人員管理システム導入事例｜シフト作成75%削減・残業30%削減の成功法則シフト作成75%削減・残業30%削減を実現した2社の具体策

結論：人員管理システムを導入した企業では、シフト作成時間の75%削減、残業30%削減などの成果が出ています。 成功のカギは「導入目的の明確化」「現場の巻き込み」「段階的な展開」の3つです。

本記事では、製造業系3PLとEC物流センターの2社の導入事例から、具体的な効果と成功のポイントを解説します。「Excel管理に限界を感じている」「派遣スタッフの調整に手間がかかる」という方は、ぜひ参考にしてください。

事例①：製造業系3PL（従業員200名）｜シフト作成時間75%削減

導入前の課題

この3PL企業では、以下の問題を抱えていました。

Excelでのシフト管理が限界に達していた 従業員200名分のシフトをExcelで管理しており、センター長が週8時間以上をシフト作成に費やしていました。急な欠勤が発生するたびに手作業で調整が必要で、ミスも頻発していました。

派遣会社との連携が煩雑だった 5社の派遣会社と取引があり、それぞれへの発注・調整をメールと電話で行っていました。「誰に連絡したか」「何人確定したか」の管理がバラバラで、ダブルブッキングや連絡漏れが月に2〜3回発生していました。

人件費の把握がリアルタイムでできなかった 月末にならないと人件費の実績がわからず、予算超過に気づくのが遅れていました。

導入後の効果

人員管理システム導入から6ヶ月後、以下の成果が出ました。

現場責任者のコメント：「以前はシフト作成だけで土曜出勤していましたが、今は平日の業務時間内で完結します。派遣会社への連絡も、システムから一括で発注できるので、電話対応のストレスがなくなりました。」

事例②：EC物流センター（従業員80名）｜残業30%削減

導入前の課題

EC物流を手がけるこのセンターでは、以下の問題がありました。

繁閑差が激しく、人員調整が難しかった セール期間は通常の3倍の出荷量になる一方、閑散期は人員が余る状況でした。「人が足りない」「人が余る」の両方が頻繁に発生し、現場が疲弊していました。

経験と勘に頼った人員配置だった 「このくらいの出荷量なら、このくらいの人数」という判断が、ベテラン管理者の感覚に依存していました。その管理者が休むと、適正人員がわからなくなる属人化の問題がありました。

残業が常態化していた 人員不足の日は残業でカバーする文化が定着しており、月間残業時間が平均30時間を超えていました。

導入後の効果

人員管理システム導入から3ヶ月後、以下の成果が出ました。

現場責任者のコメント：「過去の出荷データから『この日は何人必要』と予測が出るので、事前に派遣スタッフを確保できるようになりました。以前は当日になって慌てて電話していましたが、今は1週間前には人員が確定しています。」

成功のポイント｜2社に共通した3つの要因

導入に成功した2社に共通していたのは、以下の3つのポイントです。

ポイント①：導入目的を明確にする

「なんとなく便利そうだから」ではなく、解決したい課題を具体的に定義していました。

事例①の企業は「シフト作成時間を半分以下にする」、事例②の企業は「残業を20%以上削減する」という明確な目標を設定。導入後の効果測定も、この目標に対して行いました。

実践のコツ：「何を」「どのくらい」改善したいかを数値で設定しましょう。

ポイント②：現場を巻き込む

導入の決定権は経営層にあっても、実際に使うのは現場スタッフです。

2社とも、導入前に現場責任者やリーダークラスを巻き込み、「どんな機能が必要か」「何が使いにくいか」をヒアリングしていました。現場の声を反映することで、導入後の定着率が大きく向上しています。

実践のコツ：導入前に現場の課題をリストアップし、優先順位をつけましょう。

ポイント③：段階的に導入する

2社とも、全機能を一度に導入するのではなく、段階的に展開していました。

事例①の企業は「シフト管理→派遣管理→人件費管理」の順番で3ヶ月ごとに機能を追加。事例②の企業は「まず1チームで試験導入→全体展開」というステップを踏みました。

実践のコツ：最も課題が大きい機能から導入し、効果を確認してから次の機能へ進みましょう。

導入初期のつまずきと乗り越え方

成功事例の裏には、導入初期のつまずきもありました。事例①の企業では、導入から1ヶ月間、現場スタッフの一部がシステムを使わず、従来のExcelで作業を続けてしまう問題が発生しました。

原因：「操作方法がわからない」「今までのやり方で困っていない」という現場の抵抗感

解決策：週1回の短時間勉強会（15分）を実施し、「システムを使うとこんなに楽になる」を実演。さらに、最初の1ヶ月はExcelとの併用を許可し、徐々に移行する猶予期間を設けました。

この経験から、「いきなり100%移行」ではなく「併用期間を設ける」ことが、現場定着のカギだとわかりました。

導入前に確認すべき3つの質問

人員管理システムを検討する際は、以下の質問に答えられるか確認してください。

質問①：現在、シフト作成や人員調整に週何時間かかっていますか？ 現状の工数を把握していないと、導入後の効果を測定できません。まずは1週間、時間を記録してみましょう。

質問②：派遣会社は何社と取引していますか？連絡手段は何ですか？ 取引先が多いほど、システム化の効果は大きくなります。現在の連絡手段（メール・電話・FAXなど）も整理しておきましょう。

質問③：人件費は月次でしか把握できていませんか？ リアルタイムで人件費を把握できれば、予算超過を未然に防げます。現在の管理方法を確認しておきましょう。

よくある質問（FAQ）

Q：導入にはどのくらいの期間がかかりますか？

A：規模によりますが、一般的には初期設定に2〜4週間、本格稼働まで1〜2ヶ月が目安です。段階的に導入する場合は、最初の機能が使えるまで2週間程度で開始できるケースもあります。

Q：既存のシステム（勤怠管理など）との連携は可能ですか？

A：多くの人員管理システムは、CSVでのデータ入出力に対応しています。API連携が可能な製品もあるため、既存システムとの連携要件を事前に確認しておくことをおすすめします。

Q：小規模（従業員30名以下）でも導入メリットはありますか？

A：従業員数が少なくても、派遣スタッフが多い場合や繁閑差が激しい場合は効果があります。まずは現在の管理工数を可視化し、費用対効果を検討してみてください。

まとめ

本記事で紹介した導入事例から、以下のポイントが明らかになりました。

人員管理システムの導入を成功させるカギは、「導入目的の明確化」「現場の巻き込み」「段階的な展開」の3つです。まずは自社の課題を整理し、どの機能から導入するかを検討してみてください。

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