各拠点の状況、電話しないと分かりませんか？電話2回・10分×3拠点の毎朝を、ダッシュボード1画面に変える方法

「A 拠点、今日の出勤状況どうなってる？」 「すみません、ちょっと確認して折り返します」

5 分後、電話がかかってくる。

「45 人出勤しています。2 人欠勤が出ました」

この情報を得るために、電話を 2 回して、10 分かかった。

これを、3 拠点分繰り返す。 毎朝、30 分以上かけて、各拠点の状況を確認している。

こんな状態、効率的だと思いますか。

なぜ本部から各拠点が見えないのか

理由 ①：情報が各拠点に閉じている

各拠点の情報は、各拠点にしかありません。

出勤状況は、拠点のタイムカードにある。 作業進捗は、拠点の担当者の頭の中にある。 問題が起きていても、報告が来るまで分からない。

情報が拠点に閉じているから、本部からは見えないのです。

理由 ②：リアルタイムで情報が上がってこない

報告は、後からやってくる。

日報は、翌日に届く。 週報は、週末に届く。 月報は、月末に届く。

リアルタイムで情報が上がってこないから、「今」の状況が分からないのです。

理由 ③：情報のフォーマットがバラバラ

各拠点からの報告が、バラバラのフォーマットで届く。

A 拠点は Excel、B 拠点はメール、C 拠点は電話。 それを本部で読み解いて、状況を把握する。

フォーマットがバラバラだと、情報の比較も難しくなります。

見えないと、何が起きるか

問題への対応が遅れる

問題が起きても、気づくのが遅れます。

「昨日、B 拠点で大量欠勤がありました」 「先週、C 拠点で作業が大幅に遅延しました」

事後報告では、対応の選択肢が限られます。 リアルタイムで分かっていれば、打てる手はもっとあったはずです。

全体最適の判断ができない

全拠点の状況が分からないと、全体最適の判断ができません。

「A 拠点に応援を出したいけど、他の拠点に余裕があるか分からない」 「どの拠点を優先すべきか、判断材料がない」

個別の報告を待っている間に、最適なタイミングを逃してしまいます。

管理者の時間がムダになる

電話、メール、報告書の確認。 情報収集だけで、どれだけの時間を使っていますか。

本来、管理者がやるべきは「判断」と「改善」です。 情報収集に時間を取られていては、本来の仕事ができません。

見える化を実現する方法

方法 ①：情報を一箇所に集約する

各拠点の情報を、一箇所に集約する仕組みを作りましょう。

クラウド型のシステムを使えば、各拠点が入力した情報を、本部からリアルタイムで見られます。

電話で聞かなくても、システムを見れば分かる。 この状態を目指しましょう。

方法 ②：リアルタイムで情報を更新する

日報ではなく、リアルタイムで情報が更新される仕組みを作りましょう。

入退場の情報が、記録された瞬間に反映される。 作業進捗が、随時更新される。 問題が発生したら、即座にアラートが飛ぶ。

リアルタイム性があれば、「今」の状況で判断できます。

方法 ③：ダッシュボードで全体を俯瞰する

全拠点の状況を、ダッシュボードで一覧できるようにしましょう。

このような画面があれば、一目で全体を把握できます。 問題のある拠点にフォーカスして、対応を検討できます。

方法 ④：アラートで異常を検知する

問題が発生したら、自動でアラートが飛ぶ仕組みを作りましょう。

「B 拠点で欠勤が 3 人発生」 「C 拠点の作業進捗が予定より 20%遅れ」

アラートがあれば、自分から情報を取りに行かなくても、問題に気づけます。

見える化で何が変わるか

変化 ①：管理者の時間が生まれる

情報収集の時間がなくなれば、管理者の時間が生まれます。

その時間を、改善活動や戦略立案に使える。 現場を巡回して、直接コミュニケーションを取る時間も増える。

見える化は、管理者の働き方を変えます。

変化 ②：問題への対応が早くなる

リアルタイムで問題を検知できれば、対応も早くなります。

欠勤が出たら、すぐに応援を手配する。 作業が遅れていたら、すぐにフォローを入れる。

早い対応は、問題の拡大を防ぎます。

変化 ③：データが蓄積される

見える化の仕組みを使い続ければ、データが蓄積されます。

どの拠点で問題が起きやすいか。 どの曜日に欠勤が多いか。 どの作業がボトルネックになりやすいか。

このデータを分析すれば、根本的な改善につなげられます。

まとめ：見える化は「管理の質」を変える

各拠点の状況が見えるようになれば、管理の質は格段に上がります。

問題を早期に発見できる。 全体最適の判断ができる。 管理者の時間を有効活用できる。

電話で確認している時間を、もっと価値のある仕事に使いませんか。

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