派遣・協力会社が多い倉庫のシフト管理｜ Excel 限界からの脱却法派遣会社ごとにバラバラな情報を一元化し、週3時間の作業から解放される方法

「金曜の午後は、シフト作成で潰れる」

派遣会社に電話して、来週の人数を確認する。 協力会社にメールして、返事を待つ。 Excel を開いて、一人ずつ名前を入力する。 調整が入って、また電話して、Excel を直して…。

気づけば 3 時間。 これが、毎週繰り返されている。

もし、この状況に心当たりがあるなら、この記事はあなたのために書きました。

派遣や協力会社が多い物流倉庫では、シフト管理が想像以上に大きな負担になっています。この記事では、倉庫現場のシフト管理で起きている課題と、その解決の方向性を整理します。

倉庫のシフト管理が難しい理由

派遣会社ごとに情報がバラバラ

自社社員のシフトだけなら、まだ管理できます。

しかし、派遣会社が 3 社、5 社と増えれば、話は変わります。

A 社は FAX でシフト表を送ってくる。 B 社はメールで Excel ファイルを添付。 C 社は電話で口頭確認。

それぞれのフォーマットが違い、連絡方法も違う。 これを一つのシフト表にまとめる作業だけで、どれだけの時間がかかっているでしょうか。

人の入れ替わりが激しい

物流倉庫は、人の流動性が高い職場です。

先週いた派遣スタッフが、今週はいない。 新しい人が入ったけど、名前がまだ分からない。 短期派遣や日雇いスタッフは、日によってメンバーが変わる。

固定メンバーが少ない現場では、「誰がいつ来るか」を把握するだけでも一苦労です。

繁閑差が激しい

物流倉庫には、繁閑の波があります。

通常期は 100 名、繁忙期は 300 名。 月末は忙しく、月初は落ち着く。 セール時期は人がいくらいても足りない。

この波に合わせて、人を増やしたり減らしたりする調整が必要です。しかし、派遣会社への依頼は早めにしないと人が確保できない。かといって、早く依頼しすぎると、予測が外れて人が余る。

この綱渡りを、毎週・毎月繰り返しています。

スキル・経験を考慮した配置が必要

シフトは、単に「人数を揃える」だけでは済みません。

フォークリフトに乗れる人が何人必要か。 検品ができる人は足りているか。 新人ばかりのラインにベテランを配置できているか。

スキルや経験を考慮した配置を、Excel 上で調整するのは非常に手間がかかります。

シフト管理ができていないと何が起きるか

シフト作成に膨大な時間がかかる

派遣会社への確認、Excel への入力、調整、再確認。

週に 3 時間かかっているとしたら、月に 12 時間。年間で 144 時間。 これは、約 18 日分の労働時間に相当します。

シフト作成だけで、年間 18 日を費やしている計算です。

突発欠勤に対応できない

「今日、3 人休みます」

朝 7 時にこの連絡が来た時、すぐに代わりを手配できますか？

シフトが紙や Excel で管理されていると、「誰が空いているか」「誰に連絡すべきか」を調べるところから始まります。派遣会社に電話しても「今日は無理です」と言われ、結局、今いるメンバーで無理やり回すことになる。

欠員対応が後手に回ると、残業が増え、現場が疲弊します。

過剰配置と人手不足が同時に起きる

シフトの精度が低いと、「人が余る日」と「人が足りない日」が両方発生します。

人が余れば、人件費がムダになる。 人が足りなければ、残業でカバーするしかない。

どちらもコスト増につながります。

シフトと実績がズレる

シフト表では 8 時間勤務の予定なのに、実際は 9 時間働いていた。 シフトには入っていたのに、来なかった人がいた。

シフトと実績がズレていると、人件費の計算が合わなくなります。月末に派遣会社から請求書が届いて「あれ、こんなに残業していたの？」と驚くことになります。

シフト管理の課題、どこから手をつけるべきか

シフト管理の課題は、大きく 4 つに分類できます。

課題 ①：シフト作成に時間がかかりすぎる

派遣会社ごとに情報を集め、Excel に入力し、調整する。 この作業を効率化できれば、週に数時間を取り戻せます。

関連記事： 倉庫のシフト作成、毎週何時間かかっていますか？効率化の具体策

課題 ②：突発欠勤・シフト変更への対応が遅い

当日朝の欠勤連絡に、素早く対応する仕組みがあるかどうか。 「誰が空いているか」が即座に分かれば、対応スピードは格段に上がります。

関連記事： 当日欠勤が出た時、どう対応していますか？倉庫現場の突発欠勤対策

課題 ③：繁忙期の人員確保に毎年苦労する

繁忙期の人員確保を、計画的に進められているかどうか。 過去データを活用し、早めに派遣会社と調整できれば、綱渡りから脱却できます。

関連記事： 繁忙期の人員確保、毎年綱渡りになっていませんか？波動対応の仕組みづくり

課題 ④：シフトと実績がズレている

シフト通りに人が動いているか、リアルタイムで把握できているかどうか。 入退場記録とシフトを連携させれば、ズレを早期に発見できます。

関連記事： シフト通りに人が動いているか、把握できていますか？予実管理の重要性

Excel でのシフト管理、どこが限界なのか

多くの現場で、Excel がシフト管理の中心になっています。 しかし、Excel には構造的な限界があります。

情報の一元化が難しい

派遣会社から届く情報を、手作業で Excel に転記する必要があります。 情報元が増えるほど、作業量は増え、ミスも増えます。

リアルタイム性がない

Excel は「作ったその瞬間」の情報しか持っていません。 欠勤が出ても、Excel を開いて更新しなければ反映されない。 複数人で同時に編集すると、ファイルが壊れるリスクもあります。

属人化しやすい

シフトの作り方、Excel の使い方、派遣会社との連絡方法。 すべてが「あの人」の頭の中にある状態になりがちです。

その人が休んだら、シフトが回らない。 その人が辞めたら、ノウハウが消える。

Excel でのシフト管理は、どうしても属人化しやすいのです。

スキル・経験を考慮した配置が困難

「この人はフォークに乗れる」「この人は検品が得意」といった情報を、Excel 上で管理・活用するのは難しい。 結局、ベテランの記憶に頼った配置になってしまいます。

もし、 「これ、うちの現場とまったく同じだ…」 と感じた方は、読み進めながら一度ご自身の現場を思い浮かべてみてください。

現クラ（現ちゃん）では、シフト管理を含めた現場の状況を整理する、無料の現場診断も行っています。

シフト管理を改善する方向性

では、どうすればシフト管理を改善できるのでしょうか。

方向性 ①：派遣会社からの情報を一元化する

派遣会社ごとにバラバラに届く情報を、一つの場所に集約する。 これだけで、転記作業は大幅に減ります。

クラウド型のシステムを使えば、派遣会社に直接入力してもらうことも可能です。

方向性 ②：シフト作成を仕組み化・効率化する

毎回ゼロからシフトを作るのではなく、テンプレートを活用する。 過去の実績データを参考に、必要人数を自動で算出する。

作成作業を「考える仕事」から「確認する仕事」に変えることで、時間を大幅に短縮できます。

方向性 ③：欠勤・変更にすぐ対応できる仕組みを作る

「誰が空いているか」「誰に連絡すべきか」が即座に分かる状態を作る。 欠勤連絡が入ったら、自動でアラートが飛ぶ仕組みがあれば、対応スピードは上がります。

方向性 ④：シフトと実績を連携させる

入退場記録とシフトを連携させ、「シフト通りに人が動いているか」をリアルタイムで把握する。 ズレがあればアラートが出る仕組みがあれば、月末に慌てることはなくなります。

まとめ：シフト管理は「仕組み」で楽になる

派遣・協力会社が多い物流倉庫では、シフト管理が現場の大きな負担になっています。

派遣会社ごとに情報がバラバラ。 Excel での手作業に時間がかかる。 突発欠勤に対応できない。 シフトと実績がズレている。

これらの課題は、「仕組み」で解決できます。

情報を一元化し、作成を効率化し、欠勤対応を迅速化し、実績と連携させる。 この 4 つの方向性で改善を進めれば、シフト管理に費やしていた時間を大幅に削減できます。

「シフト管理が大変」と感じているなら、それは仕組みを見直すタイミングかもしれません。

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