人員管理システムのROI計算方法｜投資対効果を試算する導入効果を数字で示す方法

「システムを入れたい。でも、上に説明できない」

人員管理システムの導入を検討しているものの、投資対効果をどう説明すればいいか分からない。そんな悩みを抱えるセンター長は少なくありません。

この記事では、人員管理システムのROI（投資対効果）を自社で試算する方法を、具体的な計算式と数字例を交えて解説します。

ROIとは

ROIとは「Return On Investment」の略で、投資に対してどれだけのリターン（効果）が得られたかを示す指標です。

計算式

ROI ＝ (効果 － 投資額) ÷ 投資額 × 100%

たとえば、100万円の投資で年間150万円の効果が出た場合、ROIは50%となります。ROIがプラスであれば「投資した以上の効果があった」と判断できます。

物流センターでシステム導入を稟議にかける際、このROIを具体的に示せるかどうかで、承認の通りやすさが大きく変わります。

効果の算出方法

人員管理システムの導入効果は、大きく3つの観点から算出できます。

効果①：工数削減

シフト作成や勤怠集計にかかる管理工数の削減効果です。

計算式

削減効果 ＝ 削減時間（時間/月） × 時給 × 12ヶ月

試算例

現状、シフト作成に週5時間、勤怠集計に週3時間かかっているとします。システム導入で作業時間が半分になった場合、月あたり約16時間の削減です。管理者の時給を3,000円とすると、

16時間 × 3,000円 × 12ヶ月 ＝ 約58万円/年

この金額が工数削減による効果となります。

効果②：残業削減

人員配置の最適化による残業時間の削減効果です。

物流センターでは、繁閑の波に合わせた人員配置が難しく、結果として残業が発生しがちです。人員管理システムで作業量予測に基づいた配置ができれば、無駄な残業を減らせます。

計算式

削減効果 ＝ 削減残業時間（時間/月） × 残業時給 × 対象人数 × 12ヶ月

試算例

1人あたり月5時間の残業削減、対象者20名、残業時給1,500円の場合、

5時間 × 1,500円 × 20名 × 12ヶ月 ＝ 180万円/年

残業代だけでなく、スタッフの定着率向上にもつながる効果です。

効果③：ミス・トラブル削減

シフトの組み間違いや勤怠の集計ミスによる損失の削減効果です。

手作業でのシフト管理では、ダブルブッキングや人員不足による現場トラブルが発生します。クレーム対応や緊急の人員手配にかかるコストは、見えにくいですが確実に発生しています。

計算式

削減効果 ＝ トラブル1件あたりの損失額 × 年間発生件数 × 削減率

試算例

トラブル1件あたりの対応コストを5万円、年間12件発生、システム導入で半減すると仮定した場合、

5万円 × 12件 × 50% ＝ 30万円/年

現場の負担軽減という定性的な効果も含めると、実際の価値はこれ以上になります。

試算例：100名規模の物流センターの場合

100名規模の物流センターで人員管理システムを導入した場合の試算例です。

システム導入費用が初年度150万円（導入費＋年間利用料）の場合、

ROI ＝ (268万円 － 150万円) ÷ 150万円 × 100% ＝ 約79%

初年度で投資を回収し、2年目以降は利用料のみで効果が継続します。

ROI試算のポイント

試算を行う際は、以下の点に注意してください。

現状の工数を正確に把握する

「なんとなく大変」ではなく、実際に何時間かかっているかを計測します。1週間だけでも記録を取ると、説得力のある数字が出せます。

控えめな数字で試算する

効果を大きく見積もりすぎると、導入後に「思ったほど効果がない」と評価されるリスクがあります。削減率は50%程度を上限に、堅めの数字で試算することをおすすめします。

定性効果も併記する

数字にしにくい効果（スタッフの満足度向上、急な欠勤対応の負担軽減など）も、補足として記載しておくと説得力が増します。

まとめ

人員管理システムのROIは、工数削減・残業削減・ミス削減の3つの観点から試算できます。

自社の数字を当てはめて計算することで、「導入すべきかどうか」を客観的に判断できます。稟議を通すためにも、まずは現状の工数を把握するところから始めてみてください。

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