シフト通りに人が動いているか、把握できていますか？予実管理の重要性月末の「こんなはずじゃなかった」をなくすシフト・実績連携の仕組み

「あれ、請求書の金額が合わない」

月末、派遣会社から届いた請求書を見て首をかしげる。

シフト表では月160時間のはずなのに、請求は180時間になっている。 20時間の差。残業が発生していたのか。

確認しようにも、記録が残っていない。 派遣会社の言う通りに払うしかない。

こんな経験、ありませんか。

「シフト」と「実績」のズレは、なぜ起きるのか

原因①：シフトは「予定」、実績は「結果」

シフト表に「8:00〜17:00」と書いてあっても、実際にその通りに動くとは限りません。

早く来て作業を始める人。 残業が発生する人。 予定より早く帰る人。 そもそも来なかった人。

シフトは「予定」でしかない。 実際にどう動いたかという「実績」は、別に記録しなければ分かりません。

原因②：入退場記録とシフトが連携していない

入口で名前を書く、タイムカードを押す。 入退場の記録は取っているけれど、シフト表と突き合わせていない。

シフト表はExcel。 入退場記録は紙、またはタイムカード。 派遣会社の勤怠は、派遣会社が管理。

それぞれがバラバラに存在していて、「シフト通りに動いたか」を確認する仕組みがない。

原因③：残業が「後から」しか分からない

「今日、残業が発生しました」

この報告が来るのは、いつですか。

翌日？週末？月末の集計時？

残業がリアルタイムで把握できていなければ、月末に「こんなに残業していたの？」と驚くことになります。

原因④：派遣会社との情報共有ができていない

派遣スタッフの勤怠は、派遣会社が管理しています。

しかし、現場で実際に何時間働いたかは、現場しか分かりません。 派遣会社と現場の間で、情報共有ができていないと、請求時にズレが発生します。

「うちの記録では180時間です」と言われても、反論する材料がない。

シフトと実績がズレていると、何が起きるか

人件費が予算オーバーする

シフト通りに動いていると思っていたら、実は残業が積み重なっていた。

月末に集計して「予算を超えている」と気づく。 しかし、もう月は終わっている。手の打ちようがない。

予実のズレが見えないまま進むと、人件費の管理ができません。

派遣会社との請求トラブルが起きる

「この請求、合ってますか？」 「はい、勤怠記録の通りです」

現場に記録が残っていなければ、確認のしようがありません。 納得できないまま、請求通りに支払うしかない。

逆に、派遣会社が実際より少なく請求してきて、後から追加請求が来ることもあります。

労働時間管理ができない

働き方改革により、労働時間の管理は厳しくなっています。

残業時間の上限規制。 36協定の遵守。 勤務間インターバルの確保。

シフトと実績がズレていると、労働時間を正確に把握できません。 気づかないうちに、法令違反の状態になっているリスクもあります。

改善のためのデータが取れない

人時生産性を上げたい。 残業を減らしたい。 配置を最適化したい。

改善を進めるには、「実際にどう動いたか」のデータが必要です。

シフトという「予定」だけでは、改善のためのデータにはなりません。 実績データがなければ、勘と経験に頼るしかないのです。

シフトと実績を連携させる3つの方法

方法①：入退場記録とシフトを突き合わせる

まずは、入退場記録とシフト表を定期的に突き合わせることから始めましょう。

毎日、シフト表と入退場記録を比較する。 ズレがあれば、理由を確認する。 残業が発生していれば、記録に残す。

手作業でも、やらないよりはマシです。 ただし、人数が多いと現実的ではないかもしれません。

方法②：リアルタイムで「今」を把握する

入退場をリアルタイムで記録し、シフトと自動で比較できる仕組みがあれば、ズレをすぐに発見できます。

「Aさん、シフトでは8時出勤だが、まだ来ていない」 「Bさん、17時退勤予定だが、まだ作業中」

こうした情報がリアルタイムで分かれば、その場で対応できます。

方法③：派遣会社とデータを共有する

派遣スタッフの稼働実績を、派遣会社とリアルタイムで共有できる仕組みがあれば、請求トラブルは大幅に減ります。

現場で記録した入退場データを、派遣会社も確認できる。 月末の集計前に、双方でデータを確認し合える。

「言った・言わない」のトラブルがなくなります。

予実管理ができている現場のメリット

メリット①：人件費が「見える」

シフト（予定）と実績が連携していれば、人件費をリアルタイムで把握できます。

「今月、残業が増えているから、来週は調整しよう」 「この拠点、予算を超えそうだから、他拠点から応援を出そう」

月末まで待たずに、途中で軌道修正ができます。

メリット②：派遣会社との信頼関係が築ける

データを共有することで、派遣会社との関係も良くなります。

「この現場はちゃんと記録を取っている」 「請求のトラブルがない」 「安心して人を出せる」

派遣会社からの信頼が高まれば、繁忙期の人員確保もしやすくなります。

メリット③：改善のためのデータが溜まる

シフトと実績のデータが蓄積されれば、改善に活かせます。

「この曜日は残業が多い。シフトを見直そう」 「この作業は予定より時間がかかっている。原因を調べよう」 「このスタッフは効率が良い。配置を工夫しよう」

データがあれば、勘ではなく事実に基づいた改善ができます。

まとめ：シフトは「作って終わり」ではない

シフトを作ることがゴールではありません。 シフト通りに人が動いたかを確認し、ズレがあれば対応する。 このサイクルを回すことが、本当の「シフト管理」です。

シフト（予定）と実績を連携させる。 リアルタイムで把握する。 派遣会社とデータを共有する。

これらの仕組みがあれば、月末の「こんなはずじゃなかった」はなくなります。

シフトと実績、ズレていませんか。

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