「承認なしの残業は、請求対象外」

ルールが明確なら、トラブルを防げます。

トラブル ③：単価の認識違い

「この単価で聞いていないんだけど…」

契約時に、単価を明確にしておきましょう。

通常時間の単価。 残業の単価。 深夜・休日の単価。

書面で確認しておけば、トラブルを防げます。

派遣コスト削減のポイント

ポイント ①：過剰配置を減らす

「念のため多めに」で派遣を依頼していませんか。

必要人数を正確に予測し、適正人数で依頼する。 これだけで、コストは下がります。

ポイント ②：残業を減らす

派遣の残業は、割増料金がかかります。

残業が発生しないように、人員配置を最適化しましょう。

ポイント ③：派遣の活用を見直す

「この作業、本当に派遣が必要？」

派遣を使っている作業を見直しましょう。

自社社員でできる作業はないか。 効率化で人数を減らせないか。

派遣の活用自体を見直すことで、コストが下がることもあります。

まとめ：派遣コストは「見える化」で適正化できる

派遣コストを適正に管理するには、「見える化」が必要です。

稼働実績を記録する。 請求書と照合する。 日次でコストを把握する。 予算と比較する。 内訳を分析する。

これらができれば、「なんとなく高い」という状態から脱却できます。

請求書が届いてから驚くのではなく、事前に把握し、コントロールしましょう。

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